Le guide ultime de la gestion des achats dans les cliniques dentaires : Réduire les coûts et travailler plus intelligemment

Le sentiment que vous éprouvez lorsque vous vous rendez compte qu'un produit dentaire essentiel a disparu - juste avant une intervention importante - peut faire paniquer n'importe quel directeur de clinique. Ou peut-être avez-vous ouvert une armoire oubliée pour y trouver une pile de produits coûteux, tous périmés et inutiles. Cela vous rappelle quelque chose ?

Si vous êtes dentiste, gestionnaire de cabinet ou même étudiant et que vous souhaitez ouvrir votre propre cabinet, vous vous êtes probablement posé la question : L'approvisionnement consiste-t-il uniquement à passer des commandes ou y a-t-il d'autres aspects à prendre en compte ? Vous n'êtes pas le seul à vous poser la question, et c'est une bonne question. La façon dont les cabinets dentaires gèrent l'achat des fournitures - l'ensemble du processus de recherche, d'achat et de suivi de ce dont vous avez besoin - a une incidence directe sur vos revenus et sur le bon déroulement de votre journée.

Voyons ce que signifie réellement l'approvisionnement pour une clinique dentaire, pourquoi il est plus important que jamais et quelles sont les mesures simples que vous pouvez prendre pour économiser de l'argent, vous organiser et aider votre équipe à travailler au mieux de ses capacités.

Pourquoi l'approvisionnement intelligent change la donne pour les cabinets dentaires

Ne serait-ce pas formidable de pouvoir, d'un coup de baguette magique, réduire les frais généraux de votre cabinet sans nuire à la qualité ou aux soins prodigués aux patients ? La magie serait agréable, mais les achats intelligents - qui ne se limitent pas à l'achat de gaze - sont la meilleure chose à faire.
Voici la vérité :
L'achat de fournitures n'est pas seulement une corvée d'arrière-boutique. Il a une incidence sur trois aspects importants de votre clinique :

• Bénéfice : Selon l'American Dental Association (ADA) et Dental Economics, les coûts d'approvisionnement absorbent généralement 5-8% de vos revenus. Même de petites améliorations pourraient vous faire économiser des milliers de dollars chaque année.
• Flux de trésorerie : En achetant intelligemment, vous faites fructifier votre argent. En gardant les bonnes quantités sous la main, vous n'aurez pas à payer un supplément pour des commandes de dernière minute.
• Flux de travail quotidien : Personne n'aime interrompre une procédure importante parce qu'il n'y a plus de produits essentiels. Une bonne gestion des approvisionnements est synonyme de journées plus calmes et de patients heureux.

Considérez l'approvisionnement comme le sang de votre clinique. S'il coule sans problème - en obtenant le bon produit quand vous en avez besoin - tout le reste fonctionne bien. Mais si les choses sont bloquées ou désordonnées, tout l'établissement s'en ressent.

Les 5 plus gros problèmes d'approvisionnement auxquels les cliniques dentaires sont confrontées (et comment les résoudre)

Que vous dirigiez une clinique depuis des années ou que vous soyez novice en la matière, vous serez probablement confronté à ces maux de tête classiques. Ne vous inquiétez pas, il existe une solution pour chacun d'entre eux.

1. Dépenses incontrôlées et coûts d'approvisionnement élevés

Vous est-il déjà arrivé de terminer un trimestre et de vous demander : "Comment avons-nous pu dépenser autant d'argent en gants et en médicaments ?" Lorsque plusieurs personnes peuvent commander "juste deux ou trois choses" sans plan précis, les coûts doublent sans que l'on s'en rende compte.
La solution :
Établissez un formulaire dentaire - une liste de produits et de fournisseurs approuvés - pour des achats standard et un suivi simple. Vérifiez vos dépenses chaque mois et vous saurez où va votre argent.

2. Mauvaise gestion des stocks

Vos étagères sont-elles remplies de vieux composites, alors que l'hygiéniste vous dit que vous n'avez plus de sachets de stérilisation ? Acheter trop, c'est gaspiller ; acheter trop peu, c'est ne pas pouvoir traiter correctement les patients.
La solution :
Suivez la quantité utilisée chaque semaine ou chaque mois. Fixez des niveaux de commande - lorsque vous atteignez ce chiffre, il est temps de réapprovisionner. Tenez un compte courant pour que rien ne vous échappe.

3. Perte de temps du personnel pour les commandes et le réapprovisionnement

Les dentistes et les assistants doivent s'occuper des patients, et non pas se perdre dans la chasse aux bonnes affaires en ligne ou compter les rouleaux de coton à la main.
La solution :
Automatisez ce que vous pouvez. Le logiciel de gestion des fournitures dentaires peut vous rappeler de passer une nouvelle commande, rassembler les commandes et donner à votre personnel plus de temps pour les choses importantes.

4. Confusion des prix et blocage avec un seul fournisseur

Saviez-vous que le même article peut coûter trois fois plus cher dans un magasin que dans un autre ? Si vous vous cantonnez à un seul distributeur, vous risquez de passer à côté d'économies.
La solution :
Adhérez à un groupement d'achat dentaire (GPO) pour obtenir de meilleures offres et utilisez des sites d'achat en ligne pour vérifier les prix côte à côte.

5. Traitement des fournitures périmées ou inutiles

Les choses qui ne sont jamais utilisées prennent de la place et gaspillent de l'argent.
La solution :
Utilisez la méthode FIFO (First-In, First-Out) : mettez les nouvelles fournitures à l'arrière, afin d'utiliser d'abord les plus anciennes. Des contrôles mensuels rapides vous permettent de repérer les déchets avant qu'ils ne s'accumulent.

Le processus en 5 étapes pour l'achat et l'inventaire dentaires

Vous n'avez pas besoin de partir de zéro pour réparer votre système d'approvisionnement. Voici un plan en cinq étapes qui vous permettra de passer de l'improvisation de dernière minute à un véritable contrôle.

1. Vérifier et prévoir

Avant de pouvoir gérer les fournitures, vous devez savoir ce que vous utilisez et en quelle quantité.

• Suivre l'utilisation par procédure : Commencez simplement ; notez le nombre de paquets de composite ou de gel anesthésiant que vous utilisez chaque semaine.
• Définir les niveaux de réorganisation et de sauvegarde : Utilisez vos chiffres pour créer un "niveau par" - le montant qui vous indique qu'il est temps de commander davantage. Ne devinez pas ; laissez-vous guider par vos propres chiffres.

Exemple :
Si vous utilisez habituellement cinq boîtes de gants par semaine et que le délai de livraison est de trois jours, fixez votre point de commande à sept boîtes. Ainsi, vous n'en manquerez jamais.

2. Trouver et choisir des fournisseurs

Tous les vendeurs ne sont pas les mêmes. Le prix est important, mais le service et la régularité du stock le sont tout autant.

• Ce qu'il faut rechercher : Bons prix, livraison rapide, choix suffisant, toujours en stock, retours faciles et assistance utile.
• Types de fournisseurs :
  • Grands distributeurs nationaux (comme Henry Schein, Patterson Dental) : ils sont stables et disposent d'un grand choix, mais peuvent coûter plus cher.
  • Fournisseurs locaux: Ils peuvent livrer rapidement et être plus flexibles, mais ont parfois moins de choix ou des prix plus élevés.
  • Boutiques en ligne (comme Net32, Amazon Business) : Ces sites vous permettent de voir les prix et sont pratiques, mais la qualité peut varier.

Assurez-vous que les nouveaux fournisseurs (et en particulier les produits hors marque) sont agréés par la FDA.

3. Passez vos commandes

Disposer d'un moyen simple de commander des fournitures.

• Utiliser une seule procédure de commande d'achat (PO) : Toutes les commandes sont traitées de la même manière, à chaque fois.
• Meilleur conseil : Regroupez vos commandes en lots plus importants afin d'économiser sur les frais d'expédition. Confiez à une personne - le chef de bureau ou l'assistant principal - la responsabilité des commandes.

4. Ranger et organiser

Lorsque les cartons arrivent, ne vous contentez pas de les jeter sur une étagère.

• Cochez chaque élément par rapport à votre PO afin de ne pas manquer les erreurs ou les commandes courtes.
• Stocker les étagères de manière à ce que les articles les plus anciens soient utilisés en premier : La méthode FIFO permet de maintenir la fraîcheur de vos approvisionnements.
• Respecter les règles : Assurez-vous que vos mesures sont conformes aux conseils de l'ADA, du CDC et, le cas échéant, de l'ISO 13485.

5. Suivi et évaluation

On ne peut pas réparer ce que l'on ne mesure pas.

• Surveillez les chiffres importants : Quelle est la vitesse d'utilisation des produits ? Combien chaque procédure vous coûte-t-elle réellement ? Respectez-vous votre budget ?
• Vérifier le stock tous les mois : Même un comptage rapide, une fois par mois, peut vous faire économiser beaucoup d'argent.
• Évaluez vos fournisseurs : Les livraisons sont-elles effectuées dans les délais ? Leurs prix et la qualité de leurs produits sont-ils stables ?

Technologie et outils : La boîte à outils de l'achat dentaire moderne

Vous pensez que tous ces outils sophistiqués sont réservés aux grandes cliniques ? Ce n'est plus le cas. Même un cabinet dentaire unique peut utiliser d'excellents systèmes pour gagner du temps et de l'argent.

Logiciel d'achat de soins dentaires

Consultez des options telles que CureMint, ZenSupplies et Method Procurement.
Recherchez des outils qui offrent

• Suivi budgétaire
• Rappels de commande automatiques
• Comparaisons de prix intégrées
• Connexions à votre logiciel de bureau (comme Dentrix ou Eaglesoft)

Résultats réels :
Les bureaux qui utilisent ce type de logiciel économisent en moyenne $20.000 à $60.000 par an. C'est beaucoup d'argent en plus.

Systèmes d'inventaire

Les lecteurs de codes-barres, les étiquettes RFID et les programmes en ligne accélèrent le suivi, même dans les petits bureaux.

• Codes-barres : Scannez chaque fois que vous recevez une boîte ou que vous utilisez quelque chose, afin de toujours savoir ce que vous avez.
• Compléments intégrés : La plupart des logiciels de cabinet dentaire modernes (Dentrix, Open Dental, etc.) permettent d'ajouter le suivi des stocks en un clin d'œil.

Organisations d'achats groupés (GPO)

Un GPO combine le pouvoir d'achat d'un grand nombre de cliniques, ce qui vous permet d'obtenir des prix plus bas.
Avantages :

• Vous économisez habituellement 10-25%
• Accès à des offres que vous ne trouverez pas par vous-même
• Plus de marchandage avec chaque vendeur

Les bons GPO dentaires à connaître : Synergy Dental Partners, Dental Whale, etc.

Conseils quotidiens pour économiser sur les fournitures dentaires

Voici ce que font en permanence les cabinets qui réussissent vraiment :

• S'en tenir à un nombre réduit de fournisseurs : Il est plus facile de commander et de négocier si vous traitez avec une poignée de personnes.
• Négocier : Ne soyez pas timide - la plupart des vendeurs sont prêts à négocier, surtout si vous achetez beaucoup ou si vous restez dans les parages pendant un certain temps.
• Normaliser les produits : Pour éviter toute confusion et faciliter les choses, stockez les mêmes produits dans chaque pièce. Moins de confusion, moins d'erreurs.
• Choisissez clairement les rôles : Assurez-vous que tout le monde sait qui commande, qui reçoit et qui vérifie l'inventaire.
• Enseignez à votre personnel : Expliquez pourquoi la gestion des approvisionnements est importante. Lorsque tout le monde comprendra que les approvisionnements sont directement liés aux salaires et à la sécurité de l'emploi, ils s'en préoccuperont davantage.

Questions et réponses sur l'approvisionnement en soins dentaires

Quel pourcentage mon bureau doit-il consacrer aux fournitures ?
Le chiffre habituel est de 5-8% de vos revenus pour les matériaux et fournitures dentaires (ADA, Dental Economics).

Faire le tour des fournisseurs permet-il vraiment d'économiser de l'argent ?
Absolument. Vous pouvez trouver les mêmes produits à des prix jusqu'à trois fois plus élevés dans différents magasins. Même les petits cabinets peuvent économiser des milliers d'euros en adhérant à un GPO ou en utilisant des sites comme Net32.

Comment puis-je m'assurer que nous ne manquons de rien ?
Fixez des points de réapprovisionnement et utilisez un programme de suivi. Même si vous n'utilisez qu'une simple feuille de calcul et que vous effectuez des contrôles hebdomadaires, c'est toujours mieux que d'essayer de deviner.

Comment puis-je empêcher les fournitures d'expirer ?
Utilisez la méthode FIFO - les articles les plus anciens sont utilisés en premier - et effectuez des contrôles mensuels rapides. Apprenez à votre personnel à toujours vérifier les dates de péremption lors du réapprovisionnement.

Qui doit s'occuper des achats de fournitures dans notre bureau ?
Dans environ 85% des cliniques, c'est l'assistante dentaire ou le chef de bureau qui effectue les achats, mais le propriétaire ou le dentiste doit examiner les dépenses tous les mois.

L'approvisionnement numérique est-il réservé aux grandes cliniques ?
Non ! Même les cabinets individuels ou les nouveaux cabinets peuvent utiliser des outils abordables basés sur le web qui permettent de passer des commandes automatiques, d'afficher les dépenses et d'établir des liens avec les logiciels dentaires.

Conclusion : Comment prendre en charge les finances de votre clinique ?

Résumons.

• L'approvisionnement ne consiste pas seulement à passer des commandes, c'est un système qui a un impact sur les bénéfices de votre clinique, sur le flux quotidien et sur votre niveau de stress.
• Si vous ignorez la gestion des approvisionnements, vous gaspillerez de l'argent, perdrez du temps et subirez des ralentissements dans les soins, mais vous n'êtes pas obligé de le faire.
• Le meilleur plan est de :
  • Suivez et planifiez ce que vous utilisez
  • Choisir les fournisseurs et travailler avec eux de manière réfléchie
  • Utiliser la technologie et les achats groupés pour réaliser des économies
  • Faites adhérer votre équipe et faites-lui comprendre pourquoi c'est important.

Voici comment commencer tout de suite :

1. Vérifiez ce que vous avez et ce que vous utilisez vraiment.
2. Fixez des "niveaux de parité" pour vos fournitures indispensables - ne vous contentez pas d'improviser.
3. Examinez les GPO et voyez si l'adhésion peut vous faire économiser beaucoup d'argent.
4. Essayez un outil d'approvisionnement/de suivi - la plupart proposent des essais.
5. Donnez à votre équipe des règles claires et montrez-leur le "pourquoi".

N'oubliez pas que chaque dollar que vous ne gaspillez pas en fournitures est un dollar de plus pour votre cabinet, votre personnel et vos patients.

Révisé par Dr. Jane Doe, DDS. Sources : American Dental Association, Dental Economics, CureMint Stories, Net32 Marketplace Data et Centers for Disease Control and Prevention (CDC).

Vous voulez savoir comment le bon système d'approvisionnement peut aider votre bureau ? Réservez un entretien sans stress avec l'un des membres de notre équipe. Une gestion intelligente des approvisionnements est l'un des meilleurs choix que vous puissiez faire pour une réussite durable et une tranquillité d'esprit.

SOURCES

• Association dentaire américaine
• Économie dentaire Benchmarks des coûts de l'offre
• Revue de la gestion de la chaîne d'approvisionnement
• Synergy Dental Partners
• Études de cas CureMint
• Centers for Disease Control and Prevention - Milieux dentaires

C'est l'achat de fournitures dentaires en toute simplicité. Même de petits changements peuvent faire une grande différence. Vous êtes maintenant prêt à gérer vos achats de fournitures dentaires comme un pro.