Comment les flux de travail numériques modifient l'efficacité des cliniques : Un guide pour les pratiques modernes

Les cliniques d'aujourd'hui sont confrontées à de longs délais d'attente, à une paperasserie abondante et à la nécessité de prodiguer des soins de qualité à chaque patient. C'est là que les flux de travail numériques entrent en jeu. Ils rendent chaque partie du travail d'une clinique plus rapide, plus fluide et moins stressante. Cet article vous montre, en termes simples, comment les flux de travail numériques peuvent vous aider à résoudre de gros problèmes dans votre clinique, à améliorer le travail de votre équipe et à rendre les patients plus heureux. Si vous souhaitez que votre clinique soit moins stressée et plus performante, vous êtes au bon endroit.

Que sont les flux de travail numériques et pourquoi les cliniques en ont-elles besoin ?

Commençons par les bases : Qu'est-ce qu'un flux de travail numérique ? Il s'agit d'une série d'étapes dans la journée d'une clinique, toutes gérées par des outils informatiques intelligents. Ces outils permettent de gérer les rendez-vous des patients, les dossiers médicaux, les factures de la clinique, les horaires de travail, bref, tout ce dont vous avez besoin.

Mais pourquoi les cliniques en ont-elles besoin ? L'ancienne méthode implique de nombreux formulaires, des appels téléphoniques et la recherche des bons dossiers. Toutes ces tâches manuelles ralentissent les choses et peuvent entraîner des erreurs ou des pertes d'informations, ce qui ennuie à la fois les patients et le personnel.

Il ne s'agit pas seulement d'utiliser quelques outils pratiques. Il s'agit de relier Dossiers médicaux électroniques (DME), portails pour les patients, réservations en ligneet bien d'autres choses encore, le tout dans un système numérique homogène. Les cliniques ont besoin de ce genre de choses parce que les patients veulent aujourd'hui des soins rapides, précis et faciles. Les flux de travail numériques permettent de leur donner plus facilement ce qu'ils veulent.

Comment les processus manuels ralentissent-ils une clinique ?

Pensez-y : avez-vous déjà fait la queue pour remplir des formulaires à la main, en répondant toujours aux mêmes questions ? Voilà à quoi ressemblent les processus manuels dans la vie réelle.

Les étapes manuelles ralentissent les choses. Voici comment :

• Les patients doivent remplir les mêmes informations à plusieurs reprises sur papier.
• Le personnel doit fouiller dans les dossiers papier.
• Les lignes téléphoniques sont encombrées de questions sur les rendez-vous ou les factures.
• Les erreurs sont dues à une mauvaise écriture ou à la perte de documents.
• Les infirmières et les médecins passent des heures à rédiger des notes au lieu de voir les patients.

Les lundis de grande affluence, la situation est encore pire. Le personnel est stressé. Les patients s'énervent. La journée entière se prolonge. Ces vieilles méthodes font perdre des heures et coûtent de l'argent aux cliniques.

Lorsque la paperasse s'accumule, la facturation est retardée et les patients manquent des rendez-vous parce que les rappels n'ont pas été effectués. Au final, les cliniques perdent de l'argent et de la confiance. Si cette situation vous semble familière, les flux de travail numériques peuvent vous aider à transformer les tâches laborieuses en routines rapides et faciles.

Les flux de travail numériques peuvent-ils faciliter l'enregistrement des patients ?

C'est certain. La première fois que les cliniques ressentent une différence, c'est lorsqu'elles simplifier l'inscription des patients et la prise de rendez-vous.

Voici ce qui s'améliore :

• Prise de rendez-vous en ligne : Les patients choisissent eux-mêmes leurs horaires en ligne. Il n'y a pas d'attente au téléphone et le personnel répond à moins d'appels.
• Formulaires numériques et consentement : Les patients remplissent les formulaires en ligne avant la visite. Cela permet de gagner 15 à 20 minutes par personne.
• Rappels automatiques : Les patients reçoivent un texte ou un courriel avant leur rendez-vous, de sorte qu'ils sont moins nombreux à oublier de se présenter. Cela permet de réduire les visites manquées d'environ 30%.

Comparaison rapide :

Quel est le résultat final ? Les patients sont plus heureux, le personnel a moins de maux de tête et personne n'attend indéfiniment. La situation est meilleure pour tout le monde dès qu'un patient trouve votre clinique.

Comment les flux de travail numériques améliorent-ils l'utilisation des dossiers médicaux électroniques (DME) ?

Dossiers médicaux électroniques (DME) sont devenus l'épine dorsale des cliniques modernes. Mais les DSE ne sont vraiment utiles que si les gens les utilisent correctement.

Les flux de travail numériques améliorent les DSE :

• Le faire plus rapide pour rédiger des notes à l'aide de modèles prêts à l'emploi ou de la synthèse vocale.
• Permettre aux médecins, aux infirmières et au personnel de partager rapidement des informations, ce qui signifie que personne n'a besoin d'attendre ou de répéter les choses.
• Donner des conseils utiles aux médecins et aux infirmières pendant qu'ils travaillent, afin qu'ils puissent faire les bons choix avec moins d'approximations.

Par exemple, au lieu de rester tard tous les soirs pour terminer les notes, le personnel peut le faire immédiatement à l'aide d'invites rapides. Les médecins peuvent consulter les résultats des tests, les médicaments et les notes de soins à tout moment, même depuis leur téléphone à la maison.

Cela ne concerne pas seulement les grands hôpitaux. Même les petites cliniques peuvent prendre des notes plus rapidement, commettre moins d'erreurs et obtenir des informations sur 40% plus rapidement lorsque tout est regroupé.

Les flux de travail numériques sont-ils bénéfiques pour la facturation et les recettes ?

Si vous gémissez toujours lorsqu'il s'agit de faire des factures, vous aimerez cette partie.

Les flux de travail numériques facilitent la facturation et les paiements par :

• Vérification automatique de l'assurance pour ne pas perdre de temps si l'assurance ne paie pas.
• Envoyer des factures et détecter les erreurs avant qu'elles ne se transforment en perte d'argent.
• Offrir aux patients des moyens simples et sûrs de payer leurs factures à partir de leur téléphone ou de leur ordinateur.

Voici pourquoi cela en vaut la peine :

• Les factures sont réglées plus rapidement.
• Moins d'erreurs signifient plus d'argent collecté.
• Le personnel consacre moins de temps à la paperasserie et plus de temps à aider les patients.

Imaginez une clinique où les factures ne s'accumulent jamais, où les erreurs sont rares et où les patients paient sans avoir à leur courir après toute la semaine. C'est ce que permet l'intégration de la facturation dans un flux de travail numérique.

Quels changements les flux de travail numériques apportent-ils à la communication avec les patients ?

Auparavant, si les patients avaient une question ou voulaient un résultat, ils devaient appeler, attendre en ligne et espérer que quelqu'un ait la réponse.

Avec les flux de travail numériques :

• Les patients peuvent se connecter à sites web sécurisés d'envoyer des messages, de consulter les résultats ou de prendre rendez-vous pour une autre visite, le tout depuis leur canapé.
• Les médecins et les infirmières peuvent répondre à des questions simples ou assurer un suivi par vidéoconférence. La recherche montre que jusqu'à 70% des visites simples peuvent être effectuées de cette manière.
• Les patients reçoivent des informations faciles à comprendre après leurs visites ou leurs examens. Plus d'instructions manquées.

La plupart des patients l'apprécient - environ 80% préfèrent un chat ou un message rapide en ligne pour des questions simples. Les cliniques obtiennent environ 25% de meilleurs résultats dans les commentaires des patients en facilitant cette démarche.

On peut voir qu'un patient repart plus heureux parce que la clinique lui a répondu rapidement, parfois même avant qu'il n'appelle !

Comment aident-ils le personnel des cliniques à travailler plus intelligemment et non plus durement ?

Le personnel de la clinique travaille très dur pour ses patients. Mais lorsqu'ils sont noyés dans la paperasse, personne n'y gagne.

Voici comment les flux de travail numériques facilitent la vie :

• Plus besoin de courir après des fax perdus ou de téléphoner pour obtenir des résultats de laboratoire ou des commandes.
• Le personnel utilise des tableaux faciles à utiliser sur leurs ordinateurs pour voir ce qui va suivre et se parler au lieu de prendre des notes ou de courir dans tous les sens.
• Les stocks et les fournitures sont suivis automatiquement, de sorte que vous ne manquiez jamais de l'essentiel.

C'est comme si vous faisiez le ménage dans votre bureau pour pouvoir vous concentrer sur ce qui compte : aider les gens. Les cliniques qui adoptent le numérique disent constater 10 à 15% de moins d'épuisement professionnel, et leur service d'accueil passe jusqu'à 45% de moins de temps à effectuer des tâches ennuyeuses.

Quels avantages réels les cliniques ont-elles retirés du passage au numérique ?

Sans blague...Les cliniques connaissent de grands changements après le passage au numérique.

Examinons les faits :

Référence : Enquêtes menées par des organismes tels que CMS et HealthIT.gov.

Le plus intéressant ? La plupart des cliniques récupèrent ce qu'elles ont dépensé en seulement 1 à 3 ans.

Comment votre clinique peut-elle commencer à utiliser les flux de travail numériques ?

Vous voulez vous lancer ? Voici un plan simple que toute clinique peut suivre :

1. Identifier les plus grands ralentissements : Demandez à l'équipe où le temps est perdu. Est-ce le téléphone ? La facturation ? La recherche de tableaux ?
2. Choisissez vos programmes : Faites le tour du marché pour trouver de bons DSE, des outils de messagerie et de réservation, et bien d'autres choses encore. Assurez-vous que les options fonctionnent ensemble.
3. Formez votre équipe : Ne laissez personne dans la confusion. Une bonne formation permet d'obtenir de bons résultats.
4. Commencez par une chose : Choisissez un petit domaine (comme les rendez-vous), réparez-le, puis passez au suivant. Il s'agit de progresser lentement et régulièrement.
5. Demandez de l'aide : La plupart des entreprises disposent de guides ou de personnes chargées de l'assistance pour vous aider.

Il n'est pas nécessaire de tout faire du jour au lendemain. Procédez à de petits changements, continuez à apprendre et les choses deviendront de plus en plus faciles.

Que faut-il retenir dans le choix des solutions numériques ?

Il n'existe pas de système "idéal" pour tout le monde, mais gardez les points suivants à l'esprit :

• S'adresser à des entreprises qui connaissent bien le secteur des soins de santéEpic, Cerner, Athenahealthpour n'en citer que quelques-uns.
• Assurez-vous que votre système protège les données des patients et respecte les règles de l'HIPAA.
• Vérifiez que votre DSE fonctionne avec vos systèmes de facturation et de laboratoire.
• Choisissez un produit simple dont l'utilisation ne nécessite pas l'intervention d'un expert en informatique.
• Mesurez ce qui change. Faites le suivi du temps gagné, des patients satisfaits, de la diminution des erreurs et de l'augmentation de l'argent collecté. Utilisez ces chiffres pour décider de la marche à suivre.

Et si vous n'êtes pas sûr, lisez les commentaires ou demandez à d'autres cliniques ce qui a fonctionné pour elles. Apprenez de leurs succès et de leurs erreurs.

FAQ

Résumé à puces : les points les plus importants à retenir

• Les flux de travail numériques transforment des heures de paperasserie en étapes simples et rapides.
• Les patients bénéficient d'une prise en charge plus rapide et plus conviviale dès leur premier rendez-vous.
• Le personnel lutte contre l'épuisement professionnel et obtient plus de résultats en se concentrant sur ce qui compte vraiment.
• Les cliniques économisent de l'argent et gagnent plus en abandonnant les tâches lentes et manuelles.
• Les DSE, les réservations en ligne, les factures numériques et les messages sécurisés fonctionnent mieux ensemble.
• La preuve est faite : les cliniques ont des patients plus heureux, moins de rendez-vous manqués, plus d'argent et un personnel plus heureux.
• Commencez modestement, assurez-vous que tout le monde sait comment utiliser les choses, et regardez tout s'améliorer.
• Chaque clinique peut faire un pas vers l'avenir - c'est le moment.

Pour plus de conseils ou d'outils sur l'automatisation des soins de santé, les DSE ou la télésanté, consultez notre Hub de solutions de santé ou obtenez une démonstration gratuite sur la façon dont les flux de travail numériques peuvent améliorer le fonctionnement de votre clinique.