Come i flussi di lavoro digitali stanno cambiando l'efficienza delle cliniche: Una guida per gli studi moderni

Le cliniche di oggi hanno a che fare con lunghi tempi di attesa, un sacco di scartoffie e la pressione di dover fornire un'assistenza eccellente a ogni paziente. È qui che entrano in gioco i flussi di lavoro digitali. Essi rendono ogni parte del lavoro di una clinica più veloce, più fluida e meno stressante. Questo articolo mostra, in parole povere, come i flussi di lavoro digitali possono aiutare a risolvere i grandi problemi della vostra clinica, aiutare il vostro team a lavorare meglio e rendere i pazienti più felici. Se volete che la vostra clinica sia meno stressata e abbia più successo, siete nel posto giusto.

Cosa sono i flussi di lavoro digitali e perché le cliniche ne hanno bisogno?

Cominciamo con le basi: Che cos'è un flusso di lavoro digitale? Pensate a una serie di fasi della giornata di una clinica, tutte gestite da strumenti informatici intelligenti. Questi strumenti aiutano a gestire gli appuntamenti dei pazienti, le cartelle cliniche, le fatture della clinica, gli orari di lavoro, in pratica tutto ciò di cui si ha bisogno.

Ma perché le cliniche ne hanno bisogno? Il vecchio metodo prevede molti moduli, telefonate e la ricerca dei file giusti. Tutti questi lavori manuali rallentano le operazioni e possono portare a errori o a perdere informazioni, infastidendo sia i pazienti che il personale.

Non si tratta solo di utilizzare alcuni strumenti pratici. Stiamo parlando di collegare Cartelle cliniche elettroniche (EHR), portali per i pazienti, prenotazioni onlinee altro ancora, il tutto in un unico sistema digitale. Le cliniche hanno bisogno di questo genere di cose perché i pazienti oggi vogliono cure rapide, accurate e semplici. I flussi di lavoro digitali rendono molto più facile dare loro ciò che desiderano.

In che modo i processi manuali rallentano una clinica?

Pensate un po': avete mai aspettato in fila per compilare dei moduli a mano, rispondendo sempre alle stesse domande? Ecco come si presentano i processi manuali nella vita reale.

I passaggi manuali rallentano le operazioni. Ecco come:

• I pazienti devono compilare sempre le stesse informazioni su carta.
• Il personale deve scavare nei file cartacei.
• Le linee telefoniche sono intasate da domande su appuntamenti o fatture.
• Gli errori si verificano a causa della cattiva calligrafia o dello smarrimento dei documenti.
• Infermieri e medici passano ore a scrivere appunti invece di vedere effettivamente i pazienti.

In un lunedì di grande affluenza, la situazione peggiora ulteriormente. Il personale è stressato. I pazienti si irritano. L'intera giornata si trascina. Questi vecchi metodi fanno perdere ore e costano molto alle cliniche.

Quando le scartoffie si accumulano, la fatturazione si blocca e i pazienti perdono gli appuntamenti perché i promemoria non vengono inviati. Alla fine, le cliniche perdono denaro e fiducia. Se tutto ciò vi suona familiare, i flussi di lavoro digitali possono aiutarvi a trasformare i lavori lenti in routine semplici e veloci.

I flussi di lavoro digitali possono semplificare la registrazione dei pazienti?

Sicuramente. La prima volta che le cliniche sentono una differenza è quando semplificare l'iscrizione e la programmazione dei pazienti.

Ecco cosa c'è di meglio:

• Prenotazione di appuntamenti online: I pazienti scelgono autonomamente i loro orari online. Non ci sono attese al telefono e il personale risponde meno alle chiamate.
• Moduli e consenso digitali: I pazienti compilano i moduli online prima della visita. In genere si risparmiano 15-20 minuti a persona.
• Promemoria automatici: I pazienti ricevono un messaggio di testo o un'e-mail prima dell'appuntamento, per cui sono meno quelli che si dimenticano di presentarsi. In questo modo è possibile ridurre le visite mancate di circa 30%.

Un rapido affiancamento:

Qual è il risultato finale? I pazienti sono più felici, il personale ha meno grattacapi e nessuno rimane in attesa per sempre. È meglio per tutti dal momento in cui un paziente trova la vostra clinica.

In che modo i flussi di lavoro digitali migliorano l'utilizzo delle cartelle cliniche elettroniche (EHR)?

Registri sanitari elettronici (EHR) sono diventati la spina dorsale delle cliniche moderne. Ma i sistemi EHR sono davvero utili solo se vengono utilizzati nel modo giusto.

I flussi di lavoro digitali potenziano gli EHR:

• Realizzarlo più veloce nella stesura degli appunti con modelli già pronti o con la sintesi vocale.
• Consentire a medici, infermieri e personale di condividere rapidamente le informazioni, evitando attese e ripetizioni.
• Dare consigli utili a medici e infermieri mentre lavorano, in modo che possano fare scelte corrette con meno congetture.

Per fare un esempio, invece di fare tardi tutte le sere per finire le note, il personale può finirle subito grazie a rapidi suggerimenti. I medici possono vedere i risultati degli esami, i farmaci e le note di cura in qualsiasi momento, anche dal telefono di casa.

Questo non vale solo per i grandi ospedali. Anche le piccole cliniche possono prendere appunti più velocemente, commettere meno errori e recuperare più rapidamente le informazioni sulla 40% quando tutto è raggruppato.

I flussi di lavoro digitali sono positivi per la fatturazione e il fatturato?

Se vi lamentate sempre quando è il momento di fare le bollette, questa parte vi piacerà.

I flussi di lavoro digitali rendono più fluidi la fatturazione e i pagamenti da:

• Controllo automatico dell'assicurazione in modo da non perdere tempo se l'assicurazione non paga.
• Inviare le fatture e trovare gli errori prima che si trasformino in perdite di denaro.
• Offrire ai pazienti modi semplici e sicuri per pagare le fatture dal proprio telefono o computer.

Ecco perché ne vale la pena:

• Le fatture vengono smistate 20-30% più velocemente.
• Meno errori significa 10-15% più denaro raccolto.
• Il personale dedica meno tempo alle scartoffie e più tempo all'assistenza dei pazienti.

Immaginate una clinica in cui le fatture non si accumulano mai, gli errori sono rari e i pazienti pagano senza doverli inseguire per tutta la settimana. Questo è ciò che può fare il collegamento della fatturazione a un flusso di lavoro digitale.

Quali cambiamenti apportano i flussi di lavoro digitali alla comunicazione con i pazienti?

Prima, se i pazienti avevano una domanda o volevano un risultato, dovevano chiamare, aspettare in attesa e sperare che qualcuno avesse la risposta.

Con i flussi di lavoro digitali:

• I pazienti possono accedere a siti web sicuri per inviare messaggi, vedere i risultati o prenotare un'altra visita, il tutto dal proprio divano.
• I medici e gli infermieri possono gestire semplici domande o approfondimenti tramite videochat. Le ricerche dimostrano che in questo modo è possibile effettuare fino a 70% di visite semplici.
• I pazienti ricevono informazioni di facile comprensione dopo le visite o gli esami. Niente più istruzioni mancate.

La maggior parte dei pazienti lo apprezza: circa 80% preferiscono una rapida chat online o un messaggio per semplici domande. Le cliniche ottengono un punteggio migliore di circa 25% nelle recensioni dei pazienti proprio grazie a questa facilità.

Si capisce quando un paziente se ne va più contento perché la clinica gli ha risposto rapidamente, a volte anche prima della chiamata!

Come aiutano il personale delle cliniche a lavorare in modo più intelligente, non più difficile?

Il personale della clinica lavora molto duramente per i pazienti. Ma quando sono sommersi dalle scartoffie, nessuno vince.

Ecco come i flussi di lavoro digitali semplificano la vita:

• Non è più necessario rincorrere fax o telefonate per ottenere risultati di laboratorio o ordini.
• Il personale usa le lavagne sul computer per vedere cosa c'è da fare e parlare tra di loro invece di prendere appunti o correre in giro.
• Le scorte e i materiali di consumo vengono monitorati automaticamente, in modo da non rimanere mai senza i prodotti di base.

È come ripulire la scrivania per potersi concentrare su ciò che conta: aiutare le persone. Le cliniche che adottano il digitale dichiarano di aver registrato 10-15% in meno di burnout e che il loro front desk spende fino a 45% in meno di tempo in attività noiose.

Quali sono i reali vantaggi che le cliniche hanno tratto dal passaggio al digitale?

Non è uno scherzo.Le cliniche stanno assistendo a grandi cambiamenti dopo il passaggio al digitale.

Analizziamo i fatti:

Riferimento: Indagini da luoghi come CMS e HealthIT.gov.

La cosa più bella? La maggior parte delle cliniche recupera quanto speso in soli 1-3 anni.

Come può la vostra clinica iniziare con i flussi di lavoro digitali?

Volete iniziare? Ecco un semplice piano che ogni clinica può seguire:

1. Individuare i maggiori rallentamenti: Chiedete al team dove si spreca il tempo. Sono i telefoni? La fatturazione? Cercare le cartelle cliniche?
2. Scegliete i vostri programmi: Cercate un buon EHR, strumenti di messaggistica, di prenotazione e altro ancora. Assicuratevi che le opzioni funzionino insieme.
3. Formate il vostro team: Non lasciate nessuno confuso. Una buona formazione lo fa funzionare.
4. Iniziare con una cosa: Scegliete una piccola area (come gli appuntamenti), sistematela e poi passate alla successiva. Si tratta di progressi lenti e costanti.
5. Chiedere aiuto: La maggior parte delle aziende dispone di guide o di personale di supporto per aiutarvi.

Non è necessario fare tutto da un giorno all'altro. Fate piccoli cambiamenti, continuate a imparare e le cose diventeranno sempre più facili.

Cosa bisogna ricordare quando si scelgono le soluzioni digitali?

Non esiste un unico sistema "migliore" per tutti, ma tenete a mente questi punti:

• Rivolgetevi a società che conoscono bene l'assistenza sanitariaEpic, Cerner, Athenahealthper citarne alcuni.
• Assicurarsi che il sistema protegge i dati dei pazienti e segue le regole HIPAA.
• Verificate che il vostro EHR funzioni con i sistemi di fatturazione e di laboratorio.
• Scegliete qualcosa di semplice che non richieda un esperto di informatica per essere utilizzato.
• Misurare i cambiamenti. Tracciate il tempo risparmiato, i pazienti soddisfatti, la diminuzione degli errori e l'aumento del denaro incassato. Usate questi numeri per decidere cosa fare dopo.

Se non siete sicuri, consultate le recensioni o chiedete ad altre cliniche cosa ha funzionato per loro. Imparate dai loro successi e dai loro errori.

FAQ

Riepilogo in punti: le cose più importanti da ricordare

• I flussi di lavoro digitali trasformano ore di lavoro cartaceo in passaggi semplici e veloci.
• I pazienti ricevono un'assistenza più rapida e amichevole fin dal primo appuntamento.
• Il personale sconfigge il burnout e ottiene di più concentrandosi su ciò che conta davvero.
• Le cliniche risparmiano denaro e guadagnano di più eliminando il lavoro lento e manuale.
• EHR, prenotazioni online, fatture digitali e messaggi sicuri funzionano meglio insieme.
• La prova è evidente: le cliniche hanno pazienti più felici, meno appuntamenti mancati, più soldi e personale più felice.
• Iniziate con poco, assicuratevi che tutti sappiano come usare le cose e vedrete che tutto migliorerà.
• Ogni clinica può fare un passo nel futuro: è il momento giusto.

Per ulteriori suggerimenti o strumenti sull'automazione sanitaria, i sistemi EHR o la teleassistenza, consultate il nostro Healthcare Solutions Hub o richiedete una demo gratuita su come i flussi di lavoro digitali possono migliorare il funzionamento della vostra clinica.