Acheter du matériel pour les cliniques dentaires : Un guide simple
Table des matières
De quoi s'agit-il ?
Est-ce que vous gérer une clinique dentaire? Vous devez acheter beaucoup de choses. Ce guide vous aidera. Il montre comment obtenir ce dont vous avez besoin à bon prix.
Les cliniques dentaires utilisent jusqu'à 30% de l'argent sur les fournitures. Et 20% est gaspillé! Corrigeons cela.
Comment fonctionne l'achat dans les cliniques dentaires
Étape 1 : Trouver de bons vendeurs
Vous devez trouver des personnes qui vendent des produits dentaires. Cherchez des vendeurs comme Henry Schein et Patterson Dental. Ils doivent suivre FDA et OSHA règles.
Étape 2 : Commande
Lorsque vous commandez des choses :
- Faire une liste
- Vérifier les prix
- Cliquez sur "acheter"
- Ne laissez pas n'importe qui acheter des choses !
Cela permet d'éviter les erreurs. Une clinique a sauvé 76% de temps en utilisant un système informatique pour l'achat.
Étape 3 : Obtenir votre commande
Quand les boîtes arrivent :
- Tout compter
- Assurez-vous qu'il s'agit bien de ce que vous avez demandé
- Vérifier que rien n'est cassé
Étape 4 : Paiement des factures
Payez vos factures à temps. Faites le suivi de vos dépenses.
Gros problèmes lors de l'achat de produits dentaires
Problème 1 : Le personnel achète sans demander
Lorsque le personnel achète des choses sans demander, il gaspille de l'argent. Corrigez cela en :
- Avoir des règles claires
- Établir une liste de vendeurs agréés
- Avoir une personne en charge des achats
Problème 2 : Manque de choses
La pénurie de produits tels que anesthésie est mauvais ! Les patients s'énervent. Corrigez cela en :
- Compter ce que l'on a
- Mise en place d'alertes en cas de baisse des stocks
- Toujours avoir en réserve les articles les plus nécessaires
Problème 3 : Des prix qui changent trop
Les vendeurs peuvent facturer des prix différents à chaque fois. Corrigez ce problème en :
- Vérification des prix auprès de nombreux vendeurs
- Conclure des accords pour des prix fixes
- Rejoindre des groupements d'achat pour obtenir de meilleures conditions
Problème 4 : Enfreindre les règles
Vous devez suivre HIPAA et OSHA règles. Si vous ne le faites pas, vous risquez de payer $15 000 amendes! Corrigez cela en :
- Acheter uniquement auprès de vendeurs de confiance
- Vérifier que tout est conforme aux règles
- Formation du personnel aux règles
Les meilleurs moyens d'acheter des produits dentaires
1. Acheter en groupe
S'associer à d'autres cabinets dentaires pour acheter ensemble. Utilisez des groupes tels que HealthTrust. Vous obtiendrez ainsi de meilleurs prix.
2. Utiliser des programmes informatiques
Utilisez des programmes conçus pour les cabinets dentaires, tels que
- CureMint
- Dentrix
- Open Dental
Ils permettent de suivre ce que vous avez et ce dont vous avez besoin. Un bureau économisé 30+ minutes sur chaque commande en utilisant des ordinateurs !
3. Mettre en place des avertissements "Achetez plus".
Paramétrez votre ordinateur pour qu'il vous prévienne lorsque les stocks sont faibles. Par exemple :
- Lorsque vous n'avez que 2 semaines de EPI gauche
- Lorsque la pâte pour le nettoyage des dents n'est plus que de 5 tubes
- Lorsqu'il ne vous reste plus que 10 miroirs buccaux
4. Former votre équipe
Assurez-vous que tout le monde est au courant :
- Qui peut acheter des choses
- Comment demander de nouvelles fournitures
- L'importance de l'épargne
5. Vérifiez vos vendeurs
Tous les deux ou trois mois, examinez la situation de vos vendeurs :
- Les envois sont-ils faits à temps ?
- La qualité est-elle bonne ?
- Les prix sont-ils équitables ?
Abandonner les mauvais vendeurs et en trouver de nouveaux.
Outils utiles pour l'achat
Voici une liste d'outils qui peuvent vous aider :
| Type d'outil | Ce qu'il fait | Les bons choix |
|---|---|---|
| Outils de comptage | Garde la trace de ce que vous avez | CureMint, Open Dental |
| Chercheurs de vendeurs | Aide à trouver de bons prix | DentalCompare, Zolar |
| Traqueurs d'argent | Montre où va l'argent | Tableau, QuickBooks |
| Vérificateurs de règles | Veille à ce que vous respectiez les lois | Liste FDA, outils HIPAA |
94% de cabinets dentaires affirment que l'utilisation de programmes informatiques pour les achats les aide à mieux suivre les règles.
Les prochaines étapes de l'achat de soins dentaires
De nouvelles choses qui aideront bientôt :
Des ordinateurs intelligents qui prédisent ce dont vous aurez besoin
Les ordinateurs apprendront ce que vous utilisez et le commanderont avant que vous ne l'épuisiez. Il se peut qu'ils voient que vous faites beaucoup de obturations en hiver et commander plus de matériel de remplissage.
De meilleures façons de vérifier l'origine des choses
De nouveaux moyens de s'assurer que les objets que vous achetez sont réels et sûrs. C'est ce qu'on appelle blockchain.
Des produits dentaires respectueux de l'environnement
Plus d'informations biodégradable des choses qui ne nuisent pas à la terre, comme.. :
- Des gobelets qui se désagrègent
- Bavoirs à base de plantes
- Produits de nettoyage sans danger pour l'eau
Questions posées par les gens
Combien dois-je dépenser en fournitures dentaires ?
La plupart des cabinets dentaires dépensent 6-8% d'argent qu'ils dépensent en fournitures. Si vous dépensez plus, cherchez des moyens d'économiser.
Que se passe-t-il si j'achète des choses qui ne respectent pas les règles ?
Vous risquez de payer de lourdes amendes. OSHA peut vous infliger une amende allant jusqu'à $15,000 pour chaque mauvaise action. Les FDA peut vous faire arrêter de travailler.
Dois-je acheter en grandes quantités pour économiser de l'argent ?
Parfois. Pour les produits qui ne se gâtent pas (comme les rouleaux de coton), acheter en grande quantité permet d'économiser de l'argent. Pour les produits qui risquent de se périmer (comme certains médicaments), n'en achetez pas trop.
Comment choisir de bons vendeurs de fournitures dentaires ?
Recherchez des vendeurs qui :
Avoir des prix intéressants
Envoyer rapidement
Bonne qualité
Aide en cas de problème
Connaître travaux de laboratoire dentaire
Achat d'articles dentaires spéciaux
Achat d'implants
Lors de l'achat de implants dentairesVous avez besoin d'articles spéciaux :
- Pièces d'implants de Dentsply Sirona
- Outils spéciaux
- Produits de nettoyage spéciaux
Ils coûtent plus cher, il faut donc faire très attention aux déchets.
Acheter pour les enfants dentistes
Les enfants dentistes ont besoin :
- Outils plus petits
- Autocollants amusants
- Masques spéciaux pour enfants
Acheter pour fabriquer des dents (laboratoires)
Si vous fabriquez des dents dans votre cabinet, vous avez besoin :
- Matériaux spéciaux
- Outils de mise en forme
- Fours pour la cuisson de la céramique
Économiser de l'argent lors de l'achat
Essayez les moyens suivants pour économiser :
- Acheter ensemble: S'associer à d'autres dentistes pour obtenir de meilleurs prix
- Vérifier les nombreux vendeurs: Ne vous contentez pas d'acheter à un seul endroit
- Acheter au bon moment: Certains produits dentaires sont en vente à certaines périodes
- Réparer au lieu de remplacer: Certains outils cassés peuvent être réparés
- Achetez juste ce dont vous avez besoin: N'obtenez pas de fonctions supplémentaires que vous n'utiliserez pas
Un cabinet dentaire sauvé $36,000 par an en changeant leur façon d'acheter !
Garder la trace de ce que vous possédez
Il est important de compter ce que vous avez. Voici comment :
- Tout compter: Dresser une liste de tous les articles dentaires
- Tablettes pour étiquettes: Mettre des noms sur les étagères pour que les choses aillent au bon endroit
- Utiliser les codes-barres: Scannez les objets lorsque vous les utilisez
- Faire le compte des surprises: Compter parfois pour s'assurer que les chiffres sont corrects
- Vérifier les dates limites de consommation: Ne laissez pas les choses vieillir
Que faire lorsque les choses tournent mal ?
Des problèmes surviennent parfois :
Problème : les mauvais articles sont arrivés
- Prendre des photos
- Appeler le vendeur immédiatement
- Demander l'envoi rapide des articles adéquats
- Suivez l'évolution de ce vendeur pour voir si cela se reproduit
Problème : Il n'y a plus rien
- Appelez d'autres cabinets dentaires pour en emprunter
- Voyez si un vendeur peut en apporter aujourd'hui
- Appeler les patients pour déplacer certaines visites si nécessaire
- Élaborer un meilleur plan pour que cela ne se reproduise pas
Problème : les prix ont fortement augmenté
- Demandez au vendeur pourquoi
- Rechercher d'autres vendeurs
- Voyez si vous pouvez utiliser quelque chose de différent
- S'associer à d'autres dentistes pour obtenir de meilleurs prix
Conseils spéciaux d'acheteurs dentaires avisés
Ces conseils proviennent de personnes qui achètent pour de grands groupes dentaires :
- "Achetez des produits de la même marque dans tous vos bureaux afin de pouvoir les déplacer si nécessaire.
- "Faites-vous des amis avec vos vendeurs. Ils pourraient vous parler des ventes à venir".
- "Essayez d'abord de nouvelles choses en petites quantités avant d'en acheter beaucoup.
- "Gardez de l'argent de côté pour pouvoir profiter d'offres exceptionnelles.
- "Utiliser laboratoires dentaires numériques pour certains travaux afin d'économiser sur l'équipement".
Synthèse : Principaux éléments à retenir
L'achat de cliniques dentaires est un travail important. Faites-le bien en :
- Prévoir ce dont vous aurez besoin
- Utiliser les ordinateurs pour aider
- Former votre équipe
- Contrôler le respect des règles
- Chercher des moyens d'économiser de l'argent
Bien acheter, c'est bien :
- Des patients plus heureux (pas d'attente pour les fournitures)
- Plus d'argent économisé
- Moins de stress
- Des soins plus sûrs
Commencez par de petits changements. Essayez une nouvelle idée de ce guide chaque mois. Bientôt, votre cabinet dentaire économisera de l'argent et fonctionnera mieux !
