Wydajność jest sekretem udanej i szczęśliwej praktyki ortodontycznej

Równoważenie intensywnej pracy w gabinecie ortodontycznym z czerpaniem z niej przyjemności może przypominać próbę włożenia kwadratowego kołka w okrągły otwór. Może pomyślałeś, "Dlaczego zawsze skaczę od jednego pożaru do drugiego, zakopany w papierkowej robocie i widząc długą kolejkę pacjentów? Musi być lepszy sposób!" Cóż, zdecydowanie nie jesteś sam. Ortodonci na całym świecie szukają tego szczęśliwego środka - gdzie Twoja firma się rozwija, Twoi pacjenci Cię kochają, a Ty nadal jesteś w domu na kolację.

Jeśli zadajesz sobie pytanie:
"Jak mogę sprawić, by mój gabinet ortodontyczny działał lepiej i czuł się przy tym szczęśliwszy?".
Ten artykuł jest dla Ciebie.

Zastanówmy się, co tak naprawdę oznacza wydajność w gabinecie ortodontycznym, dlaczego ma ona znaczenie nie tylko dla Twojego konta bankowego i, co najważniejsze, w jaki sposób możesz wprowadzić realne, długoterminowe zmiany już teraz.

Dlaczego wydajność ma znaczenie w ortodoncji?

Wyobraź sobie, że prowadzisz szybki samochód, ale opony są przebite, a silnik kaszle. Może i wygląda świetnie, ale nigdzie nie pojedziesz.
Tak właśnie wygląda prowadzenie gabinetu przy użyciu starych metod, spowolnień i ciągłego stresu. Nie ma znaczenia, jak dobrym jesteś ortodontą, jeśli powstrzymuje Cię codzienna rutyna.

Wydajność nie polega tylko na szybkim działaniu lub chodzeniu na skróty.
Oznacza to zapewnienie najlepszej opieki pacjentom, dobre wykorzystanie czasu, szczęśliwe miejsce pracy i obserwowanie rozwoju firmy - nawet jeśli nie pracujesz do późna w nocy.

Co zyskujesz

Bycie wydajnym może:

• Zwiększ swoje zyski (poprzez zmniejszenie ilości odpadów)
• Pozwala przyjmować więcej pacjentów, ale czuć się mniej poganianym
• Podniesienie ducha zespołu - i powstrzymanie dobrych pracowników przed odejściem
• Ograniczenie kosztownych nieobecności i późnych odwołań.
• Zdobądź lepszych, bardziej lojalnych pacjentów (pomyśl o pięciogwiazdkowych recenzjach!).

Ale najlepsza część nie dotyczy pieniędzy. Chodzi o to, by znów polubić swój dzień pracy i swoją pracę.

Źródła:

• Amerykańskie Stowarzyszenie Ortodontów (AAO)
• Zasoby ADA dotyczące zarządzania praktyką

O co tak naprawdę toczy się gra? Nauka o wydajności biura

Nie komplikujmy sprawy.
Dlaczego bycie bardziej wydajnym robi różnicę?

"Efekt domina" w ortodoncji

Pomyśl o wydajności jak o ustawianiu linii domina. Napraw jedną rzecz, a następna będzie lepsza i tak dalej:

• Szybszy przepływ pacjentów oznacza mniej czekania.
• Oderwanie się od papierkowej roboty oznacza więcej czasu na opiekę nad pacjentem.
• Szczęśliwy zespół popełnia mniej błędów - a ludzie zostają.
• Mniej bałaganu oznacza lepsze wyniki, więcej szeptanych opinii i lepszą reputację.

Kilka krótkich faktów z ostatnich badań:

Konkluzja: Nawet niewielkie zmiany mogą sprawić, że ogromny różnica w dniu pracy i dochodach.

Krok 1: Wygładzenie tego, co dzieje się w klinice

Zacznijmy od tego, co się dzieje w krzesło, każdego dnia.

Przyspieszenie przepływu pacjentów i podstawy obsługi przy fotelu

Czy to brzmi znajomo?
Masz opóźnienia, ktoś czeka, asystenci szukają narzędzi, a właśnie pojawił się kolejny nowy pacjent. Ugh.

• Dzień przed każdą wizytą: Przejrzyj każdy wykres z wyprzedzeniem. Czy wszystko jest gotowe (wrażenia, plan finansowy, podpisane formularze)?
• Podczas leczenia: Za każdym razem ustawiaj tacki kliniczne w ten sam sposób. Używaj list kontrolnych do wszystkiego - aparatów ortodontycznych, alignerów, retainerów.
• Po każdej wizycie: Naucz asystentów, jak wydawać instrukcje dotyczące opieki domowej i radzić sobie z łatwymi pytaniami, abyś mógł pozostać w ruchu.

Pomyśl o NASCAR:
Załoga pit stopu dokładnie wie, co robić, dzięki czemu samochód wyścigowy (twój trening) jest w ruchu.

Korzystanie z narzędzi i technologii cyfrowych

Lepkie wrażenia i stosy wykresów to już przeszłość.

• Skanery wewnątrzustne (jak iTero lub Trios): Szybsze skanowanie, mniej poprawek, przesyłanie bezpośrednio do oprogramowania.
• Drukarki 3D: Wykonuj modele i alignery we własnym gabinecie, oszczędzając czas i pieniądze.
• Oprogramowanie biurowe: Rezerwacja w czasie rzeczywistym, cyfrowe wykresy, automatyczne przypomnienia i łatwe sprawdzanie ubezpieczenia (sprawdź Ortho2 lub Cloud9).

Wypłata?
Skany cyfrowe mogą zaoszczędzić 5-10 minut dla każdego pacjentaZapisy cyfrowe są znacznie mniej podatne na pomieszanie.

Zapasy i materiały eksploatacyjne: Zachowaj prostotę

Czy kiedykolwiek zamawiałeś materiały, które już masz?
Cyfrowe listy zaopatrzenia pozwalają ustawić najniższy punkt i otrzymywać ping, gdy trzeba złożyć zamówienie. Koniec z wyczerpywaniem się zapasów lub gromadzeniem starych pudełek.

Wskazówka: Niech jeden pracownik będzie "szefem zaopatrzenia". Mniej bałaganu, mniej odpadów, więcej pieniędzy.

Krok 2: Stać się lepszym w sprawach biurowych i administracyjnych

Większość bólów głowy w gabinecie pochodzi z recepcji, a nie z fotela dentystycznego.

Rezerwacja online i przypomnienia

Czy w Twoim kalendarzu panuje bałagan?
Spróbuj przejść do trybu online - to prawdziwa oszczędność czasu.

• Rezerwacja online: Pacjenci sami wybierają godziny wizyt. Koniec z niekończącymi się telefonami.
• Automatyczne przypomnienia: SMS-y, e-maile i monity z aplikacji znacznie ograniczają liczbę nieobecności.
• Lista anulowań: Szybko wypełniaj luki w ostatniej chwili.

Dodatkowa premia: Teraz recepcja może pracować nad większymi zadaniami, a nie tylko przenosić spotkania.

Łatwe wdrażanie i rozmowa z pacjentami

Nikt nie lubi stosów formularzy lub nieodebranych wiadomości.

• Formularze cyfrowe: Niech ludzie wypełniają informacje w domu. Jest to szybsze, dokładniejsze i zapewnia prywatność.
• Portal pacjenta: Bezpieczne wiadomości, prośby o spotkanie, wyniki, a nawet wirtualne meldunki.

Proste słowa załatwiają sprawę.
Wskazówki dotyczące rozliczeń, leczenia i kolejnych kroków powinny być jasne.

Fakturowanie, uzyskiwanie płatności i radzenie sobie z ubezpieczeniem

Nie pozwól, aby pomyłki w płatnościach lub ubezpieczenie Cię spowolniły.

• Pozwól oprogramowaniu się tym zająć: Wysyłaj wnioski partiami. Niech system wyłapie brakujące rzeczy.
• Informuj pracowników na bieżąco: Upewnij się, że Twój zespół zna najnowsze zasady ubezpieczeń.
• Mów otwarcie o pieniądzach: Podawaj jasne ceny, oferuj plany płatności i nie zaskakuj rachunkami.

Wynik?
Spędzasz mniej czasu na rozmowach telefonicznych, a więcej z pacjentami.

Krok 3: Budowanie świetnego, pracowitego zespołu

Twoi pracownicy są twoją supermocą - dzięki nim wszystko działa dobrze.

Jasne oferty pracy i ciągłe szkolenia

• Ustaw wyraźne role: Każdy powinien wiedzieć, na czym polega jego praca.
• Nie przestawaj się uczyć: Często szkol swoich pracowników i pozwól im uczyć się nawzajem swoich zadań.
• Regularnie się melduj: Korzystaj z przeglądów wyników, aby utrzymać wszystkich na dobrej drodze.

Inteligentne delegowanie i proste procedury

Nie próbuj robić wszystkiego sam.
Przekazuj zadania, gdzie tylko możesz. Używaj prostych zasad biurowych (SOP), aby wszystko nadal działało, gdy ktoś jest chory.

Używaj swoich narzędzi:
Oprogramowanie może na przykład przypominać o ubezpieczeniu lub o tym, kiedy pacjenci potrzebują kontroli.

Kultura zespołu: Zachowaj pozytywne nastawienie

Jeśli chcesz, aby Twój zespół pozostał i dbał o niego tak samo jak Ty, spróbuj tego:

• Otwarte rozmowy: Cotygodniowe spotkania, słoiki z sugestiami lub darmowa poranna kawa, aby po prostu porozmawiać.
• Przybij piątkę: Zawsze świętuj zwycięstwa - małe i duże.
• Motywować: Przypomnij wszystkim, dlaczego wydajność ma znaczenie dla opieki nad pacjentem.

Krok 4: Sprawianie, by pacjenci czuli się niesamowicie

Wiesz już o tym - zadowoleni pacjenci to Twoja najlepsza reklama. Ale to, jak sprawnie działa twoje biuro, kształtuje każdy etap ich wizyty.

Płynna jazda od początku do końca

• Pierwszy kontakt: Szybkie, przyjazne odpowiedzi przez telefon lub internet.
• Przy zameldowaniu: Proste formularze cyfrowe, ciepłe powitanie, jasne informacje o tym, co dalej.
• Podczas wizyt: Łatwe planowanie, jasne komunikaty, proste wskazówki dotyczące opieki domowej.
• Później: Przypomnienia o terminach, wiadomości tekstowe z odprawą i szybkie poprawki, jeśli coś pójdzie nie tak.

Spersonalizowanie komunikacji

Dzisiejsze oprogramowanie umożliwia wysyłanie wiadomości meldunkowych, życzeń urodzinowych, wiadomości uzupełniających i nie tylko. Wykonane prawidłowo, nigdy nie wydaje się zimne.

Kiedy pacjenci czują, że ci zależy, są bardziej skłonni do ukończenia leczenia, powiedzenia o tym znajomym i pozostawienia entuzjastycznych recenzji.

Uzyskiwanie i wykorzystywanie opinii pacjentów

Po każdej kluczowej wizycie wyślij szybką, prostą ankietę.
Poproś o recenzje w Google, na Facebooku i na swojej stronie internetowej.

Po co się męczyć?
Pomaga to dostrzec możliwości poprawy, a świeże recenzje przyciągają nowe twarze.

Jak sprawdzić, czy to działa? (Proste liczby do śledzenia)

Nie można poprawić tego, czego się nie śledzi.
Oto, co powinieneś obejrzeć:

Liczby pieniędzy

• Wykonana praca ogółem
• Zebrane pieniądze
• Ile wydajesz na utrzymanie otwartych drzwi?
• Co można zabrać do domu

Numery biurowe

• Wizyty nowych pacjentów miesięcznie
• Ile osób zgadza się na leczenie
• Średni czas spędzony na krześle
• Niepojawienie się/odwołanie

Liczby osób

• Jak szczęśliwi są Twoi pacjenci?
• Ilu pracowników pozostaje w firmie?
• Jak zaangażowany jest twój zespół?

Jak wypada porównanie

Sprawdź, jak wypadasz na tle innych (zapytaj swojego księgowego, skorzystaj z Gaidge lub dołącz do grupy).
Jeśli jesteś w tyle w którymś miejscu, zacznij od niego.

Odnaleźć prawdziwe szczęście: To coś więcej niż tylko liczby

Szczęśliwi pacjenci i ładne arkusze kalkulacyjne nadal wydają się puste, jeśli jesteś zmęczony.

Praca-życie: Dopasowanie wszystkiego

Jak wygląda szczęście dla ty?
Dla wielu ortodontów oznacza to:

• Pomaganie ludziom bez poczucia szaleństwa i pośpiechu
• Wyjazd na prawdziwe wakacje lub czas z rodziną i świadomość, że biuro się nie rozpadnie.
• Uczenie się nowych rzeczy lub odwdzięczanie się

Wyznacz granice.
Porzuć niektóre obowiązki. Poświęć czas na myślenie o wielkich celach. Zarezerwuj "czas dla siebie" jak każde inne spotkanie.

Sensowna praktyka

Sukces to nie tylko dolary; to także miłość do swojej pracy i dokonywanie zmian.
Rozmawiaj w szkole, wspieraj zespół lub zostań wolontariuszem.
Połącz wartości swojego biura - uczciwość, wspaniałą opiekę, jakość - z tym, co robisz każdego dnia.

To rodzaj "wydajności", która przynosi radość, dumę i powód do dumy.

Kto wygrywa, gdy stajesz się bardziej wydajny?

Bądźmy szczerzy.każdy nie.

Ty:

• Zarabiaj więcej, stresuj się mniej
• Czas na rodzinę, hobby i naukę nowych rzeczy.
• Czuję się o wiele mniej wypalony

Twój zespół:

• Zyskuje spokojne, troskliwe biuro
• Rozwija się w swojej pracy
• Troszczy się o misję Twojej firmy

Pacjenci:

• Szybsze i łatwiejsze zakończenie opieki z lepszymi wynikami
• Bardziej przyjazna obsługa
• Chęć opowiedzenia o sobie innym

Twoja okolica:

• Otrzymuje świetną, uczciwą opiekę
• Pozytywny lokalny akcent

Proste wnioski i co robić dalej

Zbyt zajęty, by to wszystko przeczytać? Oto, co jest ważne:

• Wydajność nie polega na pośpiechu-Chodzi o to, aby zrobić więcej, przy mniejszym wysiłku.
• Zacznij od małego-Może to być forma cyfrowa lub bardziej przejrzysty krok w procesie.
• Używaj technologii, gdy ma to sens (pomyśl o cyfrowych wrażeniach i przypomnieniach).
• Trenuj i ufaj swojemu zespołowi-dać im prawdziwą odpowiedzialność.
• Mów prosto i często-ze swoim zespołem oraz pacjentów.
• Obserwuj swoje liczby-mówią prawdę.
• Zadbaj o siebie-Twoje biuro jest dla Ciebie, a nie odwrotnie.

Co robić dalej:

1. Wybierz jedną rzecz do poprawy: Nie zmieniaj wszystkiego od razu. Może wypróbuj cyfrowe planowanie lub przeszkol swój zespół.
2. Porozmawiaj ze swoim zespołem: Zapytaj, gdzie sytuacja zwalnia. Oni wiedzą lepiej niż ktokolwiek inny.
3. Wypróbuj coś nowego: Zmień tylko jeden stary nawyk, taki jak korzystanie z cyfrowych przypomnień lub formularzy online.
4. Sprawdź swoje postępy w ciągu miesiąca: Sprawdź, czy działa. Jeśli nie, zmień je.
5. Świętuj każde zwycięstwo: Nawet małe kroki naprzód są warte dopingu.

I nie zapominaj, że istnieje pomoc. Znajdź konsultanta praktyki, dołącz do AAO lub uzyskaj porady od innych ortodontów, którzy już to zrobili.

Najczęstsze pytania dotyczące sprawnego prowadzenia biura

P: Czy zwiększenie wydajności mojego biura sprawi, że będzie ono zimne?

A: Wcale nie. W rzeczywistości lepsze systemy dają więcej czasu i energii na skupienie się na pacjentach - a nie mniej.

P: Jakie jedno ulepszenie techniczne robi największą różnicę?

A: Najczęściej skanowanie cyfrowe i naprawdę dobre oprogramowanie biurowe zapewniają najlepszy zwrot z inwestycji.

P: Czy wydajność oznacza redukcję personelu?

A: Nie! Chodzi o lepsze wykorzystanie zespołu, a nie jego przepracowanie. Dobre systemy pomagają wszystkim odnieść sukces.

P: Jak mogę zaangażować moich pracowników?

A: Niech od samego początku będą częścią zmian. Poproś o opinie, wyjaśnij "dlaczego" i pozwól im pomóc zdecydować, co działa.

P: Skąd mam wiedzieć, czy czuję się lepiej?

A: Obserwuj swoje główne liczby - brak wizyt, opinie pacjentów i to, co pozostaje po rachunkach. Jeśli są one wyższe, jesteś na dobrej drodze.

Przemyślenia końcowe: Wydajność jako najlepsza droga do sukcesu i szczęścia

W gruncie rzeczy wydajność to nie roboty czy bycie zimnym.
Chodzi o to, aby prawdziwe dni były łatwiejsze, cieszyć się swoją pracą i dawać pacjentom coś, z czego mogą się uśmiechnąć.

Gotowy, aby Twój gabinet ortodontyczny był bardziej wydajny, skuteczny i przyjemny?
Zacznij od jednej zmiany i trzymaj się jej. Twoje przyszłe ja, Twoi pracownicy, Twoi pacjenci i Twoi bliscy będą zadowoleni, że to zrobiłeś.

Przegląd medyczny przeprowadzony przez dr Jane Doe, DMD, certyfikowanego ortodontę.
Referencje: American Dental Association, American Association of Orthodontists, Gaidge Dental Analytics, Ortho2, Cloud9 Software.

Nadal potrzebujesz pomocy?

Skontaktuj się z konsultantem stomatologicznym, porozmawiaj z innymi ortodontami lub skontaktuj się z lokalną grupą stomatologiczną.
Wspaniały, opiekuńczy i przyjemny Ortodoncja jest możliwa - krok po kroku.