Der ultimative Leitfaden für das Beschaffungsmanagement in Zahnkliniken: Kosten senken & intelligenter arbeiten

Das Gefühl, das man bekommt, wenn man feststellt, dass ein wichtiges zahnmedizinisches Material verschwunden ist - kurz vor einem großen Eingriff - kann jeden Klinikmanager in Panik versetzen. Oder vielleicht haben Sie einen vergessenen Schrank geöffnet und einen Stapel teurer, abgelaufener und unbrauchbarer Produkte gefunden. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Wenn Sie ein Zahnarzt, ein Praxismanager oder sogar ein Student sind, der auf eine eigene Praxis hofft, haben Sie sich das wahrscheinlich schon gefragt: Geht es bei der Beschaffung von Waren nur darum, Bestellungen aufzugeben, oder steckt mehr dahinter? Mit dieser Frage stehen Sie nicht allein da, und sie ist berechtigt. Die Art und Weise, wie Zahnarztpraxen den Einkauf von Verbrauchsmaterial handhaben - der gesamte Prozess der Suche, des Kaufs und der Verfolgung des Bedarfs - wirkt sich direkt darauf aus, wie viel Geld Sie verdienen und wie reibungslos Ihr Arbeitstag verläuft.

Lassen Sie uns darüber sprechen, was das Beschaffungswesen für eine Zahnklinik wirklich bedeutet, warum es heute wichtiger denn je ist und welche einfachen Schritte Sie unternehmen können, um Geld zu sparen, sich zu organisieren und Ihrem Team zu helfen, seine beste Arbeit zu leisten.

Warum intelligente Beschaffung das Spiel für Zahnarztpraxen verändert

Wäre es nicht toll, wenn Sie einfach mit einem Zauberstab die Gemeinkosten Ihrer Praxis senken könnten, ohne dass die Qualität oder die Patientenversorgung darunter leiden? Magie wäre schön, aber ein kluger Einkauf, der über "einfach mehr Mull kaufen" hinausgeht, ist die nächstbeste Lösung.
Das ist die Wahrheit:
Der Einkauf von Verbrauchsmaterial ist nicht nur eine Aufgabe im Hinterzimmer. Er beeinflusst drei wichtige Dinge in Ihrer Klinik:

• Gewinn: Nach Angaben der American Dental Association (ADA) und Dental Economics verschlingen die Versorgungskosten in der Regel 5-8% Ihres Einkommens. Selbst kleine Verbesserungen könnten Ihnen jedes Jahr Tausende von Euro sparen.
• Cash Flow: Wenn Sie klug einkaufen, kommen Sie mit Ihrem Geld weiter. Wenn Sie die richtigen Mengen vorrätig haben, müssen Sie nicht extra für Bestellungen in letzter Minute bezahlen.
• Täglicher Arbeitsablauf: Niemand unterbricht gerne ein wichtiges Verfahren, nur weil etwas Wichtiges nicht verfügbar ist. Ein gutes Versorgungsmanagement sorgt für ruhige Tage und zufriedene Patienten.

Betrachten Sie das Beschaffungswesen als das Lebenselixier Ihrer Klinik. Wenn es reibungslos läuft - wenn Sie das richtige Material zum richtigen Zeitpunkt erhalten - funktioniert alles andere gut. Aber wenn die Dinge blockiert oder chaotisch werden, spürt das der ganze Ort.

Die 5 größten Beschaffungsprobleme von Zahnkliniken (und wie man sie löst)

Ganz gleich, ob Sie seit Jahren eine Klinik leiten oder neu im Bestellwesen sind, Sie werden wahrscheinlich mit diesen klassischen Kopfschmerzen konfrontiert. Aber keine Sorge - es gibt für jedes Problem eine Lösung.

1. Außer Kontrolle geratene Ausgaben und hohe Versorgungskosten

Haben Sie jemals ein Quartal beendet und sich gefragt: "Wie konnten wir so viel Geld für Handschuhe und Medikamente ausgeben?" Wenn mehrere Personen "nur ein paar Dinge" bestellen können, ohne einen festen Plan zu haben, verdoppeln sich die Kosten, bevor Sie es merken.
Die Lösung:
Erstellen Sie ein Zahnarztregister - eine Liste mit zugelassenen Produkten und Lieferanten - für Standardeinkäufe und eine einfache Nachverfolgung. Überprüfen Sie jeden Monat Ihre Ausgaben und Sie werden sehen, wohin Ihr Geld fließt.

2. Schlechte Bestandsverwaltung

Stapeln sich Ihre Regale mit altem Komposit, während die Hygienikerin sagt, dass Ihnen die Sterilisationsbeutel ausgegangen sind? Zu viel zu kaufen bedeutet Verschwendung; zu wenig zu kaufen bedeutet, dass Sie Ihre Patienten nicht richtig behandeln können.
Die Lösung:
Verfolgen Sie, wie viel Sie pro Woche oder Monat verbrauchen. Legen Sie Nachbestellmengen fest - wenn Sie diese Zahl erreichen, ist es Zeit, die Vorräte aufzufüllen. Führen Sie eine laufende Zählung durch, damit Ihnen nichts entgeht.

3. Vergeudung von Personalzeit für Bestellungen und Nachbestellungen

Zahnärzte und Assistenten sollten sich um die Patienten kümmern und nicht auf der Jagd nach Schnäppchen im Internet oder beim Zählen von Watterollen von Hand bleiben.
Die Lösung:
Automatisieren Sie, was Sie können. Zahnarztsoftware kann Sie an Nachbestellungen erinnern, Bestellungen zusammenfassen und Ihrem Personal mehr Zeit für die wichtigen Dinge geben.

4. Preisverwirrung und Festhalten an einem Lieferanten

Wussten Sie, dass ein und derselbe Artikel in einem Geschäft dreimal so viel kosten kann wie in einem anderen? Wenn Sie sich nur an einen Händler halten, riskieren Sie, dass Ihnen Einsparungen entgehen.
Die Lösung:
Schließen Sie sich einer Einkaufsorganisation für Zahnärzte (GPO) an, um günstigere Angebote zu erhalten, und nutzen Sie Online-Einkaufsseiten, um die Preise im Vergleich zu prüfen.

5. Umgang mit abgelaufenen oder unbrauchbaren Vorräten

Dinge, die nie benutzt werden, verbrauchen Platz und verschwenden Geld.
Die Lösung:
Verwenden Sie First-In, First-Out (FIFO): Legen Sie die neuen Sachen hinten an, damit Sie die älteren Vorräte zuerst verbrauchen. Monatliche Schnellkontrollen helfen Ihnen, Verschwendung zu erkennen, bevor sie sich summiert.

Der 5-Schritte-Prozess für den Kauf und die Inventarisierung von Zahnersatz

Sie müssen nicht bei Null anfangen, um Ihr Versorgungssystem zu reparieren. Hier ist ein einfacher Fünf-Schritte-Plan, mit dem Sie von der Last-Minute-Knappheit zu echter Kontrolle gelangen.

1. Prüfen & Voraussagen

Bevor Sie Ihre Vorräte verwalten können, müssen Sie wissen, was und wie viel Sie verbrauchen.

• Verfolgen Sie die Nutzung pro Verfahren: Beginnen Sie ganz einfach: Schreiben Sie auf, wie viele Packungen Komposit oder Betäubungsgel Sie pro Woche verwenden.
• Legen Sie Wiederbestellungs- und Sicherungsebenen fest: Verwenden Sie Ihre Zahlen, um ein "Par-Level" zu erstellen - die Menge, die Ihnen sagt, dass es Zeit ist, mehr zu bestellen. Raten Sie nicht, sondern lassen Sie sich von Ihren eigenen Zahlen leiten.

Beispiel:
Wenn Sie in der Regel fünf Kartons Handschuhe pro Woche verbrauchen und die Lieferung drei Tage dauert, setzen Sie Ihren Nachbestellungspunkt auf sieben Kartons fest. Auf diese Weise gehen sie Ihnen nie aus.

2. Lieferanten finden und auswählen

Nicht alle Verkäufer sind gleich. Der Preis ist wichtig, aber auch der Service und ein stabiler Bestand sind wichtig.

• Worauf Sie achten sollten: Gute Preise, schneller Versand, ausreichend Auswahl, immer auf Lager, einfache Rückgabe und hilfsbereiter Support.
• Arten von Anbietern:
  • Große nationale Vertriebsunternehmen (z. B. Henry Schein, Patterson Dental): Sie sind beständig und haben eine große Auswahl, können aber mehr kosten.
  • Lokale Anbieter: Sie liefern vielleicht schneller und sind flexibler, haben aber manchmal weniger Auswahl oder höhere Preise.
  • Online-Shops (wie Net32, Amazon Business): Auf diesen Websites können Sie die Preise sehen und sie sind praktisch, aber die Qualität kann variieren.

Vergewissern Sie sich, dass neue Lieferanten (und insbesondere markenfremde Produkte) von der FDA zugelassen sind.

3. Ihre Bestellungen aufgeben

Sie haben eine feste und einfache Möglichkeit, Material zu bestellen.

• Verwenden Sie ein einziges Bestellverfahren (PO): Alle Aufträge werden immer auf die gleiche Weise ausgeführt.
• Bester Tipp: Sammeln Sie Ihre Bestellungen in größeren Chargen, um Versandkosten zu sparen. Geben Sie einer Person - dem Büroleiter oder der leitenden Assistentin - die klare Verantwortung für die Bestellungen.

4. Einräumen & Organisieren

Wenn Kisten ankommen, werfen Sie sie nicht einfach in ein Regal.

• Kreuzen Sie jeden Posten in Ihrer Bestellung an damit Ihnen keine Fehler oder Fehlbestellungen entgehen.
• Lagern Sie die Regale so, dass ältere Artikel zuerst verbraucht werden: FIFO hält Ihre Vorräte frisch.
• Befolgen Sie die Regeln: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Schritte mit den Empfehlungen der ADA, der CDC und, falls erforderlich, der ISO 13485 übereinstimmen.

5. Verfolgen & Überprüfen

Man kann nicht reparieren, was man nicht misst.

• Achten Sie auf wichtige Zahlen: Wie schnell werden die Mittel verbraucht? Wie viel kostet Sie jedes Verfahren wirklich? Bleiben Sie im Rahmen Ihres Budgets?
• Überprüfen Sie den Bestand monatlich: Schon eine kurze Zählung einmal im Monat kann Ihnen viel Geld sparen.
• Bewerten Sie Ihre Lieferanten: Liefern sie pünktlich? Sind die Preise und die Qualität der Produkte konstant?

Technologie und Werkzeuge: Das moderne Dental Buying Toolkit

Denken Sie, dass all diese ausgefallenen Tools nur für große Kliniken gedacht sind? Nicht mehr. Auch eine Ein-Zahnarzt-Praxis kann großartige Systeme nutzen, um Zeit und Geld zu sparen.

Zahnärztliche Einkaufssoftware

Informieren Sie sich über Optionen wie CureMint, ZenSupplies und Method Procurement.
Suchen Sie nach Tools, die Folgendes bieten:

• Budgetverfolgung
• Automatische Auftragserinnerungen
• Eingebaute Preisvergleiche
• Verbindungen zu Ihrer Bürosoftware (wie Dentrix oder Eaglesoft)

Echte Ergebnisse:
Büros, die diese Art von Software verwenden, sparen im Durchschnitt $20.000 bis $60.000 pro Jahr. Das ist eine Menge zusätzliches Geld.

Inventarisierungssysteme

Barcode-Scanner, RFID-Etiketten und Cloud-Programme beschleunigen die Nachverfolgung - auch in kleinen Büros.

• Barcodes: Scannen Sie jedes Mal, wenn Sie eine Schachtel holen oder etwas verwenden, damit Sie immer wissen, was Sie haben.
• Integrierte Add-ons: Die meisten modernen Softwareprogramme für Zahnarztpraxen (Dentrix, Open Dental usw.) lassen sich im Handumdrehen um eine Bestandsverfolgung erweitern.

Gemeinsame Einkaufsorganisationen (GPOs)

Ein GPO bündelt die Einkaufsmacht vieler Kliniken, so dass Sie niedrigere Preise erzielen.
Vorteile:

• Sie sparen normalerweise 10-25%
• Zugang zu Angeboten, die Sie auf eigene Faust nicht finden würden
• Kein Feilschen mehr mit jedem Verkäufer

Gute zahnmedizinische GPOs, die man kennen sollte: Synergy Dental Partners, Dental Whale, und andere.

Alltägliche Tipps zum Sparen bei Zahnarztzubehör

Die wirklich erfolgreichen Praxen machen Folgendes:

• Halten Sie sich an weniger Lieferanten: Es ist einfacher zu bestellen und zu verhandeln, wenn man es mit einer Handvoll zu tun hat.
• Verhandeln: Seien Sie nicht schüchtern - die meisten Verkäufer sind bereit, mit Ihnen zu verhandeln, vor allem, wenn Sie viel kaufen oder eine Weile bleiben wollen.
• Produkte standardisieren: Versorgen Sie jeden Raum mit den gleichen Dingen, um Verwechslungen zu vermeiden und die Dinge einfach zu halten. Weniger Verwechslungen, weniger Fehler.
• Wählen Sie die Rollen klar aus: Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wer bestellt, wer erhält und wer den Bestand überprüft.
• Unterrichten Sie Ihr Personal: Erklären Sie, warum Versorgungsmanagement wichtig ist. Wenn alle verstehen, dass die Versorgung direkt mit dem Gehalt und der Arbeitsplatzsicherheit zusammenhängt, werden sie sich mehr Gedanken machen.

Zahnärztliche Beschaffung Q&A

Wie viel Prozent sollte mein Büro für Material ausgeben?
Die übliche Zahl ist 5-8% Ihrer Einnahmen für zahnärztliche Materialien und Verbrauchsmaterialien (ADA, Dental Economics).

Lässt sich durch die Suche nach Anbietern wirklich Geld sparen?
Das stimmt. Sie können die gleichen Produkte in anderen Geschäften bis zu dreimal teurer finden. Selbst kleine Praxen können Tausende von Euro sparen, wenn sie einem GPO beitreten oder Websites wie Net32 nutzen.

Wie kann ich sicherstellen, dass uns die Sachen nicht ausgehen?
Legen Sie Wiederbestellungspunkte fest und verwenden Sie eine Art Überwachungsprogramm. Selbst wenn Sie nur eine einfache Tabelle verwenden und wöchentliche Kontrollen durchführen, ist das besser als zu raten.

Wie kann ich verhindern, dass Vorräte ablaufen?
Verwenden Sie das FIFO-Prinzip - die ältesten Artikel werden zuerst verbraucht - und führen Sie monatliche Schnellkontrollen durch. Bringen Sie Ihren Mitarbeitern bei, beim Auffüllen der Vorräte immer auf das Verfallsdatum zu achten.

Wer sollte in unserem Büro den Einkauf von Waren übernehmen?
In etwa 85% der Kliniken werden die Einkäufe von einer Zahnarzthelferin oder dem Praxismanager getätigt, aber der Inhaber oder Zahnarzt muss die Ausgaben jeden Monat überprüfen.

Ist die digitale Beschaffung nur etwas für große Kliniken?
Nein! Sogar Einzelpraxen oder neue Praxen können erschwingliche, webbasierte Tools nutzen, die automatisch bestellen, die Ausgaben anzeigen und eine Verbindung zur Zahnarztsoftware herstellen.

Schlussfolgerung: Wie Sie die Finanzen Ihrer Klinik in den Griff bekommen

Fassen wir es zusammen.

• Bei der Beschaffung geht es nicht nur darum, Bestellungen aufzugeben - es ist ein System, das sich auf die Gewinne Ihrer Klinik, den täglichen Ablauf und Ihren Stresspegel auswirkt.
• Wenn Sie das Versorgungsmanagement ignorieren, verschwenden Sie Geld, verlieren Zeit und müssen mit Verzögerungen in der Versorgung rechnen - aber das muss nicht sein.
• Das ist der beste Plan:
  • Verfolgen und planen Sie, was Sie verwenden
  • Sorgfältige Auswahl und Zusammenarbeit mit Lieferanten
  • Einsparungen durch Technik und Gruppenkäufe
  • Holen Sie Ihr Team ins Boot und machen Sie ihm klar, warum es wichtig ist

Hier erfahren Sie, wie Sie sofort loslegen können:

1. Prüfen Sie, was Sie haben und was Sie wirklich brauchen.
2. Legen Sie "Nennwerte" für Ihre "Must-have"-Vorräte fest und improvisieren Sie nicht einfach.
3. Informieren Sie sich über GPOs und prüfen Sie, ob Sie durch einen Beitritt viel Geld sparen können.
4. Probieren Sie ein Beschaffungs-/Tracking-Tool aus - die meisten bieten Testläufe an.
5. Geben Sie Ihrem Team klare Regeln und zeigen Sie ihm das "Warum".

Vergessen Sie nicht: Jeder Dollar, den Sie nicht für Verbrauchsmaterial ausgeben, ist ein Dollar mehr für Ihre Praxis, Ihre Mitarbeiter und Ihre Patienten.

Überprüft von Dr. Jane Doe, DDS. Quellen: American Dental Association, Dental Economics, CureMint Stories, Net32 Marketplace Data, und Centers for Disease Control and Prevention (CDC).

Möchten Sie herausfinden, wie das richtige Versorgungssystem Ihr Büro unterstützen kann? Vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch mit einem unserer Teammitglieder. Ein kluges Versorgungsmanagement ist eine der besten Entscheidungen, die Sie treffen können, um dauerhaft erfolgreich und sorgenfrei zu sein.

QUELLEN

• Amerikanische Zahnärztevereinigung
• Zahnmedizinische Ökonomie Versorgungskosten-Benchmarks
• Überprüfung des Lieferkettenmanagements
• Synergy Dental Partner
• CureMint Fallstudien
• Centers for Disease Control and Prevention - Zahnmedizinische Einstellungen

So wird der Einkauf von Zahnarztzubehör leicht gemacht. Selbst kleine Änderungen können einen großen Unterschied machen. Jetzt sind Sie bereit, Ihr Geschäft mit Dentalbedarf wie ein Profi zu führen.