Effizienz ist das Geheimnis für eine erfolgreiche und glückliche kieferorthopädische Praxis

Eine vielbeschäftigte kieferorthopädische Praxis mit der Freude an der Arbeit in Einklang zu bringen, kann sich anfühlen, als würde man versuchen, ein eckiges Ding in ein rundes Loch zu stecken. Vielleicht haben Sie gedacht, "Warum muss ich immer von einem Feuer zum nächsten springen, mich in Papierkram vergraben und eine lange Schlange von Patienten sehen? Es muss einen besseren Weg geben!" Nun, da sind Sie definitiv nicht allein. Kieferorthopäden auf der ganzen Welt sind auf der Suche nach dem goldenen Mittelweg: Ihr Geschäft wächst, Ihre Patienten lieben Sie, und Sie schaffen es noch zum Abendessen nach Hause.

Wenn Sie sich das fragen:
"Wie kann ich dafür sorgen, dass meine kieferorthopädische Praxis besser läuft und ich mich dabei wohler fühle?"
Dieser Artikel ist für Sie.

Lassen Sie uns aufschlüsseln, was Effizienz in einer kieferorthopädischen Praxis wirklich bedeutet, warum sie nicht nur für Ihr Bankkonto wichtig ist, und vor allem, wie Sie ab jetzt echte, langfristige Änderungen vornehmen können.

Warum ist es in der Kieferorthopädie wichtig, effizient zu sein?

Stellen Sie sich vor, Sie fahren ein schnelles Auto, aber die Reifen sind platt und der Motor hustet. Es sieht vielleicht toll aus, aber Sie kommen nicht weiter.
So sieht es aus, wenn man eine Praxis mit alten Methoden, Verlangsamungen und ständigem Stress führt. Es spielt keine Rolle, wie gut Sie als Kieferorthopäde sind, wenn Ihre tägliche Routine Sie bremst.

Bei der Effizienz geht es nicht nur darum, schnell zu sein oder zu sparen.
Es bedeutet, dass Sie Ihren Patienten die beste Pflege zukommen lassen, Ihre Zeit gut nutzen, einen angenehmen Arbeitsplatz haben und zusehen können, wie Ihr Unternehmen wächst - auch wenn Sie nicht jede Nacht lange arbeiten.

Was Sie gewinnen

Effizient sein kann:

• Steigern Sie Ihr Endergebnis (durch Abfallvermeidung)
• Sie können mehr Patienten behandeln und fühlen sich weniger gehetzt
• Förderung des Teamgeistes - und Verhinderung der Abwanderung guter Mitarbeiter
• Senkung der Kosten für Nichterscheinen und späte Stornierungen
• Bessere, treuere Patienten (denken Sie an Fünf-Sterne-Bewertungen!)

Aber das Beste daran ist nicht das Geld. Es geht darum, dass Sie Ihren Arbeitstag - und Ihren Job - wieder mögen.

Quellen:

• Amerikanische Vereinigung der Kieferorthopäden (AAO)
• ADA-Praxis-Management-Ressourcen

Was steht wirklich auf dem Spiel? Die Wissenschaft der Büro-Effizienz

Lassen Sie uns das einfach halten.
Warum macht es einen Unterschied, effizienter zu sein?

Der "Domino-Effekt" in der Kieferorthopädie

Stellen Sie sich Effizienz wie eine Reihe von Dominosteinen vor. Repariert man eine Sache, wird die nächste besser, und so geht es weiter:

• Schnellerer Patientenfluss bedeutet weniger Wartezeiten.
• Weniger Papierkram bedeutet mehr Zeit für die Patientenbetreuung.
• Ein glückliches Team macht weniger Fehler - und die Leute bleiben dabei.
• Weniger Chaos bedeutet bessere Ergebnisse, mehr Mundpropaganda und einen besseren Ruf.

Einige kurze Fakten aus aktuellen Studien:

Unterm Strich: Selbst kleine Veränderungen können einen riesig Unterschied in Ihrem Arbeitstag und Ihrem Einkommen.

Schritt 1: Glättung der Geschehnisse in der Klinik

Beginnen wir damit, was passiert ist in den Stuhl, jeden einzelnen Tag.

Beschleunigung des Patientenflusses & Chairside Basics

Kommt Ihnen das bekannt vor?
Sie sind im Verzug, jemand wartet, die Assistenten suchen nach Werkzeug, und der nächste neue Patient ist gerade gekommen. Igitt.

• Tag vor jedem Besuch: Sehen Sie sich jede Akte im Voraus an. Ist alles vorbereitet (Abdrücke, Geldplan, unterschriebene Formulare)?
• Während der Behandlung: Richten Sie klinische Löffel immer auf die gleiche Weise ein. Verwenden Sie Checklisten für alles - Zahnspangen, Aligner, Retainer.
• Nach jedem Besuch: Bringen Sie Assistenten bei, Anweisungen für die häusliche Pflege zu geben und einfache Fragen zu beantworten, damit Sie in Bewegung bleiben können.

Denken Sie an NASCAR:
Eine Boxencrew weiß genau, was zu tun ist, und das hält den Rennwagen (Ihr Training) in Bewegung.

Einsatz digitaler Tools und Technologien

Klebrige Glibberabdrücke und Stapel von Tabellen gehören der Vergangenheit an.

• Intraoral-Scanner (wie iTero oder Trios): Schnelleres Scannen, weniger Wiederholungen, direktes Hochladen in die Software.
• 3D-Drucker: Stellen Sie Modelle und Aligner direkt in Ihrer Praxis her und sparen Sie Zeit und Geld.
• Büro-Software: Buchungen in Echtzeit, digitale Krankenblätter, automatische Erinnerungen und einfache Versicherungsprüfungen (siehe Ortho2 oder Cloud9).

Auszahlung?
Digitale Scans können sparen 5-10 Minuten pro Patientund digitale Aufzeichnungen sind viel weniger anfällig für Verwechslungen.

Vorrat und Zubehör: Keep it Simple

Haben Sie schon einmal Material bestellt, das Sie bereits haben?
Mit digitalen Vorratslisten können Sie einen Tiefpunkt festlegen und erhalten ein Ping, wenn Sie bestellen müssen. Kein Auslaufen oder Stapeln von alten Kisten mehr.

Tipp: Lassen Sie einen Mitarbeiter der "Chef der Versorgung" sein. Weniger Chaos, weniger Abfall, mehr Geld übrig.

Schritt 2: Besser werden in Büro- und Verwaltungsangelegenheiten

Die meisten Kopfschmerzen in der Praxis kommen vom Schreibtisch, nicht vom Zahnarztstuhl.

Online-Buchung und -Erinnerungen

Ist Ihr Kalender unübersichtlich?
Versuchen Sie es online - das spart viel Zeit.

• Online buchen: Die Patienten wählen ihre Zeiten selbst. Keine endlosen Anrufe mehr.
• Automatische Mahnungen: Texte, E-Mails und App-Hinweise verringern die Zahl der unentschuldigten Fehlzeiten erheblich.
• Liste stornieren: Füllen Sie Lücken in letzter Minute schnell.

Zusätzlicher Bonus: Jetzt kann sich Ihre Rezeption um größere Aufgaben kümmern und nicht nur Termine verschieben.

Einfaches Onboarding und Gespräche mit Patienten

Niemand mag Stapel von Formularen oder verpasste Nachrichten.

• Digitale Formulare: Lassen Sie die Leute ihre Daten zu Hause ausfüllen. Das geht schneller, ist genauer und die Dinge bleiben privat.
• Patientenportal: Sichere Nachrichten, Terminanfragen, Ergebnisse, sogar virtuelle Check-ins.

Mit einfachen Worten lässt sich die Arbeit erledigen.
Machen Sie die Anweisungen für die Abrechnung, die Behandlung und die nächsten Schritte kristallklar.

Abrechnung, Zahlungseingang und Umgang mit Versicherungen

Lassen Sie sich nicht von Zahlungsschwierigkeiten oder Versicherungen aufhalten.

• Überlassen Sie es der Software, das zu erledigen: Senden Sie Anträge in Stapeln. Lassen Sie das System fehlendes Material auffangen.
• Halten Sie Ihr Personal auf dem Laufenden: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die neuesten Versicherungsvorschriften kennt.
• Seien Sie offen in Bezug auf Geld: Nennen Sie klare Preise, bieten Sie Zahlungspläne an, und vermeiden Sie überraschende Rechnungen.

Ergebnis?
Sie verbringen weniger Zeit am Telefon und mehr Zeit mit den Patienten.

Schritt 3: Aufbau eines großartigen, fleißigen Teams

Ihre Mitarbeiter sind Ihre Superkräfte - sie sorgen dafür, dass alles gut läuft.

Klare Aufträge und kontinuierliche Fortbildung

• Klare Rollen festlegen: Jeder sollte wissen, was seine Aufgabe ist.
• Lernen Sie weiter: Schulen Sie Ihr Personal häufig und lassen Sie es die Aufgaben der anderen lernen.
• Regelmäßig einchecken: Nutzen Sie Leistungsbeurteilungen, um alle auf Kurs zu halten.

Kluges Delegieren und einfache Routinen

Versuchen Sie nicht, alles selbst zu machen.
Geben Sie Aufgaben weiter, wo immer Sie können. Verwenden Sie einfache Büroregeln (SOPs), damit alles auch dann funktioniert, wenn jemand krank ist.

Verwenden Sie Ihre Werkzeuge:
Lassen Sie sich von Ihrer Software zum Beispiel daran erinnern, dass Sie versichert sind oder dass Ihre Patienten einen Scheck benötigen.

Teamkultur: Positiv bleiben

Wenn Sie möchten, dass Ihr Team genauso viel Wert auf Sie legt wie Sie selbst, sollten Sie Folgendes versuchen:

• Offene Konversationen: Wöchentliche Treffen, Vorschlagsdosen oder kostenloser Morgenkaffee, einfach nur zum Plaudern.
• Gib mir ein "High Five": Feiern Sie Siege - große und kleine - immer.
• Motivieren: Erinnern Sie alle daran, warum es für die Patientenversorgung wichtig ist, effizient zu sein.

Schritt 4: Den Patienten das Gefühl geben, großartig zu sein

Sie wissen es bereits: Zufriedene Patienten sind Ihre beste Werbung. Aber wie reibungslos Ihr Büro läuft, beeinflusst jeden Schritt ihres Besuchs.

Eine reibungslose Fahrt von Anfang bis Ende

• Erster Kontakt: Schnelle, freundliche Antworten per Telefon oder Internet.
• Beim Einchecken: Einfache digitale Formulare, herzlicher Empfang, klare Informationen über die nächsten Schritte.
• Während der Besuche: Einfache Terminplanung, klare Botschaften, einfache Anweisungen für die häusliche Pflege.
• Danach: Erinnerungen an den Termin, Check-in-Texte und schnelle Abhilfe, wenn etwas schief läuft.

Kommunikation persönlich gestalten

Mit der heutigen Software können Sie Check-in-Nachrichten, Geburtstagswünsche, Nachfassaktionen und vieles mehr versenden. Richtig gemacht, fühlt es sich nie kalt an.

Wenn Patienten das Gefühl haben, dass man sich um sie kümmert, sind sie eher bereit, die Behandlung abzuschließen, ihren Freunden davon zu erzählen und begeisterte Kritiken zu hinterlassen.

Patientenfeedback einholen und nutzen

Senden Sie nach jedem wichtigen Besuch eine kurze, einfache Umfrage.
Bitten Sie um Bewertungen auf Google, Facebook und Ihrer Website.

Wozu die Mühe?
Es hilft Ihnen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, und neue Bewertungen bringen neue Gesichter.

Wie können Sie feststellen, ob es funktioniert (einfache Zahlen zum Nachverfolgen)?

Was man nicht im Blick hat, kann man auch nicht verbessern.
Das sollten Sie sich ansehen:

Geld-Zahlen

• Gesamte geleistete Arbeit
• Eingesammeltes Geld
• Wie viel Sie ausgeben, um die Türen offen zu halten
• Was Sie mit nach Hause nehmen können

Büro-Nummern

• Neue Patientenbesuche pro Monat
• Wie viele sagen Ja zur Behandlung
• Durchschnittliche Zeit im Lehrstuhl
• Nicht-Erscheinen/Absagen

Menschen Zahlen

• Wie glücklich sind Ihre Patienten?
• Wie viele Mitarbeiter bleiben?
• Wie engagiert ist Ihr Team?

Wie Sie vergleichen

Prüfen Sie, wie Sie im Vergleich zu anderen abschneiden (fragen Sie Ihren zahnärztlichen Steuerberater, nutzen Sie Gaidge oder treten Sie einer Gruppe bei).
Wenn Sie an irgendeiner Stelle im Rückstand sind, beginnen Sie dort.

Das wahre Glück finden: Es geht um mehr als nur Zahlen

Glückliche Patienten und schöne Tabellen fühlen sich leer an, wenn man erschöpft ist.

Arbeit und Leben: Damit alles passt

Wie sieht das Glück aus für Sie?
Für viele Kieferorthopäden bedeutet dies:

• Menschen helfen, ohne das Gefühl zu haben, dass sie in Panik geraten oder gehetzt werden
• Echte Ferien oder Zeit mit der Familie zu verbringen und zu wissen, dass das Büro nicht zusammenbricht
• Neue Dinge lernen oder etwas zurückgeben

Grenzen setzen.
Lassen Sie einige Pflichten los. Nehmen Sie sich wirklich Zeit, um über große Ziele nachzudenken. Buchen Sie "Zeit für mich" wie jedes andere Treffen.

Eine sinnvolle Praxis

Erfolg ist nicht nur eine Frage des Geldes; es geht auch darum, seine Arbeit zu lieben und etwas zu bewirken.
Halten Sie Vorträge in der Schule, unterstützen Sie ein Team oder engagieren Sie sich ehrenamtlich.
Bringen Sie die Werte Ihres Büros - Ehrlichkeit, Sorgfalt, Qualität - mit dem in Einklang, was Sie jeden Tag tun.

Das ist die Art von "Effizienz", die Freude und Stolz macht und auf die man stolz sein kann.

Wer gewinnt, wenn Sie effizienter werden?

Seien wir ehrlich.alle tut.

Sie:

• Mehr verdienen, weniger Stress
• Zeit für die Familie, Hobbys und neue Dinge zu lernen
• Fühle mich viel weniger ausgebrannt

Ihr Team:

• erhält ein ruhiges, fürsorgliches Büro
• Wächst in seinem Beruf
• Interessiert sich für Ihren Geschäftsauftrag

Die Patienten:

• ihre Pflege schneller, einfacher und mit besseren Ergebnissen abschließen
• Freundlicherer Service
• Sie möchten anderen von Ihnen erzählen

Ihre Nachbarschaft:

• Tolle, ehrliche Betreuung
• Ein positiver lokaler Touch

Einfache Schlussfolgerungen und was als nächstes zu tun ist

Zu beschäftigt, um alles zu lesen? Hier ist das Wichtigste:

• Effizienz hat nichts mit Eile zu tun-Es geht darum, mehr zu erreichen, mit weniger Aufwand.
• Klein anfangen-Vielleicht eine digitale Form oder ein klarerer Schritt in Ihrem Prozess.
• Technik einsetzen, wenn sie sinnvoll ist (denken Sie an digitale Eindrücke und Erinnerungen).
• Schulung und Vertrauen in Ihr Team-ihnen echte Verantwortung übertragen.
• Einfach und oft sprechen-mit Ihrem Team und Ihre Patienten.
• Achten Sie auf Ihre Zahlen-sie sagen die Wahrheit.
• Passen Sie auf sich auf-Ihr Büro ist für Ihr Leben da, nicht andersherum.

Was als nächstes zu tun ist:

1. Wählen Sie eine Sache aus, die Sie verbessern möchten: Ändern Sie nicht alles auf einmal. Versuchen Sie es vielleicht mit einer digitalen Terminplanung oder schulen Sie Ihr Team.
2. Sprechen Sie mit Ihrem Team: Fragen Sie, wo sich die Dinge verlangsamen. Sie wissen es besser als jeder andere.
3. Probieren Sie etwas Neues aus: Ändern Sie nur eine alte Gewohnheit, z. B. die Verwendung von digitalen Erinnerungen oder Online-Formularen.
4. Überprüfen Sie Ihre Fortschritte in einem Monat: Prüfen Sie, ob es funktioniert. Wenn nicht, ändern Sie es.
5. Feiern Sie jeden Sieg: Auch kleine Schritte nach vorn sind einen Beifall wert.

Und vergessen Sie nicht, dass es da draußen Hilfe gibt. Suchen Sie sich einen Praxisberater, treten Sie der AAO bei oder holen Sie sich Rat bei anderen Kieferorthopäden, die es bereits geschafft haben.

Häufige Fragen zum reibungslosen Betrieb eines Büros

F: Wird es sich in meinem Büro kalt anfühlen, wenn ich es effizient mache?

A: Ganz und gar nicht. Bessere Systeme geben Ihnen sogar mehr Zeit und Energie, sich auf die Patienten zu konzentrieren - und nicht weniger.

F: Welches technische Upgrade macht den größten Unterschied?

A: In den meisten Fällen bieten digitale Scans und eine wirklich gute Bürosoftware das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.

F: Bedeutet Effizienz auch Personalabbau?

A: Nein! Es geht darum, Ihr Team besser zu nutzen - und nicht darum, es zu überlasten. Gute Systeme tragen zum Erfolg aller bei.

F: Wie kann ich meine Mitarbeiter mit ins Boot holen?

A: Machen Sie sie von Anfang an zum Teil der Veränderung. Bitten Sie sie um Feedback, erklären Sie ihnen das "Warum", und lassen Sie sie mitentscheiden, was funktioniert.

F: Woher weiß ich, ob es mir besser geht?

A: Achten Sie auf Ihre wichtigsten Zahlen - nicht erschienene Patienten, Patientenbewertungen und das, was nach den Rechnungen übrig ist. Wenn diese Zahlen steigen, sind Sie auf dem richtigen Weg.

Letzte Überlegungen: Effizienz als bester Weg zu Erfolg und Glücklichsein

Wenn man es genau nimmt, geht es bei der Effizienz nicht um Roboter oder Kälte.
Es geht darum, den Alltag zu erleichtern, Freude an der Arbeit zu haben und den Patienten ein Lächeln zu schenken.

Sind Sie bereit, Ihre kieferorthopädische Praxis effizienter und erfolgreicher zu machen und mehr Spaß zu haben?
Beginnen Sie mit einer einzigen Veränderung und bleiben Sie dabei. Ihr zukünftiges Ich, Ihre Mitarbeiter, Ihre Patienten und Ihre Lieben werden froh darüber sein.

Medizinisch geprüft von Dr. Jane Doe, DMD, zertifizierte Kieferorthopädin.
Referenzen: American Dental Association, American Association of Orthodontists, Gaidge Dental Analytics, Ortho2, Cloud9 Software.

Brauchen Sie noch Hilfe?

Wenden Sie sich an einen zahnärztlichen Berater, sprechen Sie mit anderen Kieferorthopäden oder kontaktieren Sie Ihre örtliche Zahnärztekammer.
Großartig, fürsorglich und unterhaltsam Kieferorthopädie ist möglich - Schritt für Schritt.