Boost Your Dental Practice: Niezbędny przewodnik po skutecznych spotkaniach zespołu

Przez doświadczonego kierownika gabinetu stomatologicznego, który odkrył (czasem w trudny, a czasem w zabawny sposób), że dobre spotkania są naprawdę sekretnym sosem do szczęśliwego, sprawnie działającego gabinetu.

Wprowadzenie: Niedoceniany bohater sukcesu praktyki stomatologicznej

Gdybyś powiedział mi lata temu, że spotkania - a nie moje umiejętności dentystyczne, wiedza marketingowa, czy nawet mój nowy, wymyślny skaner - będą prawdziwym kręgosłupem naszej praktyki, nie uwierzyłbym ci. Dla mnie spotkania po prostu przeszkadzały w "prawdziwej pracy". Ale szybko zauważyłem, że gdy nasze spotkania zmieniły się z nudnych i bezcelowych na pomocne i skoncentrowane, wszystko inne stało się lepsze. Więcej rozmawialiśmy, lepiej współpracowaliśmy, pacjenci to zauważyli, a nasze zyski również wzrosły.

Usiądź wygodnie. Chcę ci pokazać, jak zmieniłem nasze spotkania z pochłaniających energię pożeraczy czasu w coś, na co mój zespół naprawdę czeka. Przygotuj się na kilka lekcji, których się nauczyłem, kilka błędów, które popełniłem i kilka wskazówek, które utknęły - abyś mógł wzmocnić swój gabinet dentystyczny, jedno spotkanie na raz.

Dlaczego dobre spotkania zespołu mają tak duże znaczenie w stomatologii?

Bądźmy szczerzy - prowadzenie praktyki stomatologicznej przypomina zarządzanie żywą, oddychającą maszyną z wieloma ruchomymi częściami. Jeśli te części przestają ze sobą rozmawiać, sprawy stają się wyboiste. Oto, co odkryłem po kilku trudnych latach: właściwe spotkania zespołu działają jak silnik, który utrzymuje wszystko w ruchu, utrzymuje zespół podekscytowany i sprawia, że pacjenci wracają.

Lepsza komunikacja i praca zespołowa

Kiedy zaczynałem, recepcja i zespół dentystyczny prawie ze sobą nie rozmawiali. Nasze harmonogramy kolidowały ze sobą, szczegóły się mieszały, a przekazywanie pacjentów było niezręczne. To był bałagan. Ale kiedy zaczęliśmy odbywać regularne spotkania, te mury zniknęły. Nagle moja higienistka mogła zadawać pytania harmonogramowi, asystenci mogli informować zespół frontowy o pacjentach i wszyscy wiedzieli, co się wydarzy. W końcu znaleźliśmy się na tej samej stronie.

Większa wydajność i realizacja zadań

Nikt nie chce tracić czasu ani biegać jak szalony. Kiedy wprowadziliśmy codzienne narady, małe wpadki - takie jak zaginiona walizka laboratoryjna lub alergia w ostatniej chwili - zostały zauważone wcześnie, a nie wtedy, gdy wybuchły. Zaczęliśmy pracować razem jak zespół taneczny. Nie ma już przestojów, wszystko idzie gładko.

Szczęśliwsi pacjenci

Największa niespodzianka? Pacjenci to zauważyli. Przekazanie poszło gładko. Słyszałem takie rzeczy jak: "Wszyscy tutaj są tacy zorganizowani!". Nasze recenzje w Google poszybowały w górę. Dlaczego? Ponieważ rozwiązywaliśmy problemy, zanim się zaczęły. Jeśli pacjent powiedział, że coś poszło nie tak, rozmawialiśmy o tym na następnym spotkaniu, a następnie wprowadzaliśmy zmiany.

Wyższy duch zespołowy i ludzie pozostający w zespole

Utrata dobrych członków zespołu jest trudna, a zatrudnianie nowych jest kosztowne. Kiedyś ciągle traciłem ludzi. Potem, gdy zacząłem prowadzić spotkania, na których każdy mógł się podzielić i zostać wysłuchanym, ludzie chcieli zostać. Mówienie wszystkiego najlepszego z okazji urodzin, kibicowanie zwycięstwom i wspólne radzenie sobie z trudnymi sprawami sprawiało, że każdy czuł się ważny.

Rozwiązywanie problemów i wypróbowywanie nowych pomysłów

Kiedy ukrywasz problemy, sprawy tylko się pogarszają. Nasze spotkania dały ludziom przestrzeń do dzielenia się problemami, wymyślania rozwiązań i ich realizacji. W końcu rozwiązaliśmy problemy z rozliczeniami, stworzyliśmy lepszy sposób oddzwaniania do pacjentów i wspólnie przeredagowaliśmy nasze zasady bezpieczeństwa. Wszystko to dzięki szczerym rozmowom przy stole.

Dążenie do celów (i faktyczne ich osiąganie)

Kiedyś cele wydawały się życzeniami. Kiedy wspólnie przyjrzeliśmy się liczbom, takim jak wyniki zadowolonych pacjentów i liczba osób, które zgodziły się na leczenie, te życzenia zmieniły się w prawdziwe cele. Każdy widział, co może zrobić, aby pomóc, od biurka po fotel dentystyczny.

Różne rodzaje spotkań zespołu dentystycznego (i kiedy z nich korzystać)

Nie każde spotkanie jest takie samo. Każde ma znaczenie na swój własny sposób. Oto, co sprawdziło się w moim przypadku - i jak możesz z nich skorzystać.

Daily Huddle: Szybki, skoncentrowany i zabawny

Ta 10-15 minutowa poranna odprawa jest moim ulubionym sposobem. Wszyscy wstajemy, rozmowa jest krótka, a porządek dnia pozostaje taki sam: Co dzisiaj? Jakieś niespodzianki, sprawy na ostatnią chwilę lub szczególne sytuacje? Zawsze zaczynam od "wygranej" z poprzedniego dnia. Te małe spotkania utrzymują nas na dobrej drodze do udanego dnia.

Wskazówka: Bądź konsekwentny. Używamy krótkiej listy - kto jest nieobecny, wszelkie brakujące badania laboratoryjne, wyróżnij wszystkich pacjentów, u których dzieje się coś specjalnego. Nikt nie wychodzi zdezorientowany.

Cotygodniowe lub cotygodniowe spotkanie zespołu: Głębsze zanurzenie

Potraktujmy je jako spotkania "stanu biura". Siadamy na około godzinę (nigdy nie dłużej niż 90 minut), omawiamy, co działa, a co nie, patrzymy na liczby, budujemy zespół i robimy burzę mózgów. Czasami odbywa się szkolenie z czegoś nowego: może z obsługi klienta, może z oprogramowania.

Pro-Tip: Zawsze najpierw wysyłaj agendę. Pytam mój zespół o to, co chcą przedyskutować - dzięki temu wszyscy są zaangażowani, a mniej "Hej, dlaczego o tym nie wiedziałem?".

Comiesięczne lub kwartalne spotkania menedżerów: Planowanie całościowe

Tutaj zakładam mój kapelusz szefa. Siadam z kierownikiem biura i liderami zespołów, aby przyjrzeć się finansom, marketingowi i planom długoterminowym. Sprawdzamy, jak dobrze pacjenci się trzymają, rozmawiamy o rozwoju personelu i sprawdzamy, czy nasza ostatnia lista "mocnych i słabych stron" uległa zmianie. Jest to nieco bardziej formalne, ale utrzymuje nas na dobrej drodze i pozwala marzyć o czymś więcej.

Dodatkowe spotkania dotyczące specjalnych problemów

Czasami coś się wydarza - może zmienia się prawo, pojawia się nagły wypadek lub szybko potrzebujemy pomysłów na polecenie. Te spotkania są krótkie, skoncentrowane i zawsze mają cel: rozwiązać problem i podzielić się kolejnymi krokami.

Jak prowadzić spotkania zespołu, które faktycznie pomagają?

Co sprawiło, że moje spotkania stały się nudne? Trochę przygotowań, pewna struktura i solidne działania następcze. Oto jak bym to zrobił, gdybym zaczynał od nowa.

Przed spotkaniem: Przygotuj się

Mieć prawdziwy cel i zadania

Nie zwołuję spotkania nie wiedząc dlaczego jesteśmy na miejscu. Czy to tylko codzienna odprawa, czy musimy coś rozwiązać? Umieszczam powód w każdym zaproszeniu do kalendarza. Koniec ze spotkaniami typu "bo zawsze tak robimy".

Wczesne udostępnianie agendy

Ludzie lubią się przygotowywać i pracują lepiej, gdy wiedzą, co ich czeka. Wysłałem agendę co najmniej dzień wcześniej (i czasami prosiłem o dodatkowe tematy). To eliminuje poboczne rozmowy i stratę czasu.

Przynieś wszystkie potrzebne informacje

Nic nie przerywa spotkania szybciej niż szukanie danych z ostatniego miesiąca lub opinii pacjentów. Przynoszę raporty lub przygotowuję pulpit nawigacyjny przed rozpoczęciem spotkania.

Podczas spotkania: Nie zatrzymuj się

Wybierz osobę, która poprowadzi spotkanie i będzie obserwować zegar

Kiedyś na naszych spotkaniach panował bałagan. Kilka osób mówiło za dużo. Zbaczaliśmy z tematu. Dlatego teraz proszę jedną osobę, by pilnowała czasu, a drugą, by prowadziła sprawy, gdybym musiał odskoczyć. W ten sposób wszyscy są sprawiedliwi.

Zaangażuj wszystkich

Cisi członkowie zespołu czasami mają najlepsze pomysły. Zwracam się do ludzi po imieniu, zadaję otwarte pytania i ustalam pewne zasady, aby nikt nie został pominięty.

Unikanie zbaczania z trasy

Ludzie uwielbiają poruszać stare tematy, których nie ma w porządku obrad. Prowadzę listę "porozmawiajmy o tym później", aby wyłapać przypadkowe tematy - dzięki czemu nie tracimy czasu.

Rozwiązuj problemy, a nie tylko je wymieniaj

Każdy może narzekać. Rozwiązanie wymaga odwagi. Każdy temat kończymy pytaniem "Co z tym zrobimy?" i zapisujemy kto, co i kiedy zrobi.

Zachowaj pozytywne nastawienie

Nikt nie lubi wytykania palcami. Skupiamy się na naprawianiu systemów, a nie obwinianiu ludzi. Jeśli sytuacja staje się napięta, zatrzymuję się i przypominam wszystkim, że jesteśmy tutaj dla lepszej opieki i szczęśliwszego personelu.

Po spotkaniu: Niech się trzyma

Wysyłanie prostych notatek ze spotkań

Wysyłam kilka wypunktowanych informacji z decyzjami, kolejnymi krokami i tym, kto co robi. Robię to tego samego dnia, zanim ktokolwiek zapomni.

Sprawdź, czy wszystko zostało zrobione

Na następnym spotkaniu przeglądamy naszą listę rzeczy do zrobienia. Czy naprawiliśmy podwójne rezerwacje? Czy nowy skrypt powstrzymuje nieobecności? Jeśli nie, wprowadzamy poprawki i próbujemy ponownie.

Prośba o informację zwrotną

Czasami wysyłam szybką ankietę (często anonimową) i pytam, czy spotkania nadal pomagają. Szczera informacja zwrotna utrzymuje nas w świeżości i pozwala mi się dostosować.

Najczęstsze błędy podczas spotkań i jak ich unikać

Nawet najlepsze plany mogą pójść na bok, jeśli nie będziesz ostrożny. Popełniłem tu każdy błąd - może teraz ty nie będziesz musiał.

• Brak programu lub punktu: Ludzie rezygnują lub po prostu nie przychodzą.
• Spotkania trwają zbyt długo: Ustaw minutnik i zakończ spotkanie. Przeciąganie spotkań doprowadza ludzi do szału.
• Te same głosy zawsze mówią: Zamieniajcie się prowadzącymi i pytajcie spokojnych ludzi o ich przemyślenia.
• Brak decyzji i zadań do wykonania: Mówienie jest tanie. Jeśli nie podejmiesz dalszych działań, nic się nie zmieni.
• Obwinianie i negatywność: Napraw proces, a nie osobę.
• Zbyt wiele (lub bezużytecznych) spotkań: Nie zapraszaj osób, które nie muszą tam być.
• Za dużo lub za mało spotkań: Znajdź to, co działa dla twojego zespołu. Zbyt wiele marnuje czas. Zbyt mało wprowadza zamieszanie.

Czy spotkania przynoszą efekty? Jak to sprawdzić

Naprawdę w to wierzę: Jeśli to zmierzysz, możesz tym zarządzać. Ale trudno jest wiedzieć, czy spotkania pomagają, zgadując. Oto, jak naprawdę je śledzę:

Chrupanie liczb

• Wyniki zadowolenia pacjentów: Skorzystaj z prostych ankiet lub pytania "Czy poleciłbyś nas?", aby sprawdzić, czy pacjenci zauważą nową pracę zespołową.
• Jak często pracownicy odchodzą: Mniej pożegnań oznacza szczęśliwszych pracowników. Widziałem, jak liczba osób odchodzących spadła z 25% do poniżej 15%, gdy spotkania były przydatne.
• Zyski biur w górę: Skoordynowane zespoły i więcej osób, które zgodziły się na leczenie, zwiększyły nasze roczne zyski z 5% do około 10-15%.
• Lepsze wykorzystanie czasu: Dzięki huddles nasz średni czas oczekiwania na wizytę wzrósł o 10%. Liczba odwołanych spotkań spadła.

Co widzisz i słyszysz

• Kontrole nastroju w zespole: Pytam: "Jak się czujesz w pracy?". Ciche, anonimowe odpowiedzi otwierają oczy.
• Ludzie mówią więcej: Obserwuję rozmowy na korytarzu dotyczące spraw lub pomysłów. Wcześniej to się nie zdarzało.
• Mniej walk: Dawniej problemy kipiały. Teraz rozwiązujemy większość problemów, zanim wybuchną.

Podsumowanie: Jedno dobre spotkanie na raz

Zarządzanie gabinetem stomatologicznym jest trudne. Odbijasz się od opieki nad pacjentem, przez papierkową robotę, aż po wyciek w pokoju socjalnym - czasami do południa. Oto największa rzecz, jakiej się nauczyłem: Kiedy spotkania działają, wszystko inne staje się łatwiejsze.

Nie zapominaj o sile gromadzenia załogi, prawdziwego słuchania, dzielenia się małymi zwycięstwami i wspólnego naprawiania rzeczy. Zacznij od małego: spróbuj jutro krótkiej narady, użyj agendy i dopinguj to, co idzie dobrze. Wkrótce to zobaczysz - szczęśliwszy zespół, łatwiejsze dni i pacjenci mówiący swoim znajomym, jacy jesteście wspaniali.

Jeśli chcesz wzmocnić swoją praktykę stomatologiczną, zacznij od jednego dobrego, prawdziwego spotkania zespołu. Nie uwierzysz w różnicę. Twoja przyszłość i Twój zespół będą Ci wdzięczni. "`