Boostez votre cabinet dentaire grâce à des réunions d'équipe efficaces

Pourquoi les réunions d'équipe sont-elles utiles à votre cabinet dentaire ?

Réunions d'équipe améliorent les cabinets dentaires. Lorsque les équipes se parlent souvent, les patients sont plus nombreux à rester. Une bonne réunion peut contribuer à la croissance de votre cabinet.

Les réunions qui ne fonctionnent pas bien rendent le personnel triste. Personne n'aime perdre du temps. Mais bonnes réunions peut permettre à chacun de mieux travailler et de se sentir heureux.

Le saviez-vous ? Les équipes avec plans de réunion font 30% mieux pour garder les patients. Cela signifie que davantage de personnes reviennent dans votre cabinet !

3 types de réunions dont votre équipe dentaire a besoin

1. Réunions quotidiennes (10-15 minutes)

A rencontre quotidienne est une brève allocution prononcée chaque matin. Il permet à chacun de savoir ce qui va se passer ce jour-là.

Dans votre caucus, vous devriez :

• Regardez les patients d'aujourd'hui
• Parler des personnes qui pourraient ne pas venir
• Prévoir toute urgences dentaires
• Indiquer à chaque personne sa tâche pour la journée

Les équipes qui organisent des réunions quotidiennes ont 25% moins de défections. Cela signifie plus d'argent pour votre cabinet !

Vous pouvez utiliser un tableau blanc ou une application comme Slack pour suivre les tâches quotidiennes.

2. Contrôles hebdomadaires (30 minutes)

A réunion hebdomadaire vous aide à voir comment les choses se passent. C'est le moment de régler les petits problèmes avant qu'ils ne prennent de l'ampleur.

Lors de votre vérification hebdomadaire, vous devez

• Les chiffres de la semaine dernière
• Trouvez des espaces vides dans votre emploi du temps
• S'entraîner à parler d'argent aux patients
• Vérifiez si vous avez besoin de plus de fournitures

Le saviez-vous ? Les équipes dentaires qui regardent leur indicateurs de performance clés chaque semaine augmentent leur argent de 10-15% !

3. Réunions stratégiques mensuelles (60-90 minutes)

A réunion mensuelle vous aide à planifier l'avenir. C'est le moment où l'on peut parler de grandes idées.

Lors de votre réunion stratégique mensuelle, vous devez

• Regardez tout l'argent qui entre et qui sort
• Fixer des objectifs pour le mois suivant
• S'informer sur les nouveaux outils dentaires
• Dire "bon travail" au personnel qui a fait du bon travail
• Résoudre les problèmes de l'équipe

Pratiques dentaires qui organisent des réunions mensuelles conservent 92% de leur personnel. Cela signifie que vous dépensez moins d'argent pour trouver de nouvelles personnes à embaucher !

5 règles pour des réunions d'équipe dentaires réussies

Pour organiser des réunions qui contribuent au développement de votre pratique, suivez les conseils suivants règles simples:

1. Choisir un leader qui n'est pas le dentiste pour diriger la réunion
2. Élaborer un plan avec les horaires et le partager un jour avant
3. Préparez-vous avec des notes et des idées de patients
4. Écrire les tâches à faire par chaque personne après la réunion
5. Vérifier plus tard pour s'assurer que les choses sont faites

Voici un exemple d'ordre du jour pour votre rencontre quotidienne:

Ce qui fait que les réunions sont mauvaises

De nombreux cabinets dentaires fabriquent ces erreurs courantes dans leurs réunions :

Erreur 1 : Se contenter de se plaindre

Lorsque les réunions se transforment en moments où l'on se contente de dire ce qui ne va pas, personne ne se sent bien.

Réparer: Faites une liste des "autres sujets" et parlez-en plus tard.

Erreur 2 : Sauter des réunions lorsqu'on est occupé

Il est facile de dire "nous sommes trop occupés" et de sauter une réunion. Mais cela nuit à votre pratique.

Réparer: Traitez votre temps de réunion comme un rendez-vous avec le patient. Ne le déplacez pas !

Erreur 3 : Ne pas vérifier si les tâches ont été effectuées

Lorsque vous ne vérifiez pas si les personnes ont fait leur travail depuis la dernière réunion, le travail n'est pas fait.

Réparer: Commencez chaque réunion en vérifiant si les tâches de la dernière fois ont été accomplies.

Le saviez-vous ? 65% des réunions ne font pas l'objet d'un suivi adéquat. Cela signifie que la plupart des cabinets dentaires gaspillent leur temps de réunion !

Comment de bonnes réunions vous permettent d'obtenir plus de patients

Lorsque votre équipe se réunit bien, vous pouvez obtenir plus de patients. Voici comment :

1. Plus de commentaires: Après une réunion, le personnel peut demander aux patients satisfaits de donner leur avis.
2. Élaborer un meilleur contenu: Utilisez les idées de réunions pour votre blog
3. Mettez à jour votre page Google: Ajouter de nouveaux services dont vous parlez dans les réunions

Protège-dents sportifs sur mesure peut être un excellent service à ajouter après la contribution de l'équipe. De nombreux cabinets médicaux constatent que l'offre de produits spécialisés comme ceux-ci permet d'attirer de nouveaux patients.

Conseils sur les réunions spéciales pour les différents rôles dentaires

Pour les dentistes

• Laisser quelqu'un d'autre diriger la réunion
• Demandez des idées, ne vous contentez pas de parler
• Remerciez votre équipe pour son bon travail

Pour les Office Managers

• Apporter le retour d'information des patients pour discuter
• Vérifier si les tâches de la réunion ont été accomplies
• Respecter l'horaire des réunions

Pour les hygiénistes dentaires

• Partager des conseils pour améliorer l'éducation des patients
• Rapport sur les tendances en matière de soins à domicile
• Proposer de nouveaux outils à essayer

Pour les assistants dentaires

• Noter tout besoins en approvisionnement
• Partager les moyens d'accélérer les procédures
• Aide pour formation des équipes sur l'équipement

Des outils de réunion qui aident votre cabinet dentaire

De bons outils permettent d'améliorer les réunions. Essayez-les :

1. Dentrix pour consulter les horaires des patients
2. Trello pour le suivi des tâches liées aux réunions
3. Slack pour les messages rapides de l'équipe
4. Zoom pour les réunions en l'absence d'une personne

Pour les patients ayant des besoins particuliers, discuter protège-dents personnalisés pour l'apnée du sommeil dans vos réunions. Celles-ci peuvent constituer une offre de service précieuse qui différencie votre pratique.

Commencez vos réunions par de bonnes nouvelles

Les équipes fonctionnent mieux lorsque les réunions commencent par quelque chose de positif. Les réunions qui commencent par retour d'information positif stimuler l'esprit d'équipe en 40%.

Essayez ces méthodes pour commencer par de bonnes nouvelles :

• Remerciez quelqu'un d'avoir aidé un patient effrayé
• Partager l'avis d'un patient
• Montrer des photos avant/après d'un bon travail
• Parlez d'un patient qui a dit "oui" au traitement

S'entraîner à parler aux patients lors des réunions

Lorsque les équipes jeu de rôle Si le patient parle en réunion, plus de patients disent "oui" au traitement. Cela peut faire gagner de l'argent à votre cabinet 20% !

Voici ce qu'il faut faire :

• Comment expliquer le coût d'une couronne ?
• Que dire lorsqu'un patient a peur ?
• Comment aider les patients à utiliser leur assurance

Débattre gardes de nuit lors d'un jeu de rôle peut aider votre équipe à expliquer leurs avantages aux patients ayant des problèmes de grincement de dents.

Sujets de réunion sur les règles dentaires

Profitez des réunions pour parler de règles importantes telles que

• OSHA mises à jour
• HIPAA règles relatives à la protection de la vie privée des patients
• Nouveau contrôle des infections étapes
• L'équipe certifications qui ont besoin d'être renouvelées

Le respect de ces règles garantit la sécurité de votre pratique.

Utiliser les idées des réunions pour améliorer votre site web

Après de bonnes réunions d'équipe, vous pouvez améliorer votre site web :

1. Ajout de nouveaux services dont vous avez parlé
2. Rédaction de blogs sur les questions posées par les patients
3. Prendre des photos d'équipe pour montrer la convivialité de votre personnel
4. Réaliser des vidéos pour répondre aux questions les plus courantes

Les discussions sur la technologie dans les réunions d'équipe

Utiliser le temps de réunion pour s'informer sur les nouvelles technologies de l'information et de la communication. technologie dentaire comme :

• Nouveaux appareils de radiologie
• De meilleurs systèmes de rappel pour les patients
• Des méthodes plus rapides pour prendre des moules de dents
• Outils de réservation en ligne

Lorsque tout le monde apprend ensemble, les nouveaux outils fonctionnent mieux.

Comment mesurer l'efficacité de vos réunions

Pour savoir si vos réunions sont utiles, vérifiez les points suivants :

• Les patients sont-ils plus nombreux à revenir ?
• Votre équipe reste-t-elle en place et ne part-elle pas vers d'autres emplois ?
• Les patients disent-ils plus souvent "oui" au traitement ?
• Les membres de l'équipe semblent-ils heureux au travail ?

Outils gratuits d'aide à la réunion

Nous avons créé des outils gratuits pour faciliter vos réunions :

• Liste de contrôle de la réunion quotidienne
• Plan de réunion mensuel
• Fiche de suivi des tâches

Commencez dès aujourd'hui à organiser de meilleures réunions dentaires

Les bonnes réunions ne sont pas le fruit du hasard. Elles doivent être planifiées. Mais lorsqu'elles sont bien faites, elles sont bénéfiques pour l'ensemble de votre cabinet dentaire.

Commencez par une courte réunion quotidienne demain. Ajoutez ensuite des réunions hebdomadaires et mensuelles. Bientôt, vous verrez votre pratique se développer !

Rappelez-vous : Les meilleurs cabinets dentaires ont des équipes qui se parlent souvent et bien. Vos réunions peuvent améliorer votre cabinet !