L'efficienza è il segreto per uno studio ortodontico felice e di successo

Conciliare l'impegno di uno studio ortodontico con il piacere del proprio lavoro può sembrare come cercare di infilare un piolo quadrato in un buco rotondo. Forse avete pensato, "Perché devo sempre saltare da un incendio all'altro, seppellirmi di scartoffie e vedere una lunga fila di pazienti? Deve esserci un modo migliore!". Beh, non siete certo soli. Gli ortodontisti di tutto il mondo sono alla ricerca di quella felice via di mezzo in cui la vostra attività cresce, i vostri pazienti vi amano e voi riuscite ancora a tornare a casa per cena.

Se vi state chiedendo:
"Come posso far funzionare meglio il mio studio ortodontico e sentirmi più felice nel farlo?".
Questo articolo è per voi.

Vediamo cosa significa veramente efficienza in uno studio ortodontico, perché è importante non solo per il vostro conto in banca e, soprattutto, come potete apportare cambiamenti reali e a lungo termine fin da ora.

Perché essere efficienti è importante in ortodonzia?

Immaginate di guidare un'auto veloce, ma con le gomme sgonfie e il motore che tossisce. Può sembrare fantastica, ma non si va da nessuna parte.
Ecco cosa vuol dire gestire uno studio con vecchi metodi, rallentamenti e stress costante. Non importa quanto siate bravi ortodontisti se la vostra routine quotidiana vi ostacola.

L'efficienza non è solo una questione di rapidità o di riduzione degli angoli.
Significa fornire le migliori cure ai pazienti, utilizzare bene il proprio tempo, avere un luogo di lavoro felice e veder crescere la propria attività, anche quando non si lavora fino a tardi ogni sera.

Cosa si guadagna

Essere efficienti può:

• Aumentare i profitti (riducendo gli sprechi)
• Vi permette di vedere più pazienti ma di sentirvi meno frettolosi
• Aumentate lo spirito di squadra e impedite che i bravi collaboratori se ne vadano
• Ridurre i costosi no-show e le cancellazioni tardive
• Ottenere pazienti migliori e più fedeli (pensate alle recensioni a cinque stelle!)

Ma la parte migliore non riguarda i soldi. Si tratta di tornare ad amare la propria giornata lavorativa e il proprio lavoro.

Fonti:

• Associazione americana degli ortodontisti (AAO)
• Risorse per la gestione dello studio ADA

Cosa c'è davvero in gioco? La scienza dell'efficienza in ufficio

Non facciamo confusione.
Perché essere più efficienti fa la differenza?

L'"effetto domino" in ortodonzia

Pensate all'efficienza come a una fila di tessere del domino. Se si risolve una cosa, la successiva migliora e così via:

• Un flusso di pazienti più veloce significa meno attese.
• La riduzione delle incombenze burocratiche si traduce in un maggior tempo dedicato alla cura dei pazienti.
• Un team felice commette meno errori e le persone rimangono.
• Meno confusione significa risultati migliori, più passaparola e una reputazione più solida.

Alcuni dati rapidi tratti da studi recenti:

In conclusione: Anche piccoli cambiamenti possono fare la differenza enorme differenza nella vostra giornata lavorativa e nel vostro reddito.

Fase 1: appianare ciò che accade in clinica

Cominciamo con ciò che sta accadendo in la sedia, ogni singolo giorno.

Accelerazione del flusso dei pazienti e nozioni di base sulla poltrona

Vi suona familiare?
Siete in ritardo sulla tabella di marcia, qualcuno aspetta, gli assistenti cercano gli strumenti e il vostro nuovo paziente è appena arrivato. Ah!

• Il giorno prima di ogni visita: Guardate ogni cartella in anticipo. È tutto pronto (impressioni, piano economico, moduli firmati)?
• Durante il trattamento: Preparare i portaimpronte clinici nello stesso modo ogni volta. Utilizzate liste di controllo per ogni cosa: apparecchi, allineatori, fermi.
• Dopo ogni visita: Insegnate agli assistenti a fornire istruzioni per l'assistenza domiciliare e a gestire le domande più semplici, in modo che possiate continuare a muovervi.

Pensate alla NASCAR:
L'equipaggio dei box sa esattamente cosa fare e fa sì che l'auto da corsa (il vostro allenamento) si muova.

Utilizzo di strumenti e tecnologie digitali

Le impressioni appiccicose e le pile di carte appartengono al passato.

• Scanner intraorali (come iTero o Trios): Scansioni più rapide, meno ripetizioni, caricamento diretto sul software.
• Stampanti 3D: Realizzate modelli e allineatori direttamente nel vostro studio, risparmiando tempo e denaro.
• Software per ufficio: Prenotazione in tempo reale, cartelle cliniche digitali, promemoria automatici e controlli assicurativi facilitati (si consiglia di consultare Ortho2 o Cloud9).

Il guadagno?
Le scansioni digitali possono far risparmiare 5-10 minuti per ogni pazientee i documenti digitali hanno molte meno probabilità di confondersi.

Scorte e forniture: Mantenere la semplicità

Avete mai ordinato forniture che già possedete?
Gli elenchi digitali delle forniture consentono di impostare un punto di minimo e di ricevere un segnale quando è necessario ordinare. Non dovrete più rimanere senza o accatastare vecchie scatole.

Suggerimento: Lasciate che un membro del personale sia il "capo delle forniture". Meno confusione, meno sprechi, più soldi in eccesso.

Fase 2: Migliorare in ufficio e nelle attività amministrative

La maggior parte dei mal di testa in ufficio proviene dalla scrivania, non dalla poltrona.

Prenotazione e promemoria online

Il vostro calendario è in disordine?
Provate ad andare online: è un vero e proprio risparmio di tempo.

• Prenotazione online: I pazienti scelgono i propri orari. Niente più chiamate interminabili.
• Promemoria automatici: Gli sms, le e-mail e i suggerimenti delle app riducono notevolmente i no-show.
• Elenco degli annullamenti: Colmare rapidamente le lacune dell'ultimo minuto.

Bonus extra: Ora il vostro front desk può occuparsi di lavori più importanti, non solo di spostare gli appuntamenti.

Facilità di inserimento e dialogo con i pazienti

A nessuno piacciono le pile di moduli o i messaggi mancati.

• Forme digitali: Lasciate che le persone compilino le informazioni a casa. È più veloce, più preciso e mantiene la privacy.
• Portale del paziente: Messaggi sicuri, richieste di appuntamenti, risultati, persino check-in virtuali.

Le parole semplici fanno il loro dovere.
Chiarite bene le indicazioni per la fatturazione, il trattamento e le fasi successive.

Fatturare, farsi pagare e trattare con l'assicurazione

Non lasciate che i disguidi nei pagamenti o l'assicurazione vi rallentino.

• Lasciate che sia il software a occuparsene: Inviare le richieste di rimborso in lotti. Lasciate che sia il sistema a individuare le cose mancanti.
• Tenere aggiornato il personale: Assicuratevi che il vostro team conosca le ultime norme assicurative.
• Siate sinceri sul denaro: Fornite prezzi chiari, offrite piani di pagamento e nessuna fattura a sorpresa.

Risultato?
Si passa meno tempo al telefono e più tempo con i pazienti.

Fase 3: Creare un team eccellente e laborioso

Il vostro personale è il vostro superpotere: è lui che fa funzionare tutto bene.

Lavori chiari e formazione continua

• Impostare ruoli chiari: Tutti dovrebbero sapere qual è il loro lavoro.
• Continuare a imparare: Formate spesso i vostri collaboratori e fate in modo che imparino a lavorare insieme.
• Effettuare regolarmente il check-in: Utilizzate le valutazioni delle prestazioni per mantenere tutti in carreggiata.

Delega intelligente e routine semplice

Non cercate di fare tutto da soli.
Distribuite i lavori ogni volta che potete. Utilizzate semplici regole d'ufficio (SOP) in modo che tutto funzioni anche quando qualcuno è malato.

Utilizzate i vostri strumenti:
Lasciate che il vostro software vi ricordi l'assicurazione o quando i pazienti hanno bisogno di un assegno di mantenimento, ad esempio.

Cultura di squadra: Mantenere la positività

Se volete che il vostro team rimanga e si preoccupi quanto voi, provate a fare così:

• Conversazioni aperte: Riunioni settimanali, barattoli di suggerimenti o caffè mattutino gratuito, solo per chiacchierare.
• Dare il cinque: Festeggiare sempre le vittorie, grandi o piccole che siano.
• Motivare: Ricordate a tutti perché l'efficienza è importante per la cura dei pazienti.

Fase 4: far sentire i pazienti straordinari

Lo sapete già: i pazienti felici sono la vostra migliore pubblicità. Ma il buon funzionamento del vostro ufficio influenza ogni fase della loro visita.

Un viaggio tranquillo dall'inizio alla fine

• Primo contatto: Risposte rapide e cordiali per telefono o via web.
• Al check-in: Semplici moduli digitali, accoglienza calorosa, informazioni chiare sulle prossime tappe.
• Durante le visite: Programmazione facile, messaggi chiari, indicazioni semplici per l'assistenza a domicilio.
• In seguito: Promemoria per il mantenimento, sms di controllo e soluzioni rapide se qualcosa va storto.

Rendere personale la comunicazione

Il software di oggi consente di inviare messaggi di check-in, auguri di compleanno, follow-up e altro ancora. Se fatto bene, non risulta mai freddo.

Quando i pazienti sentono che vi prendete cura di loro, sono più propensi a terminare il trattamento, a raccontarlo agli amici e a lasciare recensioni entusiastiche.

Ottenere e utilizzare il feedback dei pazienti

Dopo ogni visita chiave, inviate un sondaggio semplice e veloce.
Chiedete recensioni su Google, Facebook e sul vostro sito web.

Perché preoccuparsi?
Vi aiuta a individuare i margini di miglioramento e le nuove recensioni portano nuovi volti.

Come si fa a capire se sta funzionando? (Semplici numeri da tenere sotto controllo)

Non si può migliorare ciò che non si tiene sotto controllo.
Ecco cosa guardare:

Numeri di denaro

• Totale lavoro svolto
• Denaro raccolto
• Quanto si spende per tenere le porte aperte
• Cosa si porta a casa

Numeri d'ufficio

• Visite di nuovi pazienti al mese
• Quanti dicono sì al trattamento
• Tempo medio di permanenza in poltrona
• Mancata presentazione/annullamento

Numeri delle persone

• Quanto sono felici i vostri pazienti?
• Quanto personale rimane?
• Quanto è coinvolto il vostro team?

Come si confronta

Verificate la vostra posizione rispetto agli altri (chiedete al vostro commercialista, usate Gaidge o unitevi a un gruppo).
Se siete indietro in qualche punto, iniziate da lì.

Trovare la vera felicità: Non si tratta solo di numeri

Pazienti felici e bei fogli di calcolo sembrano ancora vuoti se si è esausti.

Vita-lavoro: Come far quadrare i conti

Che aspetto ha la felicità per voi?
Per molti ortodontisti significa:

• Aiutare le persone senza sentirsi impazziti o affrettati
• Fare vacanze vere e proprie o dedicarsi alla famiglia sapendo che l'ufficio non andrà in rovina.
• Imparare cose nuove o fare beneficenza

Stabilite dei limiti.
Lasciare andare alcuni doveri. Prendetevi del tempo per pensare ai grandi obiettivi. Prenotate il "tempo per me" come una qualsiasi altra riunione.

Una pratica significativa

Il successo non è solo una questione di dollari, ma anche di amare il proprio lavoro e di fare la differenza.
Fate colloqui con la scuola, sostenete una squadra o fate volontariato.
Mettete in relazione i valori del vostro ufficio - onestà, grande attenzione, qualità - con ciò che fate ogni giorno.

Questo è il tipo di "efficienza" che porta gioia, orgoglio e qualcosa di cui essere fieri.

Chi vince quando si diventa più efficienti?

Siamo onesti...tutti fa.

Tu:

• Guadagnare di più, stressarsi di meno
• Avere tempo per la famiglia, gli hobby e per imparare cose nuove.
• Sentirsi meno esauriti

Il vostro team:

• Ottiene un ufficio calmo e premuroso
• Crescono nel loro lavoro
• Ha a cuore la vostra missione aziendale

Pazienti:

• Terminare le cure in modo più rapido, semplice e con risultati migliori.
• Ottenere un servizio più amichevole
• Voglia di parlare di voi agli altri

Il vostro quartiere:

• Ottiene un'assistenza eccellente e onesta
• Un tocco locale positivo

Semplici indicazioni e cosa fare in seguito

Troppo impegnati per leggere tutto? Ecco ciò che conta:

• L'efficienza non è una questione di fretta-Si tratta di fare di più, con meno problemi.
• Iniziare in piccolo-Forse un modulo digitale o una fase più chiara del vostro processo.
• Usare la tecnologia quando ha senso (si pensi alle impressioni e ai promemoria digitali).
• Formare e fidarsi del proprio team-Dare loro una vera responsabilità.
• Parlare in modo semplice e frequente-Con il vostro team e i vostri pazienti.
• Attenzione ai numeri-Dicono la verità.
• Prendetevi cura di voi stessi-Il vostro ufficio è qui per la vostra vita, non il contrario.

Cosa fare dopo:

1. Scegliere una cosa da modificare: Non cambiate tutto in una volta. Magari provate la programmazione digitale o formate il vostro team.
2. Parlate con il vostro team: Chiedete dove le cose rallentano. Lo sanno meglio di chiunque altro.
3. Provate qualcosa di nuovo: Cambiate una sola vecchia abitudine, come l'uso di promemoria digitali o di moduli online.
4. Verificate i vostri progressi tra un mese: Verificate se funziona. In caso contrario, cambiatela.
5. Festeggiare ogni vittoria: Anche i piccoli passi avanti valgono un applauso.

E non dimenticate che c'è un aiuto là fuori. Trovate un consulente, iscrivetevi all'AAO o chiedete consiglio ad altri ortodontisti che l'hanno già fatto.

Domande comuni sulla gestione di un ufficio senza problemi

D: Rendere efficiente il mio ufficio lo farà sentire freddo?

A: Niente affatto. Anzi, i sistemi migliori consentono di avere più tempo ed energie per concentrarsi sui pazienti, non meno.

D: Qual è l'aggiornamento tecnologico che fa la differenza?

A: Il più delle volte, le scansioni digitali e un buon software per ufficio offrono il miglior rapporto qualità/prezzo.

D: Efficienza significa tagliare il personale?

A: No! Si tratta di utilizzare meglio il vostro team, non di sovraccaricarlo. I buoni sistemi aiutano tutti ad avere successo.

D: Come faccio a coinvolgere il mio personale?

A: Rendeteli partecipi del cambiamento fin dall'inizio. Chiedete un feedback, spiegate il "perché" e lasciate che contribuiscano a decidere cosa funziona.

D: Come faccio a sapere se sto migliorando?

A: Osservate i vostri numeri principali: i no-show, le recensioni dei pazienti e ciò che rimane dopo le fatture. Se sono in aumento, siete sulla strada giusta.

Riflessioni finali: L'efficienza come migliore via per il successo e la felicità

Quando si va al sodo, l'efficienza non è una questione di robot o di freddezza.
Si tratta di semplificare le giornate reali, di godersi il proprio lavoro e di dare ai pazienti qualcosa per cui sorridere.

Siete pronti a rendere il vostro studio ortodontico più efficiente, di successo e divertente?
Iniziate con un singolo cambiamento e attenetevi ad esso. Il vostro futuro, il vostro staff, i vostri pazienti e i vostri cari saranno contenti di averlo fatto.

Revisione medica da parte della Dr.ssa Jane Doe, DMD, Ortodontista certificata.
Riferimenti: American Dental Association, American Association of Orthodontists, Gaidge Dental Analytics, Ortho2, Cloud9 Software.

Avete ancora bisogno di aiuto?

Rivolgetevi a un consulente odontoiatrico, parlate con altri ortodontisti o contattate il vostro gruppo odontoiatrico locale.
Grande, premuroso e piacevole L'ortodonzia è possibile, passo dopo passo.