Boostez votre cabinet dentaire : Le guide essentiel pour des réunions d'équipe efficaces

Par un directeur de cabinet dentaire expérimenté qui a découvert (parfois à la dure, parfois de manière amusante) que les bonnes réunions sont vraiment la sauce secrète d'un cabinet heureux et fonctionnant sans heurts.

Introduction : Le héros sous-estimé de la réussite du cabinet dentaire

Si vous m'aviez dit il y a quelques années que les réunions - et non mes compétences dentaires, mon savoir-faire en matière de marketing ou même mon nouveau scanner - constitueraient la véritable colonne vertébrale de notre cabinet, je ne vous aurais pas cru. Pour moi, les réunions ne faisaient qu'entraver le "vrai travail". Mais j'ai rapidement constaté qu'une fois que nos réunions sont passées d'ennuyeuses et inutiles à utiles et ciblées, tout le reste s'est amélioré. Nous parlions davantage, nous travaillions mieux ensemble, les patients le remarquaient, et notre résultat net s'en est trouvé stimulé.

Asseyez-vous. Je vais vous montrer comment j'ai fait pour que nos réunions, qui étaient des pertes de temps et d'énergie, deviennent une activité que mon équipe attend avec impatience. Préparez-vous à découvrir les leçons que j'ai apprises, les erreurs que j'ai commises et les conseils qui ont fait mouche, afin que vous puissiez renforcer votre cabinet dentaire, une réunion à la fois.

Pourquoi de bonnes réunions d'équipe sont-elles si importantes en dentisterie ?

Soyons réalistes : essayer de gérer un cabinet dentaire, c'est un peu comme gérer une machine vivante, qui respire, avec de nombreuses pièces mobiles. Si ces pièces cessent de se parler, les choses se gâtent. Voici ce que j'ai découvert après quelques années difficiles : les bonnes réunions d'équipe fonctionnent comme un moteur qui assure le bon fonctionnement de la machine, l'enthousiasme de l'équipe et la fidélité des patients.

Une meilleure communication et un meilleur travail d'équipe

Lorsque j'ai commencé, la réception et l'équipe dentaire se parlaient à peine. Nos emplois du temps s'entrechoquaient, les détails se mélangeaient et la prise en charge des patients était maladroite. C'était la pagaille. Mais lorsque nous avons commencé à nous réunir régulièrement, ces murs ont disparu. Soudain, mon hygiéniste a pu poser des questions à la responsable du planning, les assistantes ont pu informer l'équipe de première ligne sur les patients et tout le monde a su ce qui allait se passer. Nous étions enfin sur la même longueur d'onde.

Plus d'efficacité et de productivité

Personne n'a envie de perdre du temps ou de courir dans tous les sens. Lorsque nous avons instauré des réunions quotidiennes, les petits problèmes - comme un cas de laboratoire manquant ou une allergie de dernière minute - ont été remarqués dès le début, et non plus lorsqu'ils ont explosé. Nous avons commencé à travailler ensemble comme une équipe de danse. Il n'y avait plus d'arrêts et de départs, tout se passait en douceur.

Des patients plus heureux

La plus grande surprise ? Les patients l'ont remarqué. Les transferts se sont déroulés plus facilement. J'ai entendu des commentaires tels que : "Tout le monde ici est si bien organisé !" Nos commentaires sur Google ont augmenté. Pourquoi ? Parce que nous réglions les problèmes avant qu'ils ne se posent. Si un patient disait que quelque chose n'allait pas, nous en parlions à la réunion suivante, puis nous apportions des changements.

Un esprit d'équipe plus fort et des gens qui restent

Perdre de bons membres d'une équipe est difficile, et en recruter de nouveaux coûte cher. J'avais l'habitude de perdre des gens tout le temps. Puis, lorsque j'ai commencé à organiser des réunions où chacun pouvait partager et être entendu, les gens ont voulu rester. Le fait de dire bon anniversaire, d'applaudir les victoires et de s'attaquer ensemble à des problèmes difficiles a donné à chacun le sentiment d'être important.

Résoudre les problèmes et essayer de nouvelles idées

Lorsque l'on cache les problèmes, les choses ne font qu'empirer. Nos réunions ont permis aux gens de partager leurs problèmes, de réfléchir à des solutions et de les mettre en œuvre. Nous avons finalement résolu les problèmes de facturation, mis en place un meilleur moyen de rappeler les patients et réécrit ensemble nos règles de sécurité. Tout cela grâce à des discussions honnêtes autour d'une table.

Travailler à la réalisation d'objectifs (et y parvenir)

Auparavant, les objectifs étaient perçus comme des souhaits. Lorsque nous avons examiné les chiffres ensemble, comme les scores de satisfaction des patients et le nombre de personnes ayant accepté un traitement, ces souhaits se sont transformés en véritables objectifs. Chacun a vu ce qu'il pouvait faire pour aider, du bureau au fauteuil dentaire.

Les différents types de réunions d'équipe dentaire (et quand les utiliser)

Toutes les réunions ne se ressemblent pas. Chacune est importante à sa manière. Voici ce qui a fonctionné pour moi et comment vous pouvez l'utiliser vous-même.

La réunion quotidienne : Rapide, concentré et amusant

Cette réunion matinale de 10 à 15 minutes est ma méthode préférée. Nous nous levons tous, nous faisons court et l'ordre du jour reste le même : Qu'est-ce qui se passe aujourd'hui ? Y a-t-il des surprises, des choses de dernière minute ou des situations particulières ? Je commence toujours par une "victoire" de la veille. Ces petites réunions nous permettent de passer une bonne journée.

Conseil : Soyez cohérent. Nous utilisons une courte liste - qui n'est pas là, les laboratoires manquants, les patients qui ont un problème particulier. Personne ne part confus.

La réunion d'équipe hebdomadaire ou toutes les deux semaines : Plongées plus profondes

Il s'agit de réunions sur l'état du bureau. Nous nous asseyons pendant environ une heure (jamais plus de 90 minutes), examinons ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, étudions les chiffres, renforçons l'esprit d'équipe et faisons du brainstorming. Parfois, il y a un peu de formation sur quelque chose de nouveau : peut-être le service à la clientèle, peut-être un logiciel.

Conseil de pro : Envoyez toujours un ordre du jour en premier. Je demande à mon équipe ce dont elle veut discuter - et cela permet à tout le monde de s'impliquer, avec beaucoup moins de "Hé, pourquoi n'ai-je pas été au courant de cela ?".

Réunions mensuelles ou trimestrielles des directeurs : Planification à grande échelle

Ici, je mets ma casquette de patron. Je m'assois avec le directeur du cabinet et les chefs d'équipe pour examiner les finances, le marketing et les plans à long terme. Nous vérifions si les patients restent, nous parlons de la croissance du personnel et nous voyons si notre dernière liste de points forts et de points faibles a changé. C'est un peu plus formel, mais cela nous permet de rester sur la bonne voie et de voir plus grand.

Réunions supplémentaires pour des problèmes particuliers

Parfois, un problème survient : une loi change, il y a une urgence, ou nous avons besoin d'idées rapidement pour une campagne de référencement. Ces réunions sont courtes, ciblées et ont toujours un objectif : résoudre le problème et répartir les étapes suivantes.

Comment organiser des réunions d'équipe réellement utiles

Qu'est-ce qui a fait passer mes réunions d'ennuyeuses à puissantes ? Un peu de préparation, une certaine structure et un suivi solide. Voici comment je procéderais si je recommençais.

Avant la réunion : Se préparer

Avoir un but et un objectif réels

Je ne convoque pas de réunion sans savoir pourquoi nous sommes là. S'agit-il simplement d'un rendez-vous quotidien ou devons-nous résoudre un problème ? J'indique une raison dans chaque invitation au calendrier. Finies les réunions "parce qu'on fait toujours ça".

Partager l'ordre du jour à l'avance

Les gens aiment se préparer et travaillent mieux lorsqu'ils savent ce qui les attend. J'envoie l'ordre du jour au moins un jour à l'avance (et je demande parfois des sujets supplémentaires). Cela permet d'éviter les conversations secondaires et les pertes de temps.

Apportez toutes les informations nécessaires

Rien n'arrête plus rapidement une réunion que de chercher les chiffres du mois dernier ou les évaluations des patients. J'apporte les rapports ou je prépare le tableau de bord avant de commencer.

Pendant la réunion : Ne pas s'arrêter en si bon chemin

Désigner une personne pour guider la réunion et surveiller l'horloge

À l'époque, nos réunions se déroulaient dans le désordre. Quelques personnes parlaient trop. Nous nous écartions du sujet. Aujourd'hui, je demande à une personne de veiller à ce que nous respections l'horaire, et à une autre de gérer les choses si je dois m'absenter. De cette façon, c'est équitable pour tout le monde.

Impliquer tout le monde

Les membres discrets de l'équipe ont parfois les meilleures idées. J'appelle les gens par leur nom, je pose des questions ouvertes et je fixe des règles pour que personne ne soit exclu.

Éviter les dérives

Les gens adorent soulever de vieilles questions qui ne sont pas à l'ordre du jour. Je garde une liste de "sujets à discuter plus tard" pour récupérer les sujets aléatoires, afin de ne pas perdre de temps.

Résoudre les problèmes, ne pas se contenter de les énumérer

Tout le monde peut se plaindre. Pour résoudre un problème, il faut du courage. Nous terminons chaque sujet par "Que ferons-nous à ce sujet ?" et nous notons qui fera quoi et quand.

Rester positif

Personne n'aime être pointé du doigt. Nous restons concentrés sur la réparation des systèmes, sans blâmer les gens. Si la situation devient tendue, je fais une pause et je rappelle à tout le monde que nous sommes ici pour améliorer les soins et rendre le personnel plus heureux.

Après la réunion : Faire en sorte que les choses restent en place

Envoyer des notes de réunion simples

J'envoie quelques points avec les décisions, les prochaines étapes et qui fait quoi. Je le fais le jour même, avant que quelqu'un n'oublie.

Vérifier si les choses sont faites

Lors de la réunion suivante, nous passons en revue notre liste de tâches. Avons-nous résolu le problème de la double réservation ? Le nouveau script permet-il d'éviter les absences ? Si ce n'est pas le cas, nous apportons des modifications et nous réessayons.

Demander un retour d'information

Parfois, j'envoie une enquête rapide (souvent anonyme) pour demander si les réunions sont toujours utiles. Un retour d'information honnête nous permet de nous renouveler et de m'adapter.

Les erreurs les plus courantes lors des réunions et comment les éviter

Même les meilleurs plans peuvent déraper si l'on n'y prend pas garde. J'ai fait toutes les erreurs ici - peut-être que maintenant vous n'aurez plus à le faire.

• Pas d'ordre du jour ou d'objectif : Les gens se désistent ou ne viennent tout simplement pas.
• Les réunions durent trop longtemps : Réglez un minuteur et mettez fin à la réunion. Les réunions qui traînent en longueur rendent les gens fous.
• Les mêmes voix parlent toujours : Changez de chef de file et demandez aux personnes discrètes de vous faire part de leurs réflexions.
• Pas de décisions ni de tâches à accomplir : Parler ne coûte pas cher. Si vous ne faites pas de suivi, rien ne changera.
• Blâme et négativité : Corrigez le processus, pas la personne.
• Trop de réunions (ou des réunions inutiles) : N'invitez pas les personnes qui n'ont pas besoin d'être là.
• Trop ou pas assez de réunions : Trouvez ce qui convient à votre équipe. Trop de choses font perdre du temps. Un nombre insuffisant crée de la confusion.

Vos réunions fonctionnent-elles ? Comment le savoir

J'y crois vraiment : Si vous le mesurez, vous pouvez le gérer. Mais il est difficile de savoir si les réunions sont utiles en se contentant de deviner. Voici comment je fais le suivi pour de vrai :

La compilation des chiffres

• Les scores de satisfaction des patients : Utilisez des enquêtes simples ou la question "Nous recommanderiez-vous ?" pour voir si les patients remarquent votre nouveau travail d'équipe.
• Fréquence des départs du personnel : Moins d'adieux signifie un personnel plus heureux. J'ai vu notre nombre de départs passer de 25% à moins de 15% lorsque les réunions se sont révélées utiles.
• Hausse des bénéfices des bureaux : Grâce à des équipes coordonnées et à un plus grand nombre de personnes acceptant le traitement, nos bénéfices annuels sont passés de 5% à environ 10-15%.
• Une meilleure utilisation du temps : Grâce aux huddles, notre temps de présence moyen a augmenté de 10%. Le nombre de rendez-vous annulés a diminué.

Ce que vous voyez et entendez

• Chèques d'humeur de l'équipe : Je demande : "Comment se porte le travail ?" Les réponses silencieuses et anonymes sont révélatrices.
• Les gens parlent plus : Je suis attentif aux discussions de couloir sur des affaires ou des idées. Ce n'était pas le cas auparavant.
• Moins de combats : Autrefois, les vieux problèmes étaient en ébullition. Aujourd'hui, nous résolvons la plupart des problèmes avant qu'ils n'explosent.

Conclusion : Une bonne réunion à la fois

Gérer un cabinet dentaire n'est pas chose aisée. On passe des soins aux patients à la paperasserie et à la fuite dans la salle de repos, parfois avant midi. Voici ce que j'ai appris de plus important : Lorsque vos réunions fonctionnent, tout le reste devient plus facile.

Ne négligez pas le pouvoir de rassembler votre équipe, d'écouter pour de vrai, de partager les petites victoires et de réparer les choses ensemble. Commencez modestement : essayez une petite réunion demain, utilisez un ordre du jour et encouragez ce qui va bien. Bientôt, vous le verrez : une équipe plus heureuse, des journées plus faciles et des patients qui diront à leurs amis à quel point vous êtes géniaux.

Si vous voulez renforcer votre cabinet dentaire, commencez par une seule bonne et vraie réunion d'équipe. Vous ne croirez pas à la différence. Votre avenir et votre équipe vous remercieront. "`