치과 병원의 구매 관리를 위한 최고의 가이드: 비용 절감 및 더 스마트한 업무
중요한 시술을 앞두고 주요 치과 소모품이 사라진 것을 발견했을 때 느끼는 그 느낌은 모든 치과 관리자를 당황하게 만들 수 있습니다. 또는 잊고 있던 캐비닛을 열어보니 유통기한이 지나 쓸모없어진 값비싼 물건이 쌓여 있는 것을 발견한 적이 있을 수도 있습니다. 익숙한 일인가요?
치과의사, 사무실 관리자 또는 개원을 희망하는 학생이라면 누구나 궁금해했을 것입니다: 소모품을 얻는다는 것은 단순히 주문하는 것일까요, 아니면 그 이상의 의미가 있을까요? 이런 질문은 여러분만 하는 것이 아니며, 좋은 질문입니다. 치과에서 소모품 구매를 처리하는 방식, 즉 필요한 것을 찾고, 구매하고, 추적하는 전체 프로세스는 수익과 하루가 얼마나 원활하게 진행되는지에 직접적인 영향을 미칩니다.
치과에서 구매가 실제로 무엇을 의미하는지, 왜 지금이 그 어느 때보다 중요한지, 비용을 절감하고 체계적으로 관리하며 팀이 최고의 업무를 수행할 수 있도록 돕기 위해 취할 수 있는 몇 가지 간단한 단계에 대해 이야기해 보겠습니다.
목차
스마트 조달이 치과 진료소의 판도를 바꾸는 이유
지팡이를 흔들기만 하면 진료의 질이나 환자 치료에 영향을 주지 않으면서도 진료실의 간접비를 줄일 수 있다면 얼마나 좋을까요? 마술도 좋지만 "그냥 거즈를 더 구하는 것"을 넘어서는 현명한 구매가 차선책입니다.
여기에 진실이 있습니다:
소모품 구매는 단순한 뒷정리가 아닙니다. 병원에 세 가지 큰 영향을 미칩니다:
- 수익: 미국치과의사협회(ADA)와 치과 경제학에 따르면 공급 비용은 일반적으로 수입의 5-81%를 차지합니다. 작은 개선만으로도 매년 수천 달러를 절약할 수 있습니다.
- 현금 흐름: 현명한 구매는 더 많은 돈을 절약할 수 있습니다. 적정 금액을 보유하면 막판에 주문할 때 추가 비용을 지불하지 않아도 됩니다.
- 일일 워크플로: 중요한 물품이 부족하다고 해서 중요한 시술을 중단하는 것을 좋아하는 사람은 없습니다. 원활한 공급 관리는 평온한 일상과 행복한 환자를 의미합니다.
조달을 병원의 생명줄과 같다고 생각하세요. 필요할 때 적절한 물품을 원활하게 공급받는다면 다른 모든 것이 잘 작동합니다. 하지만 막히거나 지저분해지면 병원 전체가 이를 느끼게 됩니다.
치과에서 직면하는 5가지 가장 큰 조달 문제(그리고 해결 방법)
수년간 클리닉을 운영했거나 주문을 처음 접하는 경우 모두 이러한 전형적인 골칫거리를 겪을 수 있습니다. 걱정하지 마세요. 각각에 대한 해결책이 있으니까요.
1. 통제 불능의 지출 및 높은 공급 비용
분기가 끝나고 "어떻게 장갑과 약값으로 이렇게 많은 돈을 썼지?"라고 생각한 적이 있나요? 여러 사람이 정해진 계획 없이 "몇 가지 물건만" 주문하면 비용이 눈 깜짝할 사이에 두 배로 늘어납니다.
수정:
표준 구매 및 간단한 추적을 위해 승인된 제품 및 공급업체 목록인 치과 처방전을 설정하세요. 매달 지출 내역을 확인하면 현금이 어디로 가는지 파악할 수 있습니다.
2. 불량 재고 관리
위생사가 멸균기 파우치가 다 떨어졌다고 하는데 선반에는 오래된 합성물이 쌓여 있나요? 너무 많이 사면 낭비이고, 너무 적게 사면 환자를 제대로 치료할 수 없습니다.
수정:
매주 또는 매월 사용량을 추적하세요. 재주문 레벨 설정 - 이 레벨에 도달하면 재입고해야 할 때입니다. 누락되는 일이 없도록 계속 계산하세요.
3. 주문 및 재입고로 인한 직원 시간 낭비
치과의사와 조무사는 환자를 돌봐야지 온라인에서 할인 상품을 찾거나 손으로 면봉을 세는 데 시간을 허비해서는 안 됩니다.
수정:
가능한 것은 자동화하세요. 치과 소모품 소프트웨어는 재주문 알림, 주문 수거, 직원에게 중요한 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 도와줍니다.
4. 가격 혼란 및 한 공급업체에 갇히기
같은 품목이라도 판매점에 따라 가격이 3배 이상 차이가 날 수 있다는 사실을 알고 계셨나요? 한 유통업체만 고집하면 절약할 수 있는 기회를 놓칠 수 있습니다.
수정:
치과 그룹 구매 조직(GPO)에 가입하여 더 나은 혜택을 받고, 온라인 쇼핑 사이트를 통해 가격을 나란히 비교하세요.
5. 만료되었거나 쓸모없는 소모품 처리하기
사용하지 않는 물건은 공간을 차지하고 돈을 낭비합니다.
수정:
선입선출(FIFO) 사용: 새 물건을 뒤쪽에 두어 오래된 소모품을 먼저 사용하세요. 매월 빠른 점검을 통해 쓰레기가 쌓이기 전에 발견할 수 있습니다.
치과 구매 및 재고를 위한 5단계 프로세스
공급 시스템을 수정하기 위해 처음부터 다시 시작할 필요는 없습니다. 다음은 막판의 허둥지둥에서 실제 제어로 전환하는 쉬운 5단계 계획입니다.
1. 확인 및 예측
소모품을 관리하려면 먼저 무엇을 얼마나 사용하는지 알아야 합니다.
- 절차별 사용량을 추적하세요: 간단하게 시작하세요. 매주 사용하는 복합 또는 마비 젤 팩의 개수를 적으세요.
- 재정렬 및 백업 수준을 설정합니다: 숫자를 사용하여 더 주문할 때임을 알려주는 '동등한 수준'을 설정하세요. 추측하지 말고 자신의 숫자에 따라 결정하세요.
예시:
보통 매주 장갑 5박스를 사용하고 배송에 3일이 걸리는 경우, 재주문 지점을 7박스로 설정하세요. 이렇게 하면 절대 떨어질 염려가 없습니다.
2. 공급업체 찾기 및 선택
모든 판매자가 다 같은 것은 아닙니다. 가격도 중요하지만 서비스와 안정적인 재고도 중요합니다.
- 살펴봐야 할 사항 좋은 가격, 빠른 배송, 충분한 선택권, 상시 재고 보유, 간편한 반품, 유용한 지원.
- 공급업체 유형:
- 대형 전국 유통업체 (예: 헨리 셰인, 패터슨 치과): 안정적이고 선택의 폭이 넓지만 비용이 더 많이 들 수 있습니다.
- 현지 공급업체: 배송이 빠르고 유연할 수 있지만 선택의 폭이 좁거나 가격이 높은 경우도 있습니다.
- 온라인 상점 (예: Net32, Amazon Business): 이러한 사이트는 가격을 확인할 수 있고 편리하지만 품질이 다를 수 있습니다.
새로운 공급업체(특히 브랜드 외 제품)가 FDA의 승인을 받았는지 확인하세요.
3. 주문하기
소모품을 주문할 수 있는 간단하고 정해진 방법이 있습니다.
- 하나의 구매 주문(PO) 프로세스를 사용합니다: 모든 주문은 매번 같은 방식으로 진행됩니다.
- 최고의 팁: 주문을 더 큰 배치로 모아 배송비를 절약하세요. 사무실 관리자나 수석 어시스턴트 중 한 명에게 주문에 대한 명확한 책임을 부여하세요.
4. 정리 및 정리
상자가 도착하면 선반에 그냥 버리지 마세요.
- PO와 비교하여 각 항목을 확인합니다. 실수나 짧은 주문을 놓치는 일이 없도록 하세요.
- 오래된 품목이 먼저 사용되도록 재고 선반을 배치합니다: FIFO는 소모품을 신선하게 유지합니다.
- 규칙을 따르세요: ADA, CDC 및 필요한 경우 ISO 13485의 조언에 따라 조치를 취해야 합니다.
5. 추적 및 검토
측정하지 않는 것은 고칠 수 없습니다.
- 중요한 숫자를 확인하세요: 얼마나 빨리 소진되나요? 각 절차의 실제 비용은 얼마인가요? 예산 범위 내에서 사용하고 있나요?
- 매월 재고를 확인하세요: 한 달에 한 번만 빠르게 계산해도 많은 비용을 절약할 수 있습니다.
- 공급업체를 평가하세요: 제때 배송되나요? 가격과 제품 품질은 안정적입니까?
기술 및 도구: 최신 치과 구매 툴킷
이 모든 멋진 도구가 대형 병원에서만 사용된다고 생각하시나요? 더 이상은 아닙니다. 1인 치과에서도 훌륭한 시스템을 사용하여 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.
치과 구매 소프트웨어
CureMint, ZenSupplies, 방법 조달과 같은 옵션을 확인해 보세요.
제공하는 도구를 찾아보세요:
- 예산 추적
- 자동 주문 알림
- 가격 비교 기능이 내장되어 있습니다.
- 오피스 소프트웨어에 연결(예: Dentrix 또는 Eaglesoft)
실제 결과:
이러한 종류의 소프트웨어를 사용하는 사무실은 매년 평균적으로 100만~200만 달러의 비용을 절감합니다. 이는 엄청난 추가 비용입니다.
재고 시스템
바코드 스캐너, RFID 태그, 클라우드 프로그램을 사용하면 소규모 사무실에서도 추적 속도를 높일 수 있습니다.
- 바코드: 상자를 받거나 무언가를 사용할 때마다 스캔하여 무엇이 있는지 항상 알 수 있습니다.
- 기본 제공 애드온: 대부분의 최신 치과 사무용 소프트웨어(Dentrix, Open Dental 등)는 재고 추적을 간편하게 추가할 수 있습니다.
그룹 구매 조직(GPO)
GPO는 많은 클리닉의 구매력을 결합하여 더 저렴한 가격을 제공합니다.
혜택:
- 보통 10-25%를 저장합니다.
- 혼자서는 찾을 수 없는 거래에 대한 액세스
- 더 이상 각 공급업체와 흥정할 필요가 없습니다.
알아두면 좋은 치과 GPO: 시너지 치과 파트너, 덴탈 웨일 등이 있습니다.
치과 소모품 절약을 위한 일상적인 팁
실제로 성공한 사례에서 항상 하는 일은 다음과 같습니다:
- 더 적은 수의 공급업체를 고수하세요: 소수를 상대하는 것이 주문과 흥정이 더 쉽습니다.
- 협상하세요: 부끄러워하지 마세요. 대부분의 판매자는 특히 많이 구매하거나 한동안 머물러 있을 경우 거래할 준비가 되어 있습니다.
- 제품을 표준화하세요: 모든 방에 동일한 물품을 비치하여 혼란을 피하고 작업을 쉽게 유지하세요. 혼동은 줄이고 오류는 줄이세요.
- 역할을 명확하게 선택하세요: 누가 주문하고, 누가 수령하고, 누가 재고를 다시 확인하는지 모두가 알 수 있도록 하세요.
- 직원을 가르치세요: 공급 관리가 중요한 이유를 설명하세요. 모든 사람이 공급망이 급여와 고용 안정과 직결된다는 사실을 알게 되면 더 많은 관심을 기울이게 됩니다.
치과 조달 Q&A
사무실에서는 소모품에 몇 퍼센트를 지출해야 하나요?
일반적인 수치는 치과 재료 및 소모품에 대한 수익의 5-8%입니다(ADA, 치과 경제학).
공급업체를 찾아다니며 쇼핑하는 것이 정말 비용을 절감할 수 있을까요?
당연하죠. 같은 제품을 다른 스토어에서 최대 3배까지 더 비싼 가격에 구입할 수 있습니다. 소규모 기업도 GPO에 가입하거나 Net32와 같은 사이트를 이용하면 수천 달러를 절약할 수 있습니다.
물건이 떨어지지 않도록 하려면 어떻게 해야 하나요?
재주문 지점을 설정하고 일종의 추적 프로그램을 사용하세요. 간단한 스프레드시트를 사용하여 매주 확인하더라도 추측하는 것보다 낫습니다.
소모품이 만료되는 것을 막으려면 어떻게 하나요?
가장 오래된 품목을 먼저 사용하는 FIFO를 사용하고 매월 빠르게 점검하세요. 재입고할 때는 항상 유통기한을 확인하도록 직원들에게 교육하세요.
사무실에서 소모품 구매는 누가 담당해야 하나요?
약 85%의 치과에서 치과 조무사나 사무 관리자가 구매를 담당하지만, 원장 또는 치과 의사가 매달 지출을 검토해야 합니다.
디지털 조달은 대형 병원에만 해당될까요?
아니요! 개인 또는 신규 치과에서도 자동 주문, 지출 표시, 치과 소프트웨어 연결이 가능한 합리적인 가격의 웹 기반 도구를 사용할 수 있습니다.
결론 결론: 클리닉의 재정을 관리하는 방법
요약해 보겠습니다.
- 구매는 단순히 주문을 넣는 것이 아니라 클리닉의 수익, 일일 흐름, 스트레스 수준에 영향을 미치는 시스템입니다.
- 공급 관리를 소홀히 하면 비용과 시간을 낭비하고 치료 속도가 느려지지만, 그럴 필요는 없습니다.
- 가장 좋은 계획은 다음과 같습니다:
- 사용량 추적 및 계획
- 신중하게 공급업체를 선택하고 협력하세요
- 기술 및 그룹 구매를 통한 비용 절감
- 팀원들을 참여시키고 중요한 이유를 이해시키세요.
지금 바로 시작하는 방법은 다음과 같습니다:
- 보유하고 있는 항목과 실제로 사용하는 항목을 확인하세요.
- 무턱대고 구입하지 말고 꼭 필요한 물품의 '적정 수준'을 설정하세요.
- GPO에 대해 알아보고 가입하면 큰 비용을 절약할 수 있는지 알아보세요.
- 조달/추적 도구를 사용해 보세요. 대부분 체험판을 제공합니다.
- 팀에게 명확한 규칙을 제시하고 "왜"라는 이유를 설명하세요.
소모품에 낭비하지 않는 1달러는 진료실, 직원, 환자를 위해 1달러를 더 투자하는 것임을 잊지 마세요.
신원 미상의 박사, DDS가 검토했습니다. 출처: 미국 치과 협회, 치과 경제학, CureMint 스토리, Net32 마켓플레이스 데이터, 질병 통제 및 예방 센터(CDC).
올바른 사무용품 시스템이 사무실에 어떤 도움을 줄 수 있는지 알아보고 싶으신가요? 저희 팀원과의 스트레스 없는 채팅을 예약하세요. 현명한 소모품 관리는 지속적인 성공과 마음의 평화를 위한 최선의 선택 중 하나입니다.
소스
치과 용품 구매가 쉬워집니다. 작은 변화도 큰 차이를 만들 수 있습니다. 이제 치과 소모품을 프로처럼 운영할 준비가 되었습니다.
