Den ultimative guide til indkøbsstyring i tandlægeklinikker: Reducer omkostningerne og arbejd smartere

Den følelse, du får, når du opdager, at et vigtigt tandlægeudstyr er væk - lige før en stor behandling - kan få enhver klinikchef til at gå i panik. Eller måske har du åbnet et glemt skab for at finde en bunke dyre ting, der alle er udløbet og ubrugelige. Lyder det bekendt?

Hvis du er tandlæge, kontorchef eller endda studerende, der håber på at få din egen praksis, har du sikkert tænkt over det: Handler det at skaffe forsyninger kun om at afgive ordrer, eller er der mere i det? Du er ikke den eneste, der spørger, og det er et godt spørgsmål. Den måde, tandlægeklinikker håndterer indkøb af forsyninger på - hele processen med at finde, købe og holde styr på, hvad du har brug for - påvirker direkte, hvor mange penge du tjener, og hvor glat din dag går.

Lad os tale om, hvad indkøb egentlig betyder for en tandlægeklinik, hvorfor det er vigtigere nu end nogensinde, og nogle enkle skridt, du kan tage for at spare penge, blive organiseret og hjælpe dit team med at gøre deres bedste arbejde.

Hvorfor smart indkøb ændrer spillet for tandlægeklinikker

Ville det ikke være dejligt, hvis du bare kunne svinge en tryllestav og reducere din kliniks faste omkostninger uden at det gik ud over kvaliteten eller patientplejen? Magi ville være dejligt, men smarte indkøb - at tænke længere end "bare få mere gaze" - er det næstbedste.
Her er sandheden:
Indkøb af forsyninger er ikke bare en opgave i baglokalet. Det former tre store ting i din klinik:

• Overskud: Leveringsomkostninger æder normalt 5-8% af din indkomst, ifølge American Dental Association (ADA) og Dental Economics. Selv små forbedringer kan spare dig for tusindvis af kroner hvert år.
• Pengestrøm: Når du køber smart, rækker dine penge længere. Hvis du har de rigtige mængder på lager, behøver du ikke betale ekstra for bestillinger i sidste øjeblik.
• Daglig arbejdsgang: Ingen bryder sig om at stoppe en vigtig procedure, bare fordi man er løbet tør for noget kritisk. God forsyningsstyring betyder roligere dage og glade patienter.

Tænk på indkøb som din kliniks hjerteblod. Hvis det flyder glat - og du får de rigtige ting, når du har brug for dem - fungerer alt andet godt. Men hvis tingene bliver blokeret eller rodet, kan hele stedet mærke det.

De 5 største indkøbsproblemer, som tandklinikker står over for (og hvordan man løser dem)

Uanset om du har drevet en klinik i årevis, eller om du er ny i branchen, vil du sikkert opleve disse klassiske hovedpiner. Bare rolig - der er en løsning på hver af dem.

1. Ukontrollerede udgifter og høje forsyningsomkostninger

Har du nogensinde afsluttet et kvartal og tænkt: "Hvordan kunne vi bruge så mange penge på handsker og medicin?" Når flere personer kan bestille "bare et par ting" uden en fast plan, fordobles omkostningerne, før du opdager det.
Løsningen:
Opret en tandlægeformular - en liste over godkendte produkter og leverandører - til standardindkøb og enkel sporing. Tjek dine udgifter hver måned, så du kan se, hvor dine penge bliver af.

2. Dårlig lagerstyring

Er dine hylder fyldt med gammel komposit, mens hygiejnesygeplejersken siger, at du er løbet tør for steriliseringsposer? At købe for meget betyder spild; at købe for lidt betyder, at du ikke kan behandle patienterne rigtigt.
Løsningen:
Hold øje med, hvor meget du bruger hver uge eller måned. Indstil genbestillingsniveauer - når du når dette antal, er det tid til at fylde op. Hold løbende regnskab, så intet sniger sig ind på dig.

3. Spild af personalets tid på bestilling og genopfyldning

Tandlæger og assistenter skal tage sig af patienterne, ikke sidde fast i jagten på gode tilbud på nettet eller tælle bomuldsruller i hånden.
Løsningen:
Automatiser det, du kan. Software til tandplejeartikler kan minde dig om at genbestille, samle ordrer sammen og give dit personale mere tid til de ting, der betyder noget.

4. Prisforvirring og at sidde fast med én leverandør

Vidste du, at den samme vare kan koste tre gange så meget i én butik som i en anden? Hvis du holder dig til én distributør, risikerer du at gå glip af besparelser.
Løsningen:
Meld dig ind i en dental group purchasing organization (GPO) for at få bedre tilbud, og brug online shopping-sider til at tjekke priser side om side.

5. Håndtering af udløbne eller ubrugelige forsyninger

Ting, der aldrig bliver brugt, optager plads og spilder penge.
Løsningen:
Brug FIFO (First-In, First-Out): Læg de nye ting bagerst, så du bruger de ældre forsyninger først. Månedlige hurtige tjek hjælper dig med at opdage spild, før det løber op.

5-trins-processen for tandlægekøb og -inventar

Du behøver ikke at starte helt fra bunden for at få styr på dit forsyningssystem. Her er en nem femtrinsplan til at gå fra sidste-øjebliks-forvirring til reel kontrol.

1. Tjek og forudsig

Før du kan styre dine forsyninger, skal du vide, hvad og hvor meget du bruger.

• Spor brugen pr. procedure: Begynd enkelt; skriv ned, hvor mange pakker komposit eller bedøvende gel, du bruger hver uge.
• Indstil niveauer for genbestilling og backup: Brug dine tal til at skabe et "par-niveau" - det beløb, der fortæller dig, at det er tid til at bestille mere. Lad være med at gætte; lad dine egne tal guide dig.

Et eksempel:
Hvis du normalt bruger fem kasser handsker hver uge, og det tager tre dage at få dem leveret, skal du sætte dit bestillingspunkt til syv kasser. På den måde løber du aldrig tør.

2. Find og vælg leverandører

Ikke alle sælgere er ens. Prisen er vigtig, men service og et stabilt lager betyder også noget.

• Hvad skal man kigge efter? Gode priser, hurtig levering, nok udvalg, altid på lager, nem returnering og hjælpsom support.
• Typer af leverandører:
  • Store nationale distributører (som Henry Schein, Patterson Dental): De er stabile og har et stort udvalg, men kan koste mere.
  • Lokale leverandører: De leverer måske hurtigt og er mere fleksible, men har nogle gange færre valgmuligheder eller højere priser.
  • Online butikker (som Net32, Amazon Business): Disse sider giver dig mulighed for at se priser og er praktiske, men kvaliteten kan variere.

Sørg for, at nye leverandører (og især off-brand-produkter) er godkendt af FDA.

3. Placer dine ordrer

Hav en fast og enkel måde at bestille forsyninger på.

• Brug én indkøbsordreproces (PO): Alle ordrer går samme vej, hver gang.
• Det bedste tip: Saml dine ordrer i større partier for at spare på fragten. Giv én person - kontorchefen eller den ledende assistent - et klart ansvar for ordrer.

4. Læg væk og organiser

Når kasserne ankommer, skal du ikke bare smide dem på en hylde.

• Afkryds hvert punkt i din PO så du ikke går glip af fejl eller korte ordrer.
• Fyld hylderne op, så ældre varer bruges først: FIFO holder dine forsyninger friske.
• Følg reglerne: Sørg for, at dine skridt er i overensstemmelse med råd fra ADA, CDC og, når det er nødvendigt, ISO 13485.

5. Spor og gennemgang

Man kan ikke reparere det, man ikke måler.

• Hold øje med vigtige tal: Hvor hurtigt bliver tingene brugt op? Hvor meget koster hver procedure dig egentlig? Holder du dig inden for budgettet?
• Tjek lagerbeholdningen hver måned: Selv en hurtig optælling en gang om måneden kan spare dig for mange penge.
• Bedøm dine leverandører: Sender de til tiden? Er deres priser og produktkvalitet stabile?

Teknologi og værktøjer: Den moderne værktøjskasse til tandlægekøb

Tror du, at alle disse smarte værktøjer kun er til store klinikker? Sådan er det ikke længere. Selv en tandlægeklinik med kun én tandlæge kan bruge gode systemer til at spare tid og penge.

Software til køb af tandpleje

Tjek muligheder som CureMint, ZenSupplies og Method Procurement.
Kig efter værktøjer, der tilbyder:

• Budgetopfølgning
• Automatiske ordrepåmindelser
• Prissammenligninger indbygget direkte
• Forbindelser til din kontorsoftware (som Dentrix eller Eaglesoft)

Rigtige resultater:
Kontorer, der bruger denne type software, sparer i gennemsnit $20.000 til $60.000 hvert år. Det er mange ekstra penge.

Lagerstyringssystemer

Stregkodescannere, RFID-tags og cloud-programmer fremskynder sporingen - selv på små kontorer.

• Stregkoder: Scan hver gang du henter en kasse eller bruger noget, så du altid ved, hvad du har.
• Indbyggede add-ons: De fleste moderne tandlægesoftware (Dentrix, Open Dental osv.) kan tilføje lagerstyring på et øjeblik.

Gruppekøbsorganisationer (GPO'er)

En GPO kombinerer indkøbskraften fra mange klinikker, så du får lavere priser.
Fordele:

• Du sparer normalt 10-25%
• Adgang til tilbud, du ikke kan finde på egen hånd
• Slut med at prutte med hver enkelt leverandør

Gode tandlæge-GPO'er at kende: Synergy Dental Partners, Dental Whale og mange flere.

Hverdagstips til at spare på tandplejeartikler

Her er, hvad virkelig succesfulde praksisser gør hele tiden:

• Hold dig til færre leverandører: Det er lettere at bestille og forhandle, hvis man handler med en håndfuld.
• Forhandle: Vær ikke genert - de fleste sælgere er klar til at handle, især hvis du køber meget eller bliver hængende et stykke tid.
• Standardiser produkter: Opbevar de samme ting i alle rum for at undgå forvirring og gøre det nemt. Mindre forveksling, færre fejl.
• Vælg roller klart og tydeligt: Sørg for, at alle ved, hvem der bestiller, hvem der modtager, og hvem der dobbelttjekker lagerbeholdningen.
• Undervis dine medarbejdere: Forklar, hvorfor supply management er vigtigt. Når alle forstår, at forsyninger er direkte forbundet med lønsedler og jobsikkerhed, vil de interessere sig mere for det.

Spørgsmål og svar om tandlægeindkøb

Hvor mange procent bør mit kontor bruge på forsyninger?
Det sædvanlige tal er 5-8% af din omsætning på dentale materialer og forsyninger (ADA, Dental Economics).

Kan man virkelig spare penge ved at shoppe rundt efter leverandører?
Helt sikkert. Du kan finde de samme produkter til en pris, der er op til tre gange højere i forskellige butikker. Selv små praksisser kan spare tusindvis af kroner ved at tilslutte sig en GPO eller bruge sider som Net32.

Hvordan kan jeg sørge for, at vi ikke løber tør for ting?
Fastsæt genbestillingspunkter, og brug en eller anden form for sporingsprogram. Selv hvis du bare bruger et simpelt regneark og foretager ugentlige tjek, er det bedre end at gætte.

Hvordan forhindrer jeg, at forsyninger udløber?
Brug FIFO - de ældste varer bliver brugt først - og lav hurtige månedlige tjek. Lær dine medarbejdere altid at se på udløbsdatoer, når de fylder op.

Hvem skal stå for indkøb af varer på vores kontor?
Omkring 85% af klinikkerne har en tandlægeassistent eller kontorlederen til at købe ind, men ejeren eller tandlægen skal gennemgå udgifterne hver måned.

Er digitale indkøb kun for store klinikker?
Nej, nej, nej! Selv solopraksisser eller nye praksisser kan bruge overkommelige, webbaserede værktøjer, der automatisk bestiller, viser udgifter og linker til tandlægesoftware.

Konklusion: Sådan får du styr på din kliniks økonomi

Lad os opsummere det.

• Indkøb handler ikke bare om at lægge ordrer ind - det er et system, der påvirker din kliniks overskud, det daglige flow og dit stressniveau.
• Hvis du ignorerer supply management, vil du spilde penge, miste tid og opleve forsinkelser i behandlingen - men det behøver du ikke.
• Den bedste plan er at:
  • Spor og planlæg, hvad du bruger
  • Vælg og samarbejd med leverandører med omtanke
  • Brug teknologi og gruppekøb til at opnå besparelser
  • Få dit team med om bord, og få dem til at forstå, hvorfor det er vigtigt

Her kan du se, hvordan du kommer i gang med det samme:

1. Tjek, hvad du har, og hvad du virkelig bruger.
2. Sæt "par-niveauer" for dine must-have-forsyninger - lad være med bare at improvisere.
3. Undersøg GPO'er og se, om du kan spare mange penge ved at deltage.
4. Prøv et indkøbs-/sporingsværktøj - de fleste tilbyder prøvekørsler.
5. Giv dit team klare regler, og vis dem "hvorfor".

Glem ikke, at hver dollar, du ikke spilder på forbrugsvarer, er en dollar mere til din praksis, dit personale og dine patienter.

Anmeldt af Dr. Jane Doe, DDS. Kilder: American Dental Association, Dental Economics, CureMint Stories, Net32 Marketplace Data og Centers for Disease Control and Prevention (CDC).

Vil du finde ud af, hvordan det rigtige forsyningssystem kan hjælpe dit kontor? Book en uforpligtende snak med et af vores teammedlemmer. At blive klogere på supply management er et af de bedste valg, du kan træffe for at få varig succes og ro i sindet.

KILDER

• Den amerikanske tandlægeforening
• Dentaløkonomi Benchmarks for forsyningsomkostninger
• Gennemgang af forsyningskæden
• Synergy Dental Partners
• CureMint Case Studies
• Centers for Disease Control and Prevention - Tandpleje

Det er nemt at købe tandlægeartikler. Selv små ændringer kan gøre en stor forskel. Du er nu klar til at køre dit tandlægeindkøb som en professionel.