Przyjazny przewodnik po zarządzaniu praktyką dentystyczną i doświadczeniach pacjentów w Maryland: Co każdy pacjent dentystyczny powinien wiedzieć

Czy zastanawiałeś się kiedyś, co sprawia, że jeden gabinet dentystyczny jest ciepły, przyjazny i łatwy - podczas gdy inny sprawia, że liczysz minuty, jesteś zdezorientowany rachunkami i przysięgasz, że nigdy tam nie wrócisz? Nie jesteś sam. Niezależnie od tego, czy chcesz pozostać przy swoim obecnym dentyście, czy też szukasz nowego w Maryland, możesz być ciekawy, co dzieje się za kulisami. Dlaczego "uczucie" w niektórych gabinetach wydaje się tak różne? W jaki sposób dentyści utrzymują wszystko w ruchu? A co najważniejsze, jak to wszystko wpływa na wizytę jako pacjenta?

To są dobre pytania i mają znaczenie. Jako osoba, której zależy na pomaganiu ludziom w zrozumieniu opieki stomatologicznej, cieszę się, że mogę pokazać Ci, jak dzisiejsze gabinety stomatologiczne pracują, aby Twoja wizyta była lepsza - od pierwszej wizyty do momentu, w którym wychodzisz z jaśniejszym uśmiechem. Postaramy się zachować prostotę, pominąć dentystyczną mowę i przekazać Ci wiedzę, abyś zawsze wiedział, co Cię czeka i jak najlepiej wykorzystać swoją wizytę u dentysty.

The Big Picture: Dlaczego zarządzanie biurem i doświadczenie pacjenta mają znaczenie

Zacznijmy od czegoś jasnego: Każdy wybór dokonany w gabinecie stomatologicznym ma wpływ na Ciebie - nawet jeśli tego nie widzisz. Od tego, kto wita się w recepcji, przez sposób obsługi ubezpieczenia, po to, jak higienistki i dentyści rozmawiają z tobą o twoich zębach - wszystko to jest częścią zarządzanie biurem. Ale oto mały sekret: dobre zarządzanie to nie tylko bycie zorganizowanym. Każdy element dobrego zarządzania biurem prowadzi do poprawy jakości wizyt.

Na przykład:
Czy kiedykolwiek byłeś wściekły z powodu nagłej zmiany terminu spotkania, o której nikt Cię nie poinformował? A może czekałeś wiecznie w zatłoczonej poczekalni i nie miałeś pojęcia, kiedy zostaniesz wezwany? Najprawdopodobniej to właśnie problemy z zarządzaniem wpłynęły na twoje doświadczenie.

Dlaczego to się liczy?

• Doświadczenie pacjenta = pacjenci, którzy wracają:
  Badania pokazują, że ludzie znacznie częściej przestają chodzić do dentysty z powodu złej obsługi (np. długiego oczekiwania i niejasnych rozmów) niż z powodu faktycznych błędów dentystycznych.
• Szczęśliwi pacjenci, szczęśliwy zespół:
  Gabinety z dobrym zarządzaniem zatrzymują pacjentów na dłużej i otrzymują więcej uśmiechów w swoich recenzjach - dzięki czemu praca jest lepsza dla wszystkich.
• Zawsze masz opcje:
  W Maryland masz wybór. Dentyści wiedzą, że muszą zdobyć Twoje zaufanie i Twój biznes.

Konkluzja? Kiedy biura odpowiednio dobierają ludzi, narzędzia i czas, wszyscy wygrywają - zwłaszcza Ty.

Co dzieje się przed wizytą? (Online i osobiście)

Pomyśl o stronie internetowej lub ofercie online swojego dentysty jako o jego "cyfrowych drzwiach wejściowych". To tutaj wszystko się zaczyna - jeszcze zanim podniesiesz słuchawkę telefonu lub klikniesz "Zarezerwuj wizytę". Zobaczmy, co to oznacza dla Ciebie:

Wygląd i rezerwacja online

• Łatwy do znalezienia, łatwy do zarezerwowania:
  Jeśli wyszukujesz "dentysta blisko mnie w Bethesda" lub "dentysta rodzinny Baltimore", czy widzisz przejrzystą, świeżą stronę? Czy jest tam miejsce do rezerwacji online? Jeśli tak, to świetny znak. Dentyści z Maryland, którzy dbają o swoje strony internetowe, dbają o to, by być łatwo dostępnymi i robić dobre pierwsze wrażenie.
• Prosta rezerwacja:
  Powinieneś być w stanie poprosić o spotkanie, potwierdzić je lub przenieść za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Wiele biur w Maryland korzysta z narzędzi takich jak Eaglesoft lub Dentrix aby zająć się rezerwacją, przyspieszając pracę i zmniejszając liczbę błędów.

Pierwszy kontakt i rozmowa z użytkownikiem

• Przyjacielskie pozdrowienia:
  Uprzejmy, pomocny zespół w recepcji tworzy odpowiedni nastrój. Biura z dobrym zarządzaniem uczą pracowników recepcji, jak mówić po imieniu, jasno odpowiadać na pytania i pomagać w bezproblemowym zameldowaniu.
• Przypomnienia i formularze:
  Dobre gabinety wysyłają przypomnienia (SMS-em lub e-mailem) na kilka dni lub godzin przed wizytą. Mogą poprosić o wypełnienie formularzy z wyprzedzeniem na komputerze lub telefonie - aby nie tracić czasu w poczekalni.

Co z tego będziesz miał?

• Mniej zamieszania
• Mniej pominiętych slotów
• Mniej dokumentów do załatwienia
• Płynniejszy początek wizyty

Twoja wizyta: Jak dobre biura sprawiają, że czujesz się jak w domu

Bądźmy szczerzy - wejście do gabinetu stomatologicznego może powodować zdenerwowanie. Ale nie musi tak być! Oto jak dobrze zarządzany gabinet w Maryland może zmienić wizytę u dentysty w łatwą i pomocną wizytę.

Wejście i poczekalnia

• Przyjazne uczucie:
  Czy zauważyłeś kiedyś, że niektóre biura są po prostu bardziej przyjazne? "Zasada 10 stóp" oznacza, że pracownicy powinni podnieść wzrok i przywitać się zaraz po wejściu do biura.
• Mniej czasu oczekiwania:
  Nikt nie chce czekać w nieskończoność. Inteligentne planowanie i aktualizacje w czasie rzeczywistym - czasami za pośrednictwem aplikacji lub kiosku - pomagają skrócić czas oczekiwania. Jeśli coś się opóźnia, dobre biura informują o tym od razu.
• Małe udogodnienia:
  Darmowe Wi-Fi, woda, czasopisma, miejsca do ładowania telefonu i place zabaw dla dzieci to nie tylko dodatki - pokazują, że ktoś myśli o twoim komforcie.

Fotel dentystyczny i opieka nad pacjentem

• Clear Talk:
  Słowa stomatologiczne mogą być mylące. Gabinety w Maryland, które dbają o Twoje doświadczenie, uczą wszystkich - od higienistki po dentystę - wyjaśniać wszystko prostymi słowami i odpowiadać na Twoje pytania.
• Narzędzia typu "pokaż i powiedz":
  Na fotelu mogą znajdować się małe kamery lub ekrany. Kiedy dentysta pokazuje zdjęcie ubytku, nie musisz wierzyć mu na słowo.
• Bez tajemnic, bez niespodzianek:
  Najlepsze biura zawsze mówią, co zrobią i ile to będzie kosztować.przed start. Nigdy nie powinieneś otrzymać rachunku z zaskoczenia.

Kasa i pieniądze

• Łatwe płatności:
  Kasa nie powinna sprawić, że się spocisz. Mogą dać ci wydrukowany lub wysłany e-mailem rachunek z opcjami płatności, takimi jak CareCredit (zdrowotna karta kredytowa), gotówka lub własny plan członkostwa w gabinecie.
• Następne wizyty:
  Przed wyjściem ktoś zapyta, czy chcesz zarezerwować następne czyszczenie lub przegląd. Dzięki temu będziesz na bieżąco i małe problemy nie przerodzą się w duże.

Czy niektóre z tych informacji brzmią tak samo lub zupełnie inaczej jak podczas ostatniej wizyty? Teraz wiesz, czego możesz się spodziewać i dlaczego.

Po wizycie: Jak najlepsze gabinety dbają o uśmiech pacjentów

Czas spędzony z dentystą nie powinien kończyć się po wyjściu z gabinetu. Najlepsze gabinety w Maryland nadal mają Cię na oku, nawet po tym, jak odjedziesz.

Sprawdzanie wstecz

• Notatki z podziękowaniami:
  Możesz otrzymać wiadomość e-mail lub SMS z prostym "Dziękuję za przybycie" - mała rzecz, ale się liczy.
• Połączenia osobiste:
  Jeśli wykonano poważną operację, taką jak wyrwanie zęba lub wszczepienie implantu, ktoś może zadzwonić, aby sprawdzić, co u ciebie następnego dnia.

Recenzje online (i dlaczego się liczą)

• Proszą cię o recenzje:
  Czy kiedykolwiek otrzymałeś link z prośbą o pozostawienie opinii? To nie jest tylko dla ich biznesu - pomaga ludziom takim jak Ty zdecydować, gdzie się udać.
• Odpowiadają:
  Biura, które odpowiadają na recenzje, dobre lub złe, pokazują, że zwracają uwagę i dbają o to, co myślisz.

Utrzymywanie kontaktu

• Przypomnienia na następny raz:
  Otrzymasz wiadomość tekstową, telefoniczną lub e-mail, gdy nadejdzie czas na następne czyszczenie lub kontrolę. Gabinety w Maryland korzystające z dobrych systemów rzadko pozwalają, by cokolwiek umknęło uwadze.

Specjalne zasady stanu Maryland: Jak stan troszczy się o ciebie

Każdy stan ma swoje własne zasady dotyczące opieki dentystycznej - i Maryland nie jest inaczej. Oto, co naprawdę ma znaczenie (bez prawniczej mowy, obiecuję):

Przestrzeganie zasad

• MSDA i zarząd stanowy:
  Dentyści w stanie Maryland muszą być na bieżąco z przepisami Maryland State Dental Association (MSDA) i State Board. Oznacza to zasady czyszczenia, szkolenia personelu i nadążania za nowymi umiejętnościami.
• HIPAA i prywatność:
  Prawo stanu Maryland oznacza, że Twoje dane muszą pozostać prywatne. Zespoły dentystyczne korzystają z bezpiecznych narzędzi, często w chmurze, aby przechowywać informacje zdrowotne pod kluczem.

Różnice lokalne

• Ruchliwe miejsca, takie jak Montgomery i Baltimore:
  Ponieważ wokół jest więcej dentystów, gabinety muszą ciężej pracować na Twój biznes. Dlatego znajdziesz więcej technologii, bardziej skupisz się na pacjentach i zwrócisz większą uwagę na uzyskiwanie dobrych recenzji.

Technika za kulisami: Utrzymanie ciągłości pracy gabinetów dentystycznych

Podobnie jak telefon pomaga w płynniejszym życiu, dzisiejsze gabinety stomatologiczne w Maryland korzystają z wielu narzędzi cyfrowych, aby móc dalej działać.

Oprogramowanie do zarządzania praktyką (PMS)

Oprogramowanie takie jak Dentrix, Eaglesoftlub Open Dental działa jak "mózg" biura - zajmuje się spotkaniami, rachunkami, przypomnieniami, dokumentacją i nie tylko. Dla Ciebie oznacza to:

• Szybsza odprawa
• Brakujące dokumenty są rzadkością
• Proste, przejrzyste rachunki

Rozmowy z pacjentami

Narzędzia takie jak Splot lub RevenueWell pomagają biurom wysyłać SMS-y, e-maile, a nawet dzwonić - przypominając o wizytach, dzieląc się wskazówkami dotyczącymi opieki pooperacyjnej i nie tylko.

Wirtualne wizyty

Niektóre biura w stanie Maryland oferują teraz opcję odprawy wideo w przypadku prostych pytań lub kontroli. Jest to przydatne, jeśli nie możesz łatwo dostać się do biura.

Często zadawane pytania dotyczące zarządzania gabinetem dentystycznym i doświadczenia użytkownika

Co powinienem zrobić, jeśli czekam długo na każdą wizytę?

Odezwij się grzecznie w recepcji. Zapytaj, czy mogą zmienić swój harmonogram - lub czy jest czas, który jest mniej zajęty. Długie oczekiwanie zwykle oznacza, że kierownictwo musi przyspieszyć, a nie, że ktoś źle dba o zęby.

Czy muszę zostawić recenzję, jeśli o to poproszą?

Nie, ale teraz to normalne! Recenzje liczą się tak samo, jak opinie ustne. Uczciwe opinie pomagają innym i pomagają biurom zachować ostrość.

Skąd mam wiedzieć, czy moje dane są bezpieczne?

Szukaj takich rzeczy, jak cyfrowe ekrany odprawy lub oznaki, że korzystają z nowoczesnych technologii. Jeśli masz obawy, po prostu zapytaj. Prawo stanu Maryland stanowi, że muszą oni zachować Twoje dane w tajemnicy.

Dlaczego oferują różne sposoby płatności lub "plan członkostwa"?

Praca dentysty kosztuje. Zapewnienie możliwości wyboru płatności i planów członkostwa pomaga każdemu uzyskać opiekę. Członkostwo nie jest ubezpieczeniem, ale często oferuje tańsze przeglądy i czyszczenie za roczną cenę - przydatne, jeśli nie masz regularnego ubezpieczenia dentystycznego.

Jak zmienić dentystę, jeśli nie jestem zadowolony?

Twoja dokumentacja należy do Ciebie. Znajdź nowego dentystę, poinformuj go, że chcesz mieć swoją dokumentację, a on pomoże Ci zająć się przeprowadzką. Dobre gabinety sprawiają, że jest to szybkie i proste.

Jak gabinety dentystyczne sprawdzają, czy jesteś szczęśliwy i zdrowszy

Można się zastanawiać, jak dentyści wiedzieć ludzie mają dobrą wizytę? Oto jak gabinety stomatologiczne w Maryland sprawdzają, jak sobie radzą:

Wyniki skoncentrowane na pacjencie

• Czy pacjenci powracają?
  Czy ludzie wracają, czy odchodzą?
• Ile nieobecności?
  Czy ludzie często spóźniają się na spotkania?
• Czy powiedziałbyś o tym swojemu przyjacielowi?
  Nazywa się to Net Promoter Score lub NPS.
• Czy pojawiają się recenzje?
  Czy zadowoleni pacjenci rozpowszechniają informacje online?

Liczby dotyczące zdrowia i pieniędzy

• Utrzymywanie pełnych krzeseł:
  Czy spotkania odbywają się punktualnie, więc nie czekasz zbyt długo?
• Opłacone rachunki:
  Czy rachunki są wyjaśniane i płacone od razu?
• Wydajna praca:
  Czy zespół dobrze sprawuje opiekę nad pacjentem, nikogo nie poganiając?

Prosty przykład: Gabinet dentystyczny jest jak restauracja

Wyobraź to sobie: Jeśli wchodzisz do swojej ulubionej knajpki i nikt się nie wita, czekasz długo lub jedzenie nigdy nie przychodzi - czy wróciłbyś? Prawdopodobnie nie. Sam posiłek ma znaczenie, ale przyjazna obsługa i przytulne miejsce również. Opieka dentystyczna jest taka sama. Wypełnienia się liczą, ale liczy się również to, jak jesteś traktowany na każdym kroku.

Kluczowe punkty i kolejne kroki

Podsumujmy to wszystko:

• Sposób prowadzenia biura kształtuje całe doświadczenie - od początku do końca.
• Technologia, szkolenie i życzliwość mają znaczenie. Nawet najbardziej wyszukane biuro może nadal szwankować, jeśli zespół nie jest przyjazny i zorganizowany.
• Gabinety dentystyczne w stanie Maryland muszą przestrzegać surowych zasad dotyczących bezpieczeństwa i prywatności użytkowników.
• Zawsze możesz zadawać pytania-o czasach, cenach czy rekordach. Dobre zespoły tego oczekują.
• Jeśli coś jest nie tak, nie zadowalaj się tym. Istnieją troskliwe, dobrze zarządzane biura gotowe, aby cię uszczęśliwić.

Następnym razem, gdy pójdziesz do dentysty:
Rozejrzyj się - od odprawy online, przez powitanie, po sposób wyjaśniania kwestii związanych z pieniędzmi. Jeśli masz wątpliwości, zapytaj! A jeśli wybierasz nowe biuro, skorzystaj z tego przewodnika jako przydatnej listy kontrolnej dla Maryland.

Pamiętaj, że zdrowy uśmiech to wysiłek zespołowy - Twój i Twojego gabinetu stomatologicznego. Kiedy wiesz, co się dzieje, czujesz się spokojny i bardziej prawdopodobne jest, że dotrzymasz terminów ważnych wizyt kontrolnych.

Szukasz więcej wskazówek lub potrzebujesz przyjaznej zachęty do następnej wizyty? Sprawdź naszą stronę internetową, przeczytaj nasze pytania i odpowiedzi lub skontaktuj się z nami na krótką rozmowę - naszym jedynym zadaniem jest pomóc Ci uśmiechnąć się w Maryland.

Źródła:

• Amerykańskie Stowarzyszenie Stomatologiczne (ADA), www.ada.org
• Maryland State Dental Association (MSDA), www.msda.com
• "Doświadczenie jest wszystkim": Raport PwC
• Ankieta dla pacjentów dotycząca oprogramowania
• Bain & Company (twórcy Net Promoter Score)
• Ekonomia stomatologiczna
• Vitals "Raport o czasie oczekiwania"
• Przewodniki szkoleniowe recenzowane przez licencjonowanych profesjonalistów dentystycznych