La guida definitiva alla gestione degli acquisti nelle cliniche dentistiche: Ridurre i costi e lavorare in modo più intelligente

La sensazione che si prova quando ci si accorge che una fornitura dentale fondamentale è sparita, proprio prima di una procedura importante, può gettare nel panico il responsabile di una clinica. O forse avete aperto un armadietto dimenticato per trovare una pila di materiale costoso, tutto scaduto e inutile. Vi suona familiare?

Se siete dentisti, direttori di studio o anche studenti che sperano di avere uno studio proprio, probabilmente vi sarete chiesti: Per rifornirsi è sufficiente effettuare gli ordini o c'è dell'altro? Non siete gli unici a chiederselo, ed è una buona domanda. Il modo in cui gli studi dentistici gestiscono l'acquisto dei materiali di consumo - l'intero processo di ricerca, acquisto e controllo di ciò che serve - influisce direttamente sul guadagno e sul buon andamento della giornata.

Parliamo di cosa significhi realmente l'approvvigionamento per uno studio dentistico, del perché sia importante ora più che mai e di alcune semplici misure che potete adottare per risparmiare denaro, organizzarvi e aiutare il vostro team a lavorare al meglio.

Perché l'approvvigionamento intelligente cambia le carte in tavola per gli studi dentistici

Non sarebbe fantastico se con un colpo di bacchetta si potessero ridurre i costi generali dell'ufficio senza intaccare la qualità o l'assistenza ai pazienti? La magia non sarebbe male, ma gli acquisti intelligenti, che non si limitano a "prendere altre garze", sono la cosa migliore.
Ecco la verità:
L'acquisto di materiali di consumo non è solo un lavoro di retrobottega. Dà forma a tre cose importanti nella vostra clinica:

• Profitto: Secondo l'American Dental Association (ADA) e Dental Economics, i costi di fornitura assorbono solitamente il 5-8% del vostro reddito. Anche piccoli miglioramenti potrebbero farvi risparmiare migliaia di euro all'anno.
• Flusso di cassa: Acquistando in modo intelligente, i vostri dollari saranno più utili. Tenere a portata di mano le quantità giuste vi evita di dover pagare un extra per gli ordini dell'ultimo minuto.
• Flusso di lavoro quotidiano: A nessuno piace interrompere una procedura importante solo perché si è a corto di qualcosa di fondamentale. Una buona gestione delle forniture significa giornate più tranquille e pazienti felici.

Considerate l'approvvigionamento come la linfa vitale della vostra clinica. Se scorre senza intoppi - ottenendo il materiale giusto quando serve - tutto il resto funziona bene. Ma se le cose si bloccano o si incasinano, tutto l'ambiente ne risente.

I 5 maggiori problemi di approvvigionamento delle cliniche dentali (e come risolverli)

Se gestite una clinica da anni o siete alle prime armi con gli ordini, probabilmente avrete a che fare con questi classici grattacapi. Non preoccupatevi: c'è una soluzione per ognuno di essi.

1. Spesa fuori controllo e alti costi di approvvigionamento

Vi è mai capitato di finire un trimestre e di chiedervi: "Come abbiamo fatto a spendere tutti quei soldi per guanti e medicine?". Quando più persone possono ordinare "solo un paio di cose" senza un piano prestabilito, i costi raddoppiano prima che ve ne rendiate conto.
La soluzione:
Create un formulario odontoiatrico - un elenco di prodotti e fornitori approvati - per un acquisto standard e un semplice monitoraggio. Controllate le vostre spese ogni mese e capirete dove vanno a finire i vostri soldi.

2. Cattiva gestione dell'inventario

I vostri scaffali sono pieni di vecchi compositi, mentre l'igienista dice che avete finito le buste dello sterilizzatore? Comprare troppo significa sprecare; comprare troppo poco significa non poter trattare bene i pazienti.
La soluzione:
Tenete traccia di quanto utilizzate ogni settimana o mese. Stabilite dei livelli di riordino: quando raggiungete questo numero, è ora di rifornirvi. Tenete un conteggio costante, in modo che non vi siate fatti sfuggire nulla.

3. Perdita di tempo del personale per ordinare e rifornirsi

I dentisti e gli assistenti dovrebbero occuparsi dei pazienti, non rimanere bloccati a caccia di occasioni online o a contare i rotoli di cotone a mano.
La soluzione:
Automatizzate ciò che potete. Il software per le forniture dentali può ricordarvi di riordinare, raccogliere gli ordini insieme e dare al vostro personale più tempo per le cose che contano.

4. Confusione dei prezzi e blocco con un unico fornitore

Sapevate che lo stesso articolo potrebbe costare il triplo in un negozio rispetto a un altro? Se vi limitate a un solo distributore, rischiate di non risparmiare.
La soluzione:
Iscrivetevi a un'organizzazione di acquisto di gruppo (GPO) per ottenere offerte migliori e utilizzate i siti di shopping online per controllare i prezzi a fianco.

5. Gestione delle forniture scadute o inutilizzate

Le cose che non vengono mai utilizzate occupano spazio e sprecano denaro.
La soluzione:
Usate il metodo First-In, First-Out (FIFO): mettete le cose nuove in fondo, in modo da usare prima quelle più vecchie. I controlli mensili veloci aiutano a individuare gli sprechi prima che si accumulino.

Il processo in 5 fasi per l'acquisto e l'inventario dei denti

Non è necessario partire da zero per sistemare il sistema di approvvigionamento. Ecco un semplice piano in cinque fasi per passare dai tentativi dell'ultimo minuto al controllo reale.

1. Controllare e prevedere

Prima di gestire le scorte, è necessario sapere cosa e quanto si usa.

• Tracciare l'utilizzo per procedura: Iniziate in modo semplice: annotate quante confezioni di composito o di gel anestetico usate ogni settimana.
• Impostare i livelli di riordino e di backup: Utilizzate i vostri numeri per creare un "livello par", ossia la quantità che vi indica che è ora di ordinare di più. Non tirate a indovinare, lasciatevi guidare dai vostri numeri.

Esempio:
Se di solito utilizzate cinque scatole di guanti ogni settimana e la consegna richiede tre giorni, impostate il punto di riordino a sette scatole. In questo modo non rimarrete mai senza.

2. Trovare e scegliere i fornitori

Non tutti i venditori sono uguali. Il prezzo è importante, ma lo sono anche il servizio e la costanza delle scorte.

• Cosa cercare: Buoni prezzi, spedizione veloce, scelta sufficiente, sempre in stock, resi facili e assistenza utile.
• Tipi di fornitori:
  • Grandi distributori nazionali (come Henry Schein, Patterson Dental): sono stabili e hanno un'ampia scelta, ma possono costare di più.
  • Fornitori locali: Possono consegnare velocemente ed essere più flessibili, ma a volte hanno meno scelta o prezzi più alti.
  • Negozi online (come Net32, Amazon Business): Questi siti consentono di vedere i prezzi e sono pratici, ma la qualità può variare.

Assicuratevi che i nuovi fornitori (e soprattutto i prodotti non di marca) siano autorizzati dalla FDA.

3. Effettuare gli ordini

Avere un modo semplice e fisso per ordinare le forniture.

• Utilizzare un unico processo di ordine di acquisto (PO): Tutti gli ordini vengono eseguiti allo stesso modo, ogni volta.
• Il consiglio migliore: Raccogliete gli ordini in lotti più grandi per risparmiare sulla spedizione. Affidate a una sola persona, il responsabile dell'ufficio o l'assistente principale, la responsabilità degli ordini.

4. Mettere via e organizzare

Quando arrivano le scatole, non buttatele semplicemente su uno scaffale.

• Spuntate ogni voce rispetto al vostro PO in modo da non perdere errori o ordini brevi.
• Stoccare gli scaffali in modo che gli articoli più vecchi vengano utilizzati per primi: Il FIFO mantiene fresche le vostre forniture.
• Seguire le regole: Assicuratevi che i vostri passi siano in linea con i consigli dell'ADA, del CDC e, se necessario, della ISO 13485.

5. Traccia e revisione

Non si può riparare ciò che non si misura.

• Attenzione ai numeri importanti: Quanto velocemente si consuma il materiale? Quanto vi costa davvero ogni procedura? State rispettando il budget?
• Controllare le scorte mensilmente: Anche un rapido conteggio solo una volta al mese può farvi risparmiare molto denaro.
• Valutate i vostri fornitori: Le spedizioni sono puntuali? I prezzi e la qualità dei prodotti sono costanti?

Tecnologia e strumenti: Il moderno kit di strumenti per l'acquisto dentale

Pensate che tutti questi strumenti sofisticati siano solo per le grandi cliniche? Non è più così. Anche uno studio di un solo dentista può utilizzare ottimi sistemi per risparmiare tempo e denaro.

Software di acquisto dentale

Verificate opzioni come CureMint, ZenSupplies e Method Procurement.
Cercate strumenti che offrano:

• Monitoraggio del budget
• Promemoria automatico degli ordini
• Confronto dei prezzi integrato
• Connessioni al software dell'ufficio (come Dentrix o Eaglesoft)

Risultati reali:
Gli uffici che utilizzano questo tipo di software risparmiano in media da $20.000 a $60.000 all'anno. Si tratta di un sacco di soldi in più.

Sistemi di inventario

Gli scanner di codici a barre, le etichette RFID e i programmi cloud velocizzano la tracciabilità, anche nei piccoli uffici.

• Codici a barre: Eseguite una scansione ogni volta che prendete una scatola o utilizzate qualcosa, in modo da sapere sempre cosa avete.
• Componenti aggiuntivi integrati: La maggior parte dei moderni software per studi dentistici (Dentrix, Open Dental, ecc.) possono aggiungere il monitoraggio dell'inventario in un attimo.

Organizzazioni di acquisto di gruppo (GPO)

Un GPO combina il potere d'acquisto di molte cliniche, in modo da ottenere prezzi più bassi.
Vantaggi:

• Di solito si risparmia 10-25%
• Accesso a offerte che non troverete da soli
• Non è più necessario contrattare con i singoli venditori

Buoni GPO dentali da conoscere: Synergy Dental Partners, Dental Whale e altri ancora.

Consigli quotidiani per risparmiare sulle forniture dentali

Ecco cosa fanno continuamente gli studi di successo:

• Rivolgetevi a un minor numero di fornitori: È più facile ordinare e contrattare se si tratta con una manciata di persone.
• Negoziare: Non siate timidi: la maggior parte dei venditori è pronta a trattare, soprattutto se acquistate molto o se vi fermate per un po'.
• Standardizzare i prodotti: Riempite ogni stanza con lo stesso materiale per evitare confusione e semplificare le cose. Meno confusione, meno errori.
• Scegliere chiaramente i ruoli: Assicuratevi che tutti sappiano chi ordina, chi riceve e chi controlla l'inventario.
• Insegnate al vostro personale: Spiegate perché la gestione degli approvvigionamenti è importante. Quando tutti capiranno che le forniture sono direttamente collegate agli stipendi e alla sicurezza del lavoro, se ne preoccuperanno di più.

Domande e risposte sull'approvvigionamento dentale

Quale percentuale deve spendere il mio ufficio per le forniture?
La cifra abituale è 5-8% delle entrate per materiali e forniture dentali (ADA, Dental Economics).

La ricerca di fornitori può davvero far risparmiare?
Assolutamente. È possibile trovare gli stessi prodotti a prezzi fino a tre volte superiori in negozi diversi. Anche i piccoli studi possono risparmiare migliaia di euro aderendo a un GPO o utilizzando siti come Net32.

Come posso assicurarmi che non si esaurisca il materiale?
Stabilite dei punti di riordino e utilizzate un programma di monitoraggio. Anche se utilizzate un semplice foglio di calcolo e fate controlli settimanali, è sempre meglio che tirare a indovinare.

Come posso impedire che le forniture scadano?
Utilizzate il sistema FIFO - gli articoli più vecchi vengono utilizzati per primi - e fate rapidi controlli mensili. Insegnate al personale a controllare sempre le date di scadenza quando si rifornisce.

Chi deve occuparsi dell'acquisto delle forniture nel nostro ufficio?
Circa 85% delle cliniche affidano gli acquisti a un'assistente odontoiatrica o al responsabile dello studio, ma il titolare o il dentista devono rivedere le spese ogni mese.

Il digital procurement è solo per le grandi cliniche?
No! Anche i nuovi studi possono utilizzare strumenti economici basati sul web che consentono di ordinare automaticamente, mostrare le spese e collegarsi al software odontoiatrico.

Conclusione: Come prendere in mano le finanze della vostra clinica

Riassumiamo.

• L'approvvigionamento non è solo una questione di ordini: è un sistema che influisce sui profitti della clinica, sul flusso giornaliero e sul vostro livello di stress.
• Se ignorate la gestione degli approvvigionamenti, sprecherete denaro, perderete tempo e avrete rallentamenti nell'assistenza, ma non dovete farlo.
• Il piano migliore è quello di:
  • Tracciare e pianificare i consumi
  • Scegliere e lavorare con i fornitori in modo ponderato
  • Usare la tecnologia e gli acquisti di gruppo per risparmiare
  • Coinvolgete il vostro team e fate capire loro perché è importante

Ecco come iniziare subito:

1. Controllate quello che avete e quello che usate davvero.
2. Stabilite dei "livelli par" per le vostre forniture indispensabili, non fatevi prendere la mano.
3. Cercate le GPO e vedete se l'adesione può farvi risparmiare un bel po' di soldi.
4. Provate uno strumento di approvvigionamento/tracciamento: la maggior parte di essi offre una prova.
5. Date al vostro team regole chiare e mostrate loro il "perché".

Non dimenticate che ogni dollaro non sprecato in forniture è un dollaro in più per il vostro studio, il vostro personale e i vostri pazienti.

Revisionato dalla dottoressa Jane Doe, DDS. Fonti: American Dental Association, Dental Economics, CureMint Stories, Net32 Marketplace Data e Centers for Disease Control and Prevention (CDC).

Volete scoprire come il giusto sistema di approvvigionamento può aiutare il vostro ufficio? Prenotate una chiacchierata senza stress con uno dei membri del nostro team. Una gestione intelligente degli approvvigionamenti è una delle scelte migliori che possiate fare per ottenere un successo duraturo e la massima tranquillità.

FONTI

• Associazione dentale americana
• Economia dentale Parametri di riferimento dei costi di fornitura
• Revisione della gestione della catena di approvvigionamento
• Partner dentali Synergy
• Casi di studio di CureMint
• Centri per il controllo e la prevenzione delle malattie - Impostazioni dentali

Questo è l'acquisto di forniture dentali reso semplice. Anche piccoli cambiamenti possono fare una grande differenza. Ora siete pronti a gestire le vostre forniture dentali come un professionista.