Основното ръководство за управление на обществените поръчки в денталните клиники: Намалете разходите и работете по-умно

Чувството, което изпитвате, когато разберете, че ключов стоматологичен материал е изчезнал - точно преди голяма процедура - може да накара всеки управител на клиника да изпадне в паника. Или може би сте отворили забравен шкаф, за да откриете купчина скъпи неща с изтекъл срок на годност и безполезни. Звучи ли ви познато?

Ако сте зъболекар, управител на кабинет или дори студент, който се надява на собствена практика, вероятно сте се чудили: Дали получаването на доставки е свързано само с подаване на поръчки, или има и нещо повече? Не сте единственият, който се пита, и това е добър въпрос. Начинът, по който зъболекарските кабинети се справят със закупуването на консумативи - целият процес на намиране, закупуване и проследяване на това, от което се нуждаете - оказва пряко влияние върху това колко пари печелите и колко гладко протича денят ви.

Нека да поговорим за това какво всъщност означава снабдяването за една дентална клиника, защо то е важно сега повече от всякога и за някои прости стъпки, които можете да предприемете, за да спестите пари, да се организирате и да помогнете на екипа си да работи по най-добрия начин.

Защо интелигентното възлагане на обществени поръчки променя играта за зъболекарските кабинети

Не би ли било чудесно, ако можехте просто да махнете с пръчка и да намалите режийните разходи на офиса си, без това да се отрази на качеството или грижите за пациентите? Магията би била хубава, но следващото най-добро нещо е интелигентното закупуване - мислене отвъд "просто вземете повече марля".
Истината е следната:
Закупуването на консумативи не е просто работа в задния офис. То определя три важни неща във вашата клиника:

• Печалба: Според Американската асоциация на стоматолозите (ADA) и Dental Economics разходите за снабдяване обикновено отнемат 5-8% от доходите ви. Дори малки подобрения могат да ви спестят хиляди всяка година.
• Паричен поток: Ако купувате умно, парите ви ще стигнат повече. Поддържането на необходимите количества в наличност ви предпазва от необходимостта да плащате допълнително за поръчки в последния момент.
• Ежедневен работен процес: Никой не обича да прекратява важна процедура, само защото е свършило нещо важно. Доброто управление на доставките означава по-спокойни дни и щастливи пациенти.

Мислете за обществените поръчки като за жизнената сила на вашата клиника. Ако тя тече гладко - получавате правилните неща, когато имате нужда от тях - всичко останало работи добре. Но ако нещата са блокирани или разхвърляни, това се усеща от цялото място.

5-те най-големи проблема с обществените поръчки в денталните клиники (и как да ги отстраним)

Независимо дали от години управлявате клиника, или сте новак в поръчването, вероятно ще се сблъскате с тези класически главоболия. Не се притеснявайте - за всяко от тях има решение.

1. Неконтролируеми разходи и високи разходи за доставки

Случвало ли ви се е да свършите едно тримесечие и да се чудите: "Как сме изхарчили толкова пари за ръкавици и лекарства?" Когато няколко души могат да поръчат "само няколко неща" без определен план, разходите се удвояват, преди да го осъзнаете.
Поправката:
Създайте формуляр за стоматологични продукти - списък с одобрени продукти и доставчици - за стандартно закупуване и лесно проследяване. Проверявайте разходите си всеки месец и ще забележите къде отиват парите ви.

2. Лошо управление на запасите

Рафтовете ви са затрупани със стар композит, а хигиенистът казва, че сте свършили стерилизаторните торбички? Купуването на твърде много означава разхищение; купуването на твърде малко означава, че не можете да лекувате пациентите правилно.
Поправката:
Проследявайте количеството, което използвате всяка седмица или месец. Задайте нива на презареждане - когато достигнете това число, е време да презаредите. Поддържайте текуща сметка, за да не ви се изплъзне нищо.

3. Губене на време на персонала за поръчване и презапасяване

Зъболекарите и асистентите трябва да се грижат за пациентите, а не да търсят изгодни оферти онлайн или да броят памучни ролки на ръка.
Поправката:
Автоматизирайте това, което можете. Софтуерът за зъболекарски консумативи може да ви напомня за пренареждане, да събира поръчките заедно и да дава на персонала ви повече време за важните неща.

4. Объркване на цените и обвързване с един доставчик

Знаете ли, че една и съща стока може да струва три пъти по-скъпо в един и същи магазин? Ако се придържате към един дистрибутор, рискувате да пропуснете спестявания.
Поправката:
Присъединете се към организация за групово закупуване на стоматологични продукти (GPO), за да получите по-добри оферти, и използвайте сайтове за онлайн пазаруване, за да проверите цените една до друга.

5. Справяне с изтекъл срок на годност или непотребни консумативи

Вещите, които никога не се използват, заемат място и харчат пари.
Поправката:
Използване на принципа "първо влязло, първо излязло" (FIFO): сложете новите неща на гърба, така че първо да използвате по-старите материали. Месечните бързи проверки ви помагат да откриете отпадъците, преди да са се увеличили.

Процесът от 5 стъпки за закупуване и инвентаризация на стоматологични продукти

Не е необходимо да започвате от нулата, за да поправите системата си за доставки. Предлагаме ви лесен план от пет стъпки, с който да преминете от борба в последната минута към истински контрол.

1. Проверка и прогнозиране

Преди да можете да управлявате доставките, трябва да знаете какво и колко използвате.

• Проследяване на използването за всяка процедура: Започнете просто - запишете колко опаковки композит или обезболяващ гел използвате всяка седмица.
• Задаване на нива на пренареждане и архивиране: Използвайте цифрите, за да създадете "номинално ниво" - количеството, което ви подсказва, че е време да поръчате още. Не гадайте, а се оставете на собствените си числа.

Пример:
Ако обикновено използвате пет кутии ръкавици всяка седмица и доставката им отнема три дни, задайте точка на пренареждане от седем кутии. Така никога няма да ви стигнат.

2. Намиране и избор на доставчици

Не всички продавачи са еднакви. Цената е важна, но обслужването и стабилната наличност също имат значение.

• Какво да търсите: Добри цени, бърза доставка, достатъчен избор, винаги на склад, лесно връщане и полезна поддръжка.
• Видове доставчици:
  • Големи национални дистрибутори (като Henry Schein, Patterson Dental): те са стабилни и имат голям избор, но могат да струват повече.
  • Местни доставчици: Те могат да доставят бързо и да са по-гъвкави, но понякога имат по-малък избор или по-високи цени.
  • Онлайн магазини (като Net32, Amazon Business): Тези сайтове ви позволяват да видите цените и са удобни, но качеството им може да варира.

Уверете се, че новите доставчици (и особено немарковите продукти) са одобрени от FDA.

3. Направете поръчките си

Имате определен и лесен начин за поръчка на консумативи.

• Използвайте един процес на поръчка за покупка (PO): Всички поръчки се изпълняват по един и същи начин, всеки път.
• Най-добър съвет: Събирайте поръчките си на по-големи партиди, за да спестите от доставката. Възложете на един човек - офис мениджъра или водещия асистент - ясна отговорност за поръчките.

4. Прибиране и организиране

Когато пристигнат кутиите, не ги захвърляйте просто на рафта.

• Отбележете всеки елемент от своята ОП за да не пропуснете грешки или къси поръчки.
• Зареждайте рафтовете така, че по-старите продукти да се използват първи: FIFO запазва доставките ви свежи.
• Спазвайте правилата: Уверете се, че стъпките ви са в съответствие със съветите на ADA, CDC и, когато е необходимо, ISO 13485.

5. Проследяване и преглед

Не можете да поправите това, което не измервате.

• Следете важните числа: Колко бързо се изразходват нещата? Колко ви струва всяка процедура? Влизате ли в рамките на бюджета?
• Проверявайте наличностите ежемесечно: Дори едно бързо преброяване само веднъж месечно може да ви спести много пари.
• Оценете доставчиците си: Доставят ли се навреме? Стабилни ли са цените и качеството на продуктите им?

Технологии и инструменти: Съвременният инструментариум за закупуване на стоматологични продукти

Мислите, че всички тези модерни инструменти са предназначени само за големи клиники? Вече не е така. Дори кабинетът с един зъболекар може да използва чудесни системи, за да пести време и пари.

Софтуер за закупуване на зъболекарски продукти

Разгледайте опции като CureMint, ZenSupplies и Method Procurement.
Търсете инструменти, които предлагат:

• Проследяване на бюджета
• Автоматични напомняния за поръчки
• Вградени сравнения на цените
• Връзки с вашия офис софтуер (като Dentrix или Eaglesoft)

Реални резултати:
Офисите, които използват този вид софтуер, спестяват средно от $20,000 до $60,000 всяка година. Това са много допълнителни пари.

Системи за инвентаризация

Баркод скенерите, RFID етикетите и облачните програми ускоряват проследяването - дори в малки офиси.

• Баркодове: Сканирайте всеки път, когато получавате кутия или използвате нещо, за да знаете винаги с какво разполагате.
• Вградени допълнения: Повечето съвременни софтуери за зъболекарски кабинети (Dentrix, Open Dental и др.) могат да добавят проследяване на инвентара за кратко време.

Организации за групово закупуване (GPO)

GPO обединява покупателната способност на много клиники, така че получавате по-ниски цени.
Предимства:

• Обикновено спестявате 10-25%
• Достъп до оферти, които няма да намерите сами
• Вече не се пазарите с всеки продавач

Добре е да познавате зъболекарските GPO: Synergy Dental Partners, Dental Whale и др.

Ежедневни съвети за спестяване на стоматологични консумативи

Ето какво постоянно правят наистина успешните практики:

• Обърнете се към по-малко доставчици: По-лесно е да поръчвате и да се пазарите, ако работите с няколко души.
• Преговаряйте: Не бъдете срамежливи - повечето продавачи са готови да сключат сделка, особено ако купувате много или ще останете наблизо за известно време.
• Стандартизиране на продуктите: Снабдете всяка стая с едни и същи неща, за да избегнете объркване и да улесните работата. По-малко объркване, по-малко грешки.
• Изберете ясно ролите: Уверете се, че всички знаят кой поръчва, кой получава и кой проверява инвентара.
• Обучете персонала си: Обяснете защо управлението на доставките е важно. Когато всички разберат, че доставките са пряко свързани със заплатите и сигурността на работното място, те ще се погрижат повече.

Въпроси и отговори за стоматологичните поръчки

Какъв процент от разходите за консумативи трябва да отделя моят офис?
Обичайният брой е 5-8% от приходите ви за стоматологични материали и консумативи (ADA, Dental Economics).

Наистина ли пазаруването при избор на доставчик ще спести пари?
Абсолютно. В различните магазини можете да намерите едни и същи продукти на цени до три пъти по-високи. Дори малките практики могат да спестят хиляди, като се присъединят към GPO или използват сайтове като Net32.

Как мога да се уверя, че няма да свършат нещата?
Задайте точки на пренареждане и използвайте някаква програма за проследяване. Дори да използвате обикновена електронна таблица и да правите ежеседмични проверки, това е по-добре, отколкото да гадаете.

Как да спра изтичането на доставките?
Използвайте FIFO - най-старите елементи се използват първи - и правете бързи месечни проверки. Научете служителите си винаги да гледат срока на годност, когато попълват запасите.

Кой трябва да се занимава със закупуването на консумативи в нашия офис?
В около 85% от клиниките закупуването се извършва от зъболекарски асистент или управител на кабинета, но собственикът или зъболекарят трябва да преглежда разходите всеки месец.

Дали цифровите поръчки са само за големите клиники?
Не! Дори самостоятелни или нови практики могат да използват достъпни уеб базирани инструменти, които автоматично поръчват, показват разходите и се свързват със стоматологичен софтуер.

Заключение: Как да управлявате финансите на вашата клиника

Нека обобщим.

• Поръчките не са само за възлагане на поръчки - това е система, която влияе върху печалбите на клиниката ви, дневния поток и нивото на стрес.
• Ако пренебрегнете управлението на доставките, ще губите пари, време и ще забавите грижите - но не е задължително.
• Най-добрият план е да:
  • Проследяване и планиране на използваните продукти
  • Избирайте и работете с доставчиците обмислено
  • Използване на технологии и групово пазаруване за икономии
  • Привлечете екипа си и го накарайте да разбере защо това е важно

Ето как да започнете веднага:

1. Проверете какво имате и какво наистина използвате.
2. Определете "стандартни нива" за задължителните си консумативи - не се оставяйте на течението.
3. Разгледайте организациите GPO и вижте дали присъединяването към тях може да ви спести много пари.
4. Изпробвайте инструмент за възлагане на поръчки/проследяване - повечето предлагат пробни версии.
5. Дайте на екипа си ясни правила и им покажете "защо".

Не забравяйте - всеки долар, който не харчите за консумативи, е един долар повече за вашата практика, за вашия персонал и за вашите пациенти.

Прегледано от д-р Джейн Доу, ДДД. Източници: Американска стоматологична асоциация, Dental Economics, CureMint Stories, Net32 Marketplace Data и Центрове за контрол и превенция на заболяванията (CDC).

Искате ли да разберете как правилната система за доставки може да помогне на вашия офис? Резервирайте си разговор без стрес с някой от членовете на нашия екип. Умното управление на доставките е един от най-добрите избори, които можете да направите за траен успех и спокойствие.

ИЗТОЧНИЦИ

• Американска стоматологична асоциация
• Сравнителни показатели за разходите за доставка в областта на денталната икономика
• Преглед на управлението на веригата на доставки
• Партньори на Synergy Dental
• Проучвания на случаи на CureMint
• Центрове за контрол и превенция на заболяванията - Зъболекарски услуги

Това е лесното закупуване на стоматологични консумативи. Дори малките промени могат да доведат до голяма разлика. Вече сте готови да водите играта за стоматологични доставки като професионалист.