Un guide amical de la gestion du cabinet dentaire et de l'expérience du patient dans le Maryland : Ce que tout patient dentaire doit savoir

Vous êtes-vous déjà demandé ce qui fait qu'un cabinet dentaire est chaleureux, accueillant et facile à vivre, alors qu'un autre vous fait compter les minutes, vous rend confus au sujet des factures et vous fait jurer que vous ne reviendrez jamais ? Vous n'êtes pas seul. Que vous souhaitiez rester fidèle à votre dentiste actuel ou que vous en cherchiez un nouveau dans le Maryland, vous êtes peut-être curieux de savoir ce qui se passe en coulisses. Pourquoi le "feeling" semble-t-il si différent dans certains cabinets ? Comment les dentistes s'y prennent-ils pour faire avancer les choses ? Et surtout, comment tout cela affecte-t-il votre visite en tant que patient ?

Ce sont de bonnes questions, et elles sont importantes. En tant que personne soucieuse d'aider les gens à comprendre les soins dentaires, je suis ravie de vous montrer comment les cabinets dentaires d'aujourd'hui s'efforcent d'améliorer votre visite, depuis la prise de votre premier rendez-vous jusqu'au moment où vous repartez avec un sourire plus éclatant. Nous allons simplifier les choses, éviter le jargon des dentistes et vous donner des informations pour que vous sachiez toujours ce qui vous attend et comment tirer le meilleur parti de votre visite chez le dentiste.

Une vue d'ensemble : Pourquoi la gestion du bureau et l'expérience du patient comptent

Commençons par une chose claire : Chaque choix fait par le cabinet dentaire a une incidence sur vous, même si vous ne le voyez pas. Qu'il s'agisse de la personne qui vous salue à la réception, de la gestion de votre assurance ou de la façon dont les hygiénistes et les dentistes vous parlent de vos dents, tout cela fait partie de la vie d'un cabinet dentaire. gestion de bureau. Mais voici un petit secret : une bonne gestion ne se limite pas à l'organisation. Chaque élément d'une bonne gestion de bureau contribue directement à l'amélioration de votre visite.

Par exemple :
Vous êtes-vous déjà énervé parce qu'un rendez-vous avait soudainement changé et que personne ne vous avait prévenu ? Ou peut-être avez-vous attendu une éternité dans une salle d'attente bondée sans savoir quand on vous appellerait ? Il est fort probable que ces problèmes de gestion se répercutent sur votre expérience.

Pourquoi cela compte-t-il ?

• Expérience des patients = patients qui reviennent :
  Les recherches montrent que les gens cessent de se rendre chez le dentiste bien plus souvent en raison d'un mauvais service (comme de longues attentes et des discussions confuses) qu'en raison d'erreurs dentaires réelles.
• Des patients heureux, une équipe heureuse :
  Les cabinets qui ont une bonne gestion gardent les patients plus longtemps et obtiennent plus de sourires dans leurs évaluations, ce qui rend le travail plus agréable pour tout le monde.
• Vous avez toujours des options :
  Dans le Maryland, vous avez le choix. Les dentistes savent qu'ils doivent gagner votre confiance et votre clientèle.

Le résultat ? Lorsque les bureaux s'appuient sur des personnes, des outils et des délais appropriés, tout le monde y gagne, et vous en particulier.

Que se passe-t-il avant votre visite ? (en ligne et en personne)

Considérez le site Web ou la liste en ligne de votre dentiste comme sa "porte d'entrée numérique". C'est là que tout commence, avant même que vous ne preniez le téléphone ou que vous ne cliquiez sur "Prendre rendez-vous". Voyons ce que cela signifie pour vous :

Recherche et réservation en ligne

• Facile à trouver, facile à réserver :
  Si vous cherchez "dentiste près de chez moi à Bethesda" ou "dentiste familial à Baltimore", vous voyez une page claire et fraîche ? Est-il possible de réserver en ligne ? Si oui, c'est un bon signe. Les dentistes du Maryland qui soignent leur site Web ont à cœur d'être facilement joignables et de faire une bonne première impression.
• Réservation simple :
  Vous devez pouvoir demander, confirmer ou déplacer un rendez-vous en quelques clics. De nombreux bureaux dans le Maryland utilisent des outils tels que Eaglesoft ou Dentrix pour s'occuper de vos réservations, ce qui permet d'accélérer les choses et de réduire le nombre d'erreurs.

Premier contact et discussion avec vous

• Salutations amicales :
  Une équipe aimable et serviable à l'accueil crée l'ambiance. Les bureaux bien gérés apprennent à leur personnel à prononcer votre nom, à répondre clairement à vos questions et à vous aider à vous enregistrer sans problème.
• Rappels et formulaires :
  Les bons cabinets médicaux envoient des rappels (par SMS ou par courrier électronique) quelques jours ou quelques heures avant votre visite. Ils peuvent vous demander de remplir des formulaires à l'avance sur votre ordinateur ou votre téléphone, afin que vous ne perdiez pas de temps dans la salle d'attente.

Qu'est-ce que vous y gagnez ?

• Moins de confusion
• Moins de créneaux manqués
• Moins de papiers à traiter
• Un début de visite en douceur

Votre visite : Comment les bons bureaux vous font sentir chez vous

Soyons honnêtes : entrer dans un cabinet dentaire peut vous rendre nerveux. Mais ce n'est pas une fatalité ! Voici comment un cabinet dentaire bien géré dans le Maryland peut transformer une visite chez le dentiste en une visite facile et utile.

L'entrée et la salle d'attente

• Convivialité :
  Avez-vous déjà remarqué que certains bureaux sont plus accueillants ? La "règle des 10 pieds" signifie que le personnel doit lever les yeux et vous saluer dès que vous entrez.
• Moins de temps à attendre :
  Personne n'a envie de rester assis indéfiniment. Une planification intelligente et des mises à jour en temps réel - parfois par le biais d'une application ou d'un kiosque - permettent de réduire le temps d'attente. Si les services sont débordés, les bons bureaux vous en informent immédiatement.
• Petits conforts :
  Le Wi-Fi gratuit, l'eau, les magazines, les emplacements pour recharger votre téléphone et les aires de jeux pour les enfants ne sont pas seulement des extras, ils montrent que quelqu'un pense à votre confort.

Le fauteuil dentaire et vos soins

• Parlons clair :
  Les termes dentaires peuvent prêter à confusion. Les cabinets du Maryland qui se soucient de votre expérience apprennent à chacun, de l'hygiéniste au dentiste, à expliquer les choses avec des mots simples et à répondre à vos questions.
• Outils de démonstration :
  Vous verrez peut-être de petites caméras ou des écrans dans le fauteuil. Lorsque le dentiste vous montre une photo de votre carie, vous n'avez pas besoin de le croire sur parole.
• Pas de secrets, pas de surprises :
  Les meilleurs bureaux vous disent toujours ce qu'ils feront et ce que cela coûtera.avant de départ. Vous ne devriez jamais recevoir de facture surprise.

Caisse et argent

• Paiements faciles :
  Le passage à la caisse ne doit pas vous faire transpirer. Ils peuvent vous remettre une facture imprimée ou envoyée par courrier électronique, avec des options de paiement telles que CareCredit (une carte de crédit pour les soins de santé), des espèces ou leur propre plan d'adhésion au cabinet.
• Vos prochaines visites :
  Avant que vous ne partiez, quelqu'un vous demandera si vous souhaitez réserver votre prochain nettoyage ou contrôle. Cela vous permet de rester sur la bonne voie et d'éviter que les petits problèmes ne prennent de l'ampleur.

Certaines parties de ce document ressemblent-elles - ou ne ressemblent-elles pas du tout - à votre dernière visite ? Vous savez maintenant à quoi vous attendre et pourquoi.

Après votre visite : Comment les meilleurs cabinets gardent le sourire

Le temps passé avec votre dentiste ne doit pas s'arrêter au moment où vous sortez. Les meilleurs cabinets du Maryland vous soutiennent, même après votre départ.

Vérifier le retour

• Notes de remerciement :
  Vous recevrez peut-être un courriel ou un texte contenant un simple "Merci d'être venu" - une petite chose, mais qui compte.
• Appels personnels :
  Si vous avez subi une intervention importante, comme l'extraction d'une dent ou la pose d'un implant, il se peut que quelqu'un appelle pour prendre de vos nouvelles le lendemain.

Avis en ligne (et pourquoi ils comptent pour vous)

• Ils vous demandent des commentaires :
  Avez-vous déjà reçu un lien vous demandant de laisser un commentaire ? Ce n'est pas seulement pour leur entreprise - cela aide des gens comme vous à décider où aller.
• Ils répondent :
  Les bureaux qui répondent aux commentaires, bons ou mauvais, montrent qu'ils sont attentifs et qu'ils se soucient de ce que vous pensez.

Garder le contact

• Rappels pour la prochaine fois :
  Vous recevrez un texte, un appel ou un courriel lorsqu'il sera temps de procéder à votre prochain nettoyage ou à votre prochain contrôle. Les cabinets du Maryland qui utilisent de bons systèmes laissent rarement des choses passer entre les mailles du filet.

Règles spéciales du Maryland : Comment l'État veille sur vous

Chaque État a ses propres règles en matière de soins dentaires, et le Maryland n'est pas différent. Voici ce qui compte vraiment (pas de jargon d'avocat, je le promets) :

Suivre les règles

• MSDA et Conseil d'État :
  Les dentistes du Maryland doivent se tenir au courant des règles de l'Association dentaire de l'État du Maryland (MSDA) et du Conseil de l'État. Il s'agit de règles relatives au nettoyage, à la formation du personnel et à l'acquisition de nouvelles compétences.
• HIPAA et protection de la vie privée :
  La loi du Maryland stipule que vos informations doivent rester confidentielles. Les équipes dentaires utilisent des outils sûrs, souvent dans le nuage, pour garder vos informations de santé sous clé.

Différences locales

• Des lieux très fréquentés comme Montgomery et Baltimore :
  Parce qu'il y a plus de dentistes, les cabinets doivent faire plus d'efforts pour attirer les clients. C'est pourquoi vous trouverez plus de technologie, plus d'attention portée aux patients et plus d'attention portée à l'obtention de bonnes critiques.

La technologie en coulisse : Faire fonctionner les cabinets dentaires

Tout comme votre téléphone vous permet de vivre plus facilement, les cabinets dentaires du Maryland utilisent aujourd'hui de nombreux outils numériques pour continuer à fonctionner.

Logiciel de gestion de cabinet (PMS)

Logiciel comme Dentrix, Eaglesoftou Open Dental agit en quelque sorte comme le "cerveau" du bureau - il s'occupe des rendez-vous, des factures, des rappels, des dossiers, etc. Pour vous, cela signifie :

• Enregistrement plus rapide
• Les papiers manquants sont rares
• Des factures simples et claires

Parler aux patients

Des outils comme Tissage ou RevenueWell Les bureaux d'aide vous envoient des textos, des courriels ou même des appels pour vous rappeler vos visites, vous donner des conseils sur les soins à prodiguer et plus encore.

Visites virtuelles

Certains bureaux du Maryland vous offrent désormais la possibilité de les vérifications par vidéo pour des questions ou des vérifications simples. C'est pratique si vous ne pouvez pas vous rendre facilement au bureau.

Questions fréquemment posées sur la gestion d'un cabinet dentaire et votre expérience

Que dois-je faire si j'attends longtemps à chaque visite ?

Parlez poliment à l'accueil. Demandez-leur s'ils peuvent modifier leur emploi du temps ou s'il y a un moment où ils sont moins occupés. Les longues attentes signifient généralement que la direction a besoin d'un coup de pouce, et non pas que quelqu'un s'occupe mal des dents.

Dois-je laisser un commentaire si on me le demande ?

Non, mais c'est normal maintenant ! Les avis sont aussi importants que le bouche-à-oreille. Votre retour d'information équitable aide les autres et permet aux bureaux de rester performants.

Comment puis-je savoir si mes dossiers sont en sécurité ?

Recherchez des éléments tels que des écrans d'enregistrement numériques ou des signes indiquant que l'établissement utilise des technologies modernes. Si vous êtes inquiet, n'hésitez pas à demander. La loi du Maryland stipule que vos informations doivent rester confidentielles.

Pourquoi proposent-ils différents modes de paiement ou un "plan d'adhésion" ?

Les soins dentaires coûtent cher. Le fait de proposer des modes de paiement et des plans d'adhésion permet à tout le monde de bénéficier de soins. Les adhésions ne sont pas des assurances, mais elles offrent souvent des examens et des nettoyages moins chers pour un prix annuel, ce qui est pratique si vous n'avez pas d'assurance dentaire.

Comment changer de dentiste si je ne suis pas satisfait ?

Vos dossiers vous appartiennent. Trouvez un nouveau dentiste, faites-lui savoir que vous voulez vos dossiers et il vous aidera à déménager. Dans les bons cabinets, cette démarche est simple et rapide.

Comment les cabinets dentaires vérifient si vous êtes heureux et en meilleure santé

Vous vous demandez peut-être comment les dentistes savoir Les patients passent-ils une bonne visite ? Voici comment les cabinets dentaires du Maryland vérifient leurs résultats :

Notes axées sur le patient

• Les patients reviennent-ils ?
  Les gens reviennent-ils ou partent-ils ?
• Combien d'absences ?
  Les personnes manquent-elles souvent leur rendez-vous ?
• Le diriez-vous à votre ami ?
  C'est ce qu'on appelle le Net Promoter Score (NPS).
• Les revues se manifestent-elles ?
  Les patients satisfaits se passent-ils le mot en ligne ?

Chiffres sur la santé et l'argent

• Garder les chaises pleines :
  Les rendez-vous ont-ils lieu à l'heure, de sorte que vous n'attendez pas trop longtemps ?
• Factures payées :
  Les factures sont-elles expliquées et payées immédiatement ?
• Un travail efficace :
  L'équipe veille-t-elle à ce que vos soins soient bien prodigués, sans précipitation ?

Exemple simple : Le cabinet dentaire est comme un restaurant

Imaginez un peu : Si vous entrez dans votre restaurant préféré et que personne ne vous salue, que vous attendez longtemps ou que votre plat n'arrive jamais, y retournerez-vous ? Probablement pas. Le repas lui-même est important, mais le service amical et l'ambiance chaleureuse le sont tout autant. Il en va de même pour les soins dentaires. Vos obturations comptent, mais la façon dont vous êtes traité à chaque étape du processus compte aussi.

Points clés et prochaines étapes

Résumons :

• Le fonctionnement d'un bureau conditionne l'ensemble de votre expérience, du début à la fin.
• La technologie, la formation et la gentillesse sont importantes. Même le bureau le plus chic peut encore faire des erreurs si l'équipe n'est pas amicale et organisée.
• Les cabinets dentaires du Maryland doivent respecter des règles strictes pour assurer votre sécurité et le respect de votre vie privée.
• Vous pouvez toujours poser des questions-sur les horaires, les prix ou vos records. Les bonnes équipes s'y attendent.
• Si vous avez l'impression que quelque chose ne va pas, ne vous contentez pas de cela. Il existe des bureaux bienveillants et bien gérés, prêts à vous rendre heureux.

La prochaine fois que vous irez chez le dentiste :
Regardez autour de vous : de l'enregistrement en ligne à l'accueil, en passant par les explications sur l'argent. Si vous n'y comprenez rien, posez des questions ! Ou si vous choisissez un nouveau bureau, utilisez ce guide comme une liste de contrôle pratique pour le Maryland.

N'oubliez pas qu'un sourire sain est le fruit d'un travail d'équipe - le vôtre et celui de votre cabinet dentaire. Lorsque vous savez ce qui se passe, vous vous sentez plus serein et vous êtes plus enclin à vous soumettre à vos examens importants.

Vous cherchez d'autres conseils ou vous avez besoin d'un coup de pouce amical pour votre prochaine visite ? Consultez notre site Web, lisez nos questions et réponses ou prenez contact avec nous pour une discussion rapide. Notre seul objectif est de vous aider à sourire dans le Maryland.

Sources :

• Association dentaire américaine (ADA), www.ada.org
• Association dentaire de l'État du Maryland (MSDA), www.msda.com
• "L'expérience, c'est tout" : Rapport PwC
• Conseils sur les logiciels Enquête auprès des patients
• Bain & Company (créateurs de Net Promoter Score)
• Économie dentaire
• Rapport sur les temps d'attente
• Guides de formation revus par des professionnels dentaires agréés