L'efficacité est le secret d'un cabinet d'orthodontie réussi et heureux

Trouver un équilibre entre un cabinet d'orthodontie très actif et le plaisir de travailler peut donner l'impression d'essayer de mettre une cheville carrée dans un trou rond. Vous vous êtes peut-être déjà dit, "Pourquoi suis-je toujours en train de passer d'un feu à l'autre, noyé dans la paperasse, et de voir une longue file de patients ? Il doit y avoir un meilleur moyen !" Vous n'êtes certainement pas le seul. Les orthodontistes du monde entier sont à la recherche d'un juste milieu, où leur activité se développe, où leurs patients les aiment et où ils peuvent encore rentrer chez eux pour dîner.

Si vous vous posez la question :
"Comment puis-je améliorer le fonctionnement de mon cabinet d'orthodontie et me sentir plus heureux en le faisant ?
Cet article est pour vous.

Voyons ce que signifie réellement l'efficacité dans un cabinet d'orthodontie, pourquoi elle n'est pas seulement importante pour votre compte en banque et, surtout, comment vous pouvez apporter des changements réels et à long terme dès maintenant.

Pourquoi l'efficacité est-elle importante en orthodontie ?

Imaginez que vous conduisez une voiture rapide, mais que les pneus sont à plat et que le moteur tousse. C'est peut-être beau, mais vous n'irez nulle part.
Voilà ce que c'est que de gérer un cabinet avec des méthodes anciennes, des ralentissements et un stress constant. Peu importe que vous soyez un bon orthodontiste si votre routine quotidienne vous empêche d'avancer.

L'efficacité ne consiste pas seulement à aller vite ou à faire des économies.
Cela signifie donner les meilleurs soins à vos patients, faire bon usage de votre temps, avoir un lieu de travail agréable et voir votre entreprise se développer, même lorsque vous ne travaillez pas tard tous les soirs.

Ce que vous gagnez

L'efficacité peut :

• Augmenter vos résultats (en réduisant les déchets)
• Vous pouvez voir plus de patients tout en vous sentant moins pressé.
• Renforcer l'esprit d'équipe et empêcher les bons éléments de partir
• Réduire les absences coûteuses et les annulations tardives
• Obtenir de meilleurs patients, plus fidèles (pensez aux commentaires cinq étoiles !)

Mais le plus important n'est pas l'argent. Il s'agit d'aimer à nouveau votre journée de travail et votre travail.

Sources :

• Association américaine des orthodontistes (AAO)
• Ressources pour la gestion de la pratique de l'ADA

Quels sont les véritables enjeux ? La science de l'efficacité au bureau

Restons simples.
Pourquoi une plus grande efficacité fait-elle la différence ?

L'effet domino en orthodontie

Pensez à l'efficacité comme à une ligne de dominos. Réparez une chose et la suivante s'améliorera, et ainsi de suite :

• Un flux de patients plus rapide signifie moins d'attente.
• L'allégement des tâches administratives permet de consacrer plus de temps aux soins des patients.
• Une équipe heureuse commet moins d'erreurs et les gens restent.
• Moins de désordre signifie de meilleurs résultats, plus de bouche-à-oreille et une réputation plus solide.

Quelques faits rapides tirés d'études récentes :

En résumé : Même de petits changements peuvent faire la différence énorme La différence dans votre journée de travail et dans vos revenus.

Étape 1 : Aplanir les difficultés rencontrées en clinique

Commençons par ce qui se passe en la chaise, tous les jours.

Accélérer le flux des patients et les principes de base au chevet du patient

Cela vous semble-t-il familier ?
Vous êtes en retard sur votre planning, quelqu'un attend, les assistants cherchent des outils et votre nouveau patient vient de se présenter. C'est l'horreur.

• Le jour précédant chaque visite : Examinez chaque dossier à l'avance. Tout est-il prêt (impressions, plan financier, formulaires signés) ?
• Pendant le traitement : Préparer les plateaux cliniques de la même manière à chaque fois. Utiliser des listes de contrôle pour tout - appareils dentaires, aligneurs, appareils de rétention.
• Après chaque visite : Apprenez aux assistants à donner des instructions sur les soins à domicile et à répondre à des questions simples afin que vous puissiez continuer à vous déplacer.

Pensez à la NASCAR :
Une équipe de ravitaillement sait exactement ce qu'elle doit faire, ce qui permet à la voiture de course (votre entraînement) d'avancer.

Utiliser les outils numériques et la technologie

Les impressions collantes et les piles de tableaux appartiennent au passé.

• Scanners intra-oraux (comme iTero ou Trios) : Numérisations plus rapides, moins de retouches, téléchargement direct dans le logiciel.
• Imprimantes 3D : Fabriquez des modèles et des aligneurs dans votre propre cabinet, ce qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent.
• Logiciel de bureau : Réservation en temps réel, tableaux numériques, rappels automatiques et vérification facile des assurances (voir Ortho2 ou Cloud9).

Le résultat ?
Les scans numériques permettent d'économiser 5-10 minutes par patientLes documents numériques sont beaucoup moins susceptibles d'être mélangés.

Stock et fournitures : Faire simple

Vous est-il déjà arrivé de commander des fournitures que vous avez déjà ?
Les listes de fournitures numériques vous permettent de fixer un seuil minimum et d'être averti lorsque vous devez passer commande. Fini les ruptures de stock et l'empilement de vieilles boîtes.

Conseil : Laissez un membre du personnel être le "chef des approvisionnements". Moins de désordre, moins de gaspillage, plus d'argent disponible.

Étape 2 : S'améliorer dans les tâches administratives et de bureau

La plupart des maux de tête au bureau proviennent de la réception, et non du fauteuil dentaire.

Réservation en ligne et rappels

Votre agenda est en désordre ?
Essayez de le faire en ligne, cela vous fera gagner du temps.

• Réservation en ligne : Les patients choisissent leurs propres horaires. Finis les appels interminables.
• Rappels automatiques : Les textos, les courriels et les messages de l'application réduisent considérablement le nombre d'absences.
• Liste des annulations : Combler rapidement les lacunes de dernière minute.

Bonus supplémentaire : Votre service d'accueil peut désormais s'atteler à des tâches plus importantes et ne plus se contenter de déplacer des rendez-vous.

Faciliter l'intégration et la communication avec les patients

Personne n'aime les piles de formulaires ou les messages manqués.

• Formes numériques : Laissez les gens remplir les formulaires à la maison. C'est plus rapide, plus précis et cela préserve la confidentialité.
• Portail des patients : Messages sécurisés, demandes de rendez-vous, résultats, et même check-ins virtuels.

Des mots simples suffisent.
Les instructions relatives à la facturation, au traitement et aux prochaines étapes doivent être parfaitement claires.

Facturer, se faire payer et traiter avec l'assurance

Ne laissez pas les problèmes de paiement ou d'assurance vous ralentir.

• Laissez le logiciel s'en charger : Envoyez les demandes par lots. Laissez le système s'occuper des éléments manquants.
• Tenir le personnel informé : Assurez-vous que votre équipe connaît les dernières règles en matière d'assurance.
• Soyez franc en ce qui concerne l'argent : Indiquez des prix clairs, proposez des plans de paiement et évitez les factures surprises.

Résultat ?
Vous passez moins de temps au téléphone et plus de temps avec les patients.

Étape 3 : Constituer une équipe performante et assidue

Votre personnel est votre super-pouvoir : c'est lui qui assure le bon fonctionnement de votre entreprise.

Des emplois clairs et une formation continue

• Définir des rôles clairs : Chacun doit savoir en quoi consiste son travail.
• Continuez à apprendre : Formez souvent votre personnel et laissez-le apprendre le travail de chacun.
• Vérifier régulièrement : Utilisez les évaluations des performances pour maintenir tout le monde sur la bonne voie.

Délégation intelligente et routines simples

N'essayez pas de tout faire vous-même.
Transférez les tâches chaque fois que vous le pouvez. Utilisez des règles de bureau simples (SOP) pour que tout continue à fonctionner lorsque quelqu'un est malade.

Utilisez vos outils :
Laissez votre logiciel vous rappeler les assurances, ou lorsque les patients ont besoin d'un chèque d'acompte, par exemple.

Culture d'équipe : Garder une attitude positive

Si vous voulez que votre équipe reste et se soucie autant de vous que vous, essayez ceci :

• Conversations ouvertes : Réunions hebdomadaires, boîtes à idées, ou café gratuit le matin, juste pour discuter.
• Faites des high-five : Il faut toujours fêter les victoires, petites ou grandes.
• Motiver : Rappelez à chacun pourquoi l'efficacité est importante pour les soins aux patients.

Étape 4 : Faire en sorte que les patients se sentent bien

Vous le savez déjà : les patients heureux sont votre meilleure publicité. Mais le bon fonctionnement de votre cabinet conditionne chaque étape de leur visite.

Un voyage en douceur du début à la fin

• Premier contact : Des réponses rapides et amicales par téléphone ou par Internet.
• A l'enregistrement : Formulaires numériques simples, accueil chaleureux, informations claires sur la suite des opérations.
• Pendant les visites : Programmation facile, messages clairs, instructions simples pour les soins à domicile.
• Par la suite : Rappels d'entretien, textes de contrôle et solutions rapides en cas de problème.

Personnaliser la communication

Les logiciels actuels vous permettent d'envoyer des messages d'accueil, des vœux d'anniversaire, des suivis et bien plus encore. S'il est bien utilisé, il n'est jamais froid.

Lorsque les patients sentent que vous vous souciez d'eux, ils sont plus enclins à terminer le traitement, à en parler à leurs amis et à laisser des commentaires élogieux.

Obtenir et utiliser le retour d'information des patients

Après chaque visite clé, envoyez une enquête simple et rapide.
Demandez des commentaires sur Google, Facebook et votre site web.

Pourquoi s'en préoccuper ?
Il vous aide à repérer les points à améliorer, et les nouvelles critiques attirent de nouveaux visages.

Comment savoir si cela fonctionne (chiffres simples à suivre)

Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne suivez pas.
Voici ce qu'il faut regarder :

Les chiffres de l'argent

• Total des travaux effectués
• Argent collecté
• Combien dépensez-vous pour garder les portes ouvertes ?
• Ce que vous pouvez emporter chez vous

Numéros de bureau

• Visites de nouveaux patients par mois
• Combien de personnes disent oui au traitement
• Durée moyenne de la présidence
• Absence de spectacle/annulation

Nombre de personnes

• Quel est le degré de satisfaction de vos patients ?
• Combien de membres du personnel restent en poste ?
• Quel est le degré d'engagement de votre équipe ?

Comment vous comparez

Vérifiez si vous vous situez par rapport aux autres (demandez à votre comptable dentaire, utilisez Gaidge ou rejoignez un groupe).
Si vous êtes en retard à un endroit, commencez par là.

Trouver le vrai bonheur : Au-delà des chiffres

Les patients heureux et les belles feuilles de calcul sont toujours vides si l'on est épuisé.

Travail et vie privée : Tout faire coïncider

À quoi ressemble le bonheur pour vous?
Pour de nombreux orthodontistes, cela signifie :

• Aider les gens sans avoir l'impression d'être fou ou pressé
• Prendre de vraies vacances ou passer du temps en famille en sachant que le bureau ne tombera pas en panne
• Apprendre de nouvelles choses ou donner en retour

Fixer des limites.
Abandonnez certaines tâches. Prenez le temps de réfléchir aux grands objectifs. Réservez le "temps pour moi" comme n'importe quelle autre réunion.

Une pratique qui a du sens

Le succès n'est pas seulement une question d'argent ; il s'agit aussi d'aimer son travail et de faire la différence.
Faites des exposés à l'école, soutenez une équipe ou faites du bénévolat.
Alignez les valeurs de votre bureau - honnêteté, soins de qualité, qualité - sur ce que vous faites chaque jour.

C'est le genre d'"efficacité" qui apporte de la joie, de la fierté et un motif d'orgueil.

Qui gagne à être plus efficace ?

Soyons honnêtes...tout le monde ne.

Vous :

• Gagner plus, stresser moins
• Avoir du temps pour la famille, les loisirs et l'apprentissage de nouvelles choses
• Se sentir moins épuisé

Votre équipe :

• Obtenir un bureau calme et attentif
• S'épanouit dans son travail
• Se préoccupe de la mission de votre entreprise

Les patients :

• Terminer leurs soins plus rapidement, plus facilement et avec de meilleurs résultats
• Obtenir un service plus convivial
• Vous voulez parler de vous à d'autres personnes

Votre quartier :

• Des soins excellents et honnêtes
• Une touche locale positive

Des enseignements simples et ce qu'il faut faire ensuite

Trop occupé pour tout lire ? Voici ce qui compte :

• L'efficacité n'est pas une question de rapidité-Il s'agit d'en faire plus, avec moins d'inconvénients.
• Commencer modestementPeut-être un formulaire numérique, ou une étape plus claire dans votre processus.
• Utiliser la technologie lorsque cela s'avère judicieux (pensez aux impressions numériques et aux rappels).
• Former et faire confiance à son équipe-Leur confier de vraies responsabilités.
• Parler simplement et souvent-avec votre équipe et vos patients.
• Surveillez vos chiffres-Ils disent la vérité.
• Prenez soin de vous-Votre bureau est au service de votre vie, et non l'inverse.

Que faire ensuite ?

1. Choisissez un élément à modifier : Ne changez pas tout en même temps. Essayez peut-être la planification numérique ou formez votre équipe.
2. Parlez à votre équipe : Demandez où les choses ralentissent. Ils le savent mieux que quiconque.
3. Essayez quelque chose de nouveau : Changez une seule de vos vieilles habitudes, comme l'utilisation de rappels numériques ou de formulaires en ligne.
4. Vérifiez vos progrès au bout d'un mois : Voyez si cela fonctionne. Si ce n'est pas le cas, modifiez-le.
5. Célébrez chaque victoire : Même les petits pas en avant valent la peine d'être applaudis.

Et n'oubliez pas que vous pouvez obtenir de l'aide. Trouvez un consultant en pratique, adhérez à l'AAO ou obtenez des conseils d'autres orthodontistes qui l'ont déjà fait.

Questions courantes sur le bon fonctionnement d'un bureau

Q : L'amélioration de l'efficacité de mon bureau va-t-elle le rendre plus froid ?

A : Pas du tout. En fait, de meilleurs systèmes vous permettent de consacrer plus de temps et d'énergie aux patients, et non moins.

Q : Quelle est la technologie qui fait la plus grande différence ?

A : Le plus souvent, les scans numériques et un très bon logiciel de bureautique permettent d'en avoir pour son argent.

Q : L'efficacité implique-t-elle une réduction du personnel ?

A : Non ! Il s'agit de mieux utiliser votre équipe et non de la surcharger de travail. Les bons systèmes aident tout le monde à réussir.

Q : Comment puis-je obtenir l'adhésion de mon personnel ?

A : Faites-les participer au changement dès le début. Demandez-leur leur avis, expliquez-leur le "pourquoi" et laissez-les décider de ce qui fonctionne.

Q : Comment savoir si mon état s'améliore ?

A : Surveillez vos principaux chiffres - les absences, les commentaires des patients et ce qu'il reste après les factures. Si ces chiffres sont en hausse, vous êtes sur la bonne voie.

Dernières réflexions : L'efficacité, meilleur chemin vers la réussite et le bonheur

En fin de compte, l'efficacité n'est pas une question de robots ou de froideur.
Il s'agit de faciliter la vie quotidienne, d'apprécier son travail et de donner aux patients des raisons de sourire.

Prêt à rendre votre cabinet d'orthodontie plus efficace, plus performant et plus amusant ?
Commencez par un seul changement et tenez-vous-y. Votre futur moi, votre personnel, vos patients et vos proches s'en réjouiront.

Examen médical par le Dr. Jane Doe, DMD, orthodontiste certifié par le conseil d'administration.
Références : American Dental Association, American Association of Orthodontists, Gaidge Dental Analytics, Ortho2, Cloud9 Software.

Vous avez encore besoin d'aide ?

Prenez contact avec un conseiller dentaire, discutez avec d'autres orthodontistes ou contactez votre groupe dentaire local.
Excellente, bienveillante et agréable L'orthodontie est possible, étape par étape.