La guía definitiva para la gestión de compras en clínicas dentales: Reduzca costes y trabaje con más inteligencia

Esa sensación que se tiene cuando uno se da cuenta de que un material dental clave ha desaparecido -justo antes de un procedimiento importante- puede hacer entrar en pánico a cualquier director de clínica. O puede que haya abierto un armario olvidado y haya encontrado un montón de material caro, caducado e inservible. ¿Le resulta familiar?

Si eres dentista, jefe de consulta o incluso estudiante con la esperanza de tener tu propia consulta, seguro que alguna vez te lo has preguntado: ¿Conseguir suministros consiste sólo en hacer pedidos, o hay algo más? No es el único que se lo pregunta, y es una buena pregunta. La forma en que las clínicas dentales gestionan la compra de suministros -todo el proceso de búsqueda, compra y seguimiento de lo que necesitas- afecta directamente a la cantidad de dinero que ganas y a la fluidez de tu jornada.

Hablemos de lo que realmente significan las adquisiciones para una clínica dental, por qué son importantes ahora más que nunca y algunas medidas sencillas que puede tomar para ahorrar dinero, organizarse y ayudar a su equipo a dar lo mejor de sí mismo.

Por qué las compras inteligentes cambian las reglas del juego de los consultorios dentales

¿No sería estupendo poder agitar una varita mágica y reducir los gastos generales de la consulta sin afectar a la calidad ni a la atención al paciente? La magia estaría bien, pero la compra inteligente -pensar más allá del "compre más gasas"- es la siguiente mejor opción.
Esta es la verdad:
Comprar suministros no es sólo una tarea de trastienda. Da forma a tres grandes cosas en su clínica:

• Beneficios: Según la Asociación Dental Americana (ADA) y Dental Economics, los costes de suministros suelen comerse entre el 5 y el 8% de sus ingresos. Incluso pequeñas mejoras podrían ahorrarle miles cada año.
• Flujo de caja: Comprar con inteligencia hace que su dinero rinda más. Tener a mano las cantidades adecuadas evita tener que pagar más por pedidos de última hora.
• Flujo de trabajo diario: A nadie le gusta tener que interrumpir un procedimiento importante sólo porque se ha quedado sin algo esencial. Una buena gestión de los suministros significa días más tranquilos y pacientes felices.

Piense en las adquisiciones como en la sangre de su clínica. Si fluye con fluidez -consiguiendo lo que se necesita cuando se necesita-, todo lo demás funciona bien. Pero si las cosas se bloquean o se desordenan, todo el lugar lo nota.

Los 5 mayores problemas de aprovisionamiento de las clínicas dentales (y cómo solucionarlos)

Tanto si lleva años dirigiendo una clínica como si acaba de empezar, es probable que se enfrente a estos clásicos quebraderos de cabeza. No se preocupe: hay una solución para cada uno de ellos.

1. Gasto descontrolado y elevados costes de aprovisionamiento

¿Alguna vez has terminado un trimestre y te has preguntado "cómo hemos gastado tanto dinero en guantes y medicinas"? Cuando varias personas pueden pedir "sólo un par de cosas" sin un plan establecido, los costes se duplican antes de que te des cuenta.
La solución:
Establezca un formulario dental -una lista de productos y proveedores aprobados- para realizar compras estándar y llevar un seguimiento sencillo. Compruebe sus gastos cada mes y sabrá adónde va a parar su dinero.

2. Mala gestión del inventario

¿Sus estanterías están repletas de composites viejos, mientras la higienista le dice que no le quedan bolsas esterilizadoras? Comprar demasiado significa desperdiciar; comprar demasiado poco significa no poder tratar bien a los pacientes.
La solución:
Controle cuánto consume cada semana o cada mes. Establezca niveles de reabastecimiento: cuando llegue a este número, es hora de reponer. Lleva un recuento para que nada se te escape.

3. Pérdida de tiempo del personal en hacer pedidos y reponer existencias

Los dentistas y asistentes deben atender a los pacientes, no atascarse buscando gangas en Internet o contando rollos de algodón a mano.
La solución:
Automatice lo que pueda. El software de suministros dentales puede recordarle que tiene que volver a hacer un pedido, reunir los pedidos y dar a su personal más tiempo para las cosas que importan.

4. Confusión de precios y quedarse atascado con un proveedor

¿Sabía que el mismo artículo puede costar tres veces más en una tienda que en otra? Si se limita a un solo distribuidor, corre el riesgo de perderse el ahorro.
La solución:
Únase a una Organización Dental de Compras Colectivas (GPO, por sus siglas en inglés) para conseguir mejores ofertas, y utilice los sitios de compra en línea para comparar precios.

5. Tratamiento de los suministros caducados o inútiles

Las cosas que nunca se usan ocupan espacio y malgastan dinero.
La solución:
Utiliza el principio FIFO (primero en entrar, primero en salir): pon las cosas nuevas al final, para utilizar primero las más antiguas. Las comprobaciones rápidas mensuales te ayudan a detectar el despilfarro antes de que se acumule.

El proceso de 5 pasos para la compra e inventario dental

No tiene por qué empezar de cero para arreglar su sistema de suministros. Aquí tienes un sencillo plan de cinco pasos para pasar de la lucha de última hora al control real.

1. Comprobar y predecir

Antes de poder gestionar los suministros, hay que saber qué y cuánto se utiliza.

• Seguimiento del uso por procedimiento: Empieza por algo sencillo: anota cuántos paquetes de composite o gel anestésico utilizas a la semana.
• Establecer niveles de reordenación y copia de seguridad: Utilice sus números para crear un "nivel de paridad", es decir, la cantidad que le indica que ha llegado el momento de pedir más. No adivine; déjese guiar por sus propios números.

Ejemplo:
Si suele utilizar cinco cajas de guantes a la semana y tarda tres días en recibirlos, fije su punto de pedido en siete cajas. Así nunca se le acabarán.

2. Buscar y elegir proveedores

No todos los vendedores son iguales. El precio es importante, pero también lo es el servicio y la estabilidad del stock.

• En qué fijarse: Buenos precios, envío rápido, suficiente surtido, siempre en stock, devoluciones fáciles y asistencia útil.
• Tipos de proveedores:
  • Grandes distribuidores nacionales (como Henry Schein, Patterson Dental): son estables y tienen una gran selección, pero pueden costar más.
  • Proveedores locales: Pueden entregar rápido y ser más flexibles, pero a veces tienen menos opciones o precios más altos.
  • Tiendas en línea (como Net32, Amazon Business): Estos sitios permiten ver precios y son prácticos, pero la calidad puede variar.

Asegúrese de que los nuevos proveedores (y especialmente los productos que no son de marca) están autorizados por la FDA.

3. Realice sus pedidos

Disponer de una forma fija y sencilla de pedir suministros.

• Utilice un único proceso de orden de compra (PO): Todos los pedidos van por el mismo camino, siempre.
• El mejor consejo: Reúna sus pedidos en lotes más grandes para ahorrar en gastos de envío. Asigne a una persona -el director de la oficina o el asistente principal- la responsabilidad exclusiva de los pedidos.

4. Guardar y organizar

Cuando lleguen las cajas, no las tires en una estantería.

• Marque cada elemento en su pedido para que no se le escapen errores o pedidos cortos.
• Abastecer las estanterías para que los artículos más antiguos se utilicen primero: FIFO mantiene frescos sus suministros.
• Sigue las normas: Asegúrese de que sus medidas se ajustan a los consejos de la ADA, los CDC y, cuando sea necesario, la norma ISO 13485.

5. Seguimiento y revisión

No se puede arreglar lo que no se mide.

• Cuidado con los números importantes: ¿Con qué rapidez se gasta el material? ¿Cuánto le cuesta realmente cada procedimiento? ¿Te ajustas al presupuesto?
• Compruebe las existencias mensualmente: Incluso un recuento rápido una vez al mes puede ahorrarle mucho dinero.
• Valore a sus proveedores: ¿Realizan los envíos a tiempo? ¿Son estables sus precios y la calidad de sus productos?

Tecnología y herramientas: La caja de herramientas de la compra dental moderna

¿Cree que todas estas sofisticadas herramientas son sólo para las grandes clínicas? Pues ya no. Incluso una consulta de un solo dentista puede utilizar grandes sistemas para ahorrar tiempo y dinero.

Software de compra dental

Echa un vistazo a opciones como CureMint, ZenSupplies y Method Procurement.
Busca herramientas que ofrezcan:

• Seguimiento presupuestario
• Recordatorios automáticos de pedidos
• Comparación de precios integrada
• Conexiones a su software de oficina (como Dentrix o Eaglesoft)

Resultados reales:
Las oficinas que utilizan este tipo de software ahorran entre $20.000 y $60.000 de media al año. Eso es mucho dinero extra.

Sistemas de inventario

Los escáneres de códigos de barras, las etiquetas RFID y los programas en la nube agilizan el seguimiento, incluso en oficinas pequeñas.

• Códigos de barras: Escanea cada vez que cojas una caja o uses algo, así siempre sabrás lo que tienes.
• Complementos incorporados: La mayoría de los programas informáticos modernos para consultas dentales (Dentrix, Open Dental, etc.) pueden añadir el seguimiento del inventario en un abrir y cerrar de ojos.

Organizaciones de Compras Colectivas (GPO)

Una GPO combina el poder de compra de muchas clínicas, por lo que usted obtiene precios más bajos.
Ventajas:

• Suele ahorrar 10-25%
• Acceso a ofertas que no encontrará por su cuenta
• Se acabó el regateo con cada vendedor

GPO dentales que conviene conocer: Synergy Dental Partners, Dental Whale y otros.

Consejos cotidianos para ahorrar en material dental

Esto es lo que hacen constantemente los consultorios de éxito:

• Limítese a menos proveedores: Es más fácil pedir y regatear si tratas con un puñado.
• Negociar: No sea tímido: la mayoría de los vendedores están dispuestos a negociar, sobre todo si compra mucho o se va a quedar un tiempo.
• Estandarizar los productos: Abastezca todas las habitaciones con el mismo material para evitar confusiones y facilitar las cosas. Menos confusiones y menos errores.
• Elija claramente los papeles: Asegúrese de que todo el mundo sabe quién hace los pedidos, quién los recibe y quién comprueba el inventario.
• Enseñe a su personal: Explique por qué es importante la gestión de suministros. Cuando todos se den cuenta de que los suministros están directamente relacionados con el sueldo y la seguridad laboral, se preocuparán más.

Preguntas y respuestas sobre contratación dental

¿Qué porcentaje debe gastar mi oficina en suministros?
La cifra habitual es de 5-8% de sus ingresos en materiales y suministros dentales (ADA, Dental Economics).

¿Se ahorra realmente dinero buscando proveedores?
Por supuesto. Puede encontrar los mismos productos a un precio hasta tres veces superior en diferentes tiendas. Incluso los pequeños consultorios pueden ahorrar miles de euros si se unen a una GPO o utilizan sitios como Net32.

¿Cómo puedo asegurarme de que no nos quedemos sin nada?
Establezca puntos de pedido y utilice algún tipo de programa de seguimiento. Aunque solo utilices una simple hoja de cálculo y hagas comprobaciones semanales, es mejor que hacer conjeturas.

¿Cómo puedo evitar que caduquen los suministros?
Utilice el sistema FIFO -los artículos más antiguos se utilizan primero- y haga comprobaciones rápidas cada mes. Enseñe a su personal a fijarse siempre en las fechas de caducidad al reponer existencias.

¿Quién debe encargarse de la compra de suministros en nuestra oficina?
Alrededor del 85% de las clínicas tienen un asistente dental o el director de la consulta que hace las compras, pero el propietario o el dentista tienen que revisar el gasto cada mes.

¿La contratación digital es sólo para las grandes clínicas?
No. Incluso las consultas en solitario o las nuevas pueden utilizar herramientas asequibles basadas en Internet que realizan pedidos automáticamente, muestran los gastos y se conectan al software dental.

Conclusiones: Cómo hacerse cargo de las finanzas de su clínica

Resumámoslo.

• El aprovisionamiento no consiste sólo en hacer pedidos: es un sistema que repercute en los beneficios de su clínica, en su flujo diario y en su nivel de estrés.
• Si ignora la gestión de suministros, malgastará dinero, perderá tiempo y sufrirá retrasos en la atención, pero no tiene por qué hacerlo.
• El mejor plan es:
  • Controle y planifique lo que utiliza
  • Elegir a los proveedores y trabajar con ellos cuidadosamente
  • Utilizar la tecnología y las compras en grupo para ahorrar
  • Haga que su equipo se implique y entienda por qué es importante

He aquí cómo empezar de inmediato:

1. Comprueba lo que tienes y lo que realmente utilizas.
2. Establezca "niveles de paridad" para los suministros imprescindibles, no se limite a improvisar.
3. Investiga las GPO y comprueba si la adhesión puede ahorrarte mucho dinero.
4. Pruebe una herramienta de contratación/seguimiento: la mayoría ofrecen versiones de prueba.
5. Da a tu equipo reglas claras y enséñales el "por qué".

No lo olvide: cada dólar que no gaste en suministros es un dólar más para su consulta, su personal y sus pacientes.

Revisado por la Dra. Jane Doe, DDS. Fuentes: Asociación Dental Americana, Dental Economics, CureMint Stories, Net32 Marketplace Data y Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC).

¿Quiere saber cómo el sistema de suministro adecuado puede ayudar a su oficina? Concierte una charla sin estrés con uno de los miembros de nuestro equipo. Ser inteligente en la gestión de suministros es una de las mejores decisiones que puede tomar para conseguir un éxito duradero y tranquilidad.

FUENTES

• Asociación Dental Americana
• Economía dental Costes de suministro
• Revisión de la gestión de la cadena de suministro
• Synergy Dental Partners
• Casos prácticos de CureMint
• Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades - Entornos dentales

Así de fácil es comprar material dental. Incluso los pequeños cambios pueden suponer una gran diferencia. Ya está preparado para llevar su negocio de suministros dentales como un profesional.