La eficacia es el secreto de una consulta de ortodoncia próspera y feliz

Compaginar una consulta de ortodoncia con un trabajo agradable puede ser como intentar meter una clavija cuadrada en un agujero redondo. Quizá hayas pensado, "¿Por qué estoy siempre saltando de un incendio a otro, enterrado en papeleo y viendo una larga cola de pacientes? Tiene que haber una forma mejor". No está solo. Los ortodoncistas de todo el mundo buscan ese punto medio feliz en el que su negocio crece, sus pacientes le adoran y usted llega a casa para cenar.

Si te lo estás preguntando:
"¿Cómo puedo hacer que mi consulta de ortodoncia funcione mejor... y sentirme más feliz haciéndolo?".
Este artículo es para usted.

Analicemos qué significa realmente la eficiencia en una consulta de ortodoncia, por qué es importante para algo más que su cuenta bancaria y, lo que es más importante, cómo puede realizar cambios reales a largo plazo desde ahora mismo.

¿Por qué es importante ser eficaz en ortodoncia?

Imagínate que conduces un coche rápido, pero los neumáticos están pinchados y el motor tose. Puede parecer genial, pero no vas a ninguna parte.
Así es llevar una consulta con métodos anticuados, ralentizaciones y estrés constante. No importa lo buen ortodoncista que seas si tu rutina diaria te frena.

La eficiencia no es sólo ir rápido o tomar atajos.
Significa prestar la mejor atención a tus pacientes, emplear bien tu tiempo, tener un lugar de trabajo feliz y ver crecer tu negocio, incluso cuando no trabajas hasta tarde todas las noches.

Lo que ganas

Ser eficiente puede:

• Aumente sus beneficios (reduciendo los residuos)
• Le permite atender a más pacientes pero con menos prisas
• Aumentar el espíritu de equipo y evitar que los buenos empleados se marchen
• Reduzca las costosas ausencias y cancelaciones tardías
• Conseguir mejores pacientes y más fieles (¡piensa en críticas de cinco estrellas!)

Pero lo mejor no es el dinero. Se trata de que te vuelva a gustar tu jornada laboral y tu trabajo.

Fuentes:

• Asociación Americana de Ortodoncistas (AAO)
• Recursos de gestión de consultas de la ADA

¿Qué está realmente en juego? La ciencia de la eficiencia en la oficina

Hagámoslo sencillo.
¿Por qué es importante ser más eficiente?

El "efecto dominó" en ortodoncia

Piensa en la eficiencia como en una fila de fichas de dominó. Arregla una cosa y la siguiente mejorará, y así sucesivamente:

• Un flujo de pacientes más rápido significa menos esperas.
• Reducir las tareas administrativas significa más tiempo para atender a los pacientes.
• Un equipo feliz comete menos errores y la gente se queda.
• Menos desorden significa mejores resultados, más boca a boca y una reputación más sólida.

Algunos datos de estudios recientes:

Conclusión: Incluso los pequeños cambios enorme diferencia en tu jornada laboral y en tus ingresos.

Paso 1: suavizar lo que ocurre en la clínica

Empecemos por lo que está ocurriendo en la silla, todos los días.

Acelerar el flujo de pacientes y aspectos básicos en la consulta

¿Le suena familiar?
Llevas retraso, alguien espera sentado, los asistentes buscan herramientas y acaba de llegar tu siguiente paciente. Qué asco.

• El día antes de cada visita: Revisa cada historial con antelación. ¿Está todo listo (impresiones, plan económico, formularios firmados)?
• Durante el tratamiento: Coloque las bandejas clínicas siempre de la misma manera. Utiliza listas de comprobación para todo: brackets, alineadores y retenedores.
• Después de cada visita: Enseñe a los asistentes a dar instrucciones de asistencia domiciliaria y a resolver preguntas sencillas para que usted pueda seguir moviéndose.

Piensa en la NASCAR:
Un equipo de boxes sabe exactamente qué hacer, y eso mantiene el coche de carreras (tu entrenamiento) en movimiento.

Uso de herramientas digitales y tecnología

Las impresiones pegajosas y los montones de gráficos son cosa del pasado.

• Escáneres intraorales (como iTero o Trios): Escaneos más rápidos, menos repeticiones, carga directa al software.
• Impresoras 3D: Haga modelos y alineadores en su propia consulta, ahorrando tiempo y dinero.
• Software ofimático: Reservas en tiempo real, historiales digitales, recordatorios automáticos y comprobaciones sencillas del seguro (consulte Ortho2 o Cloud9).

¿Pago?
Las digitalizaciones pueden ahorrar 5-10 minutos por pacientey es mucho menos probable que los registros digitales se mezclen.

Existencias y suministros: Simplicidad

¿Ha pedido alguna vez suministros que ya tiene?
Las listas digitales de suministros te permiten establecer un punto bajo y recibir un aviso cuando necesites hacer un pedido. Se acabaron las prisas y el apilamiento de cajas viejas.

Consejo: Deja que un miembro del personal sea el "jefe de suministros". Menos lío, menos despilfarro, más dinero sobrante.

Paso 2: Mejorar en las tareas administrativas y de oficina

La mayoría de los dolores de cabeza provienen de la recepción, no del sillón.

Reservas y recordatorios en línea

¿Su calendario es un desastre?
Pruebe a hacerlo por Internet: le ahorrará mucho tiempo.

• Reservas en línea: Los pacientes eligen su horario. Se acabaron las llamadas interminables.
• Recordatorios automáticos: Los mensajes de texto, los correos electrónicos y los avisos de las aplicaciones reducen en gran medida las ausencias.
• Cancelar lista: Llene rápidamente los huecos de última hora.

Bonificación extra: Ahora su recepción puede trabajar en tareas de mayor envergadura, no sólo desplazando citas.

Facilitar la incorporación y la conversación con los pacientes

A nadie le gustan las pilas de formularios ni los mensajes perdidos.

• Formularios digitales: Deja que la gente rellene la información en casa. Es más rápido, más preciso y mantiene la privacidad.
• Portal del Paciente: Mensajes seguros, solicitud de citas, resultados, incluso check-ins virtuales.

Las palabras sencillas cumplen su cometido.
Deje muy claras las instrucciones para la facturación, el tratamiento y los pasos siguientes.

Facturar, cobrar y tratar con el seguro

No deje que las confusiones en los pagos o los seguros le frenen.

• Deje que el software se encargue: Envíe las solicitudes por lotes. Deje que el sistema detecte lo que falta.
• Mantenga informado al personal: Asegúrese de que su equipo conoce las últimas normas sobre seguros.
• Sea franco con el dinero: Dé precios claros, ofrezca planes de pago y no reciba facturas sorpresa.

¿Resultado?
Pasas menos tiempo al teléfono y más con los pacientes.

Paso 3: Crear un equipo excelente y trabajador

Su personal es su superpoder: ellos hacen que todo funcione bien.

Puestos claros y formación continua

• Establecer funciones claras: Todo el mundo debe saber cuál es su trabajo.
• Sigue aprendiendo: Forme a su personal a menudo y deje que aprendan el trabajo de los demás.
• Regístrese con regularidad: Utilice las revisiones del rendimiento para mantener a todos en el buen camino.

Delegación inteligente y rutinas sencillas

No intentes hacerlo todo tú solo.
Reparte el trabajo siempre que puedas. Utiliza normas de trabajo sencillas para que todo siga funcionando cuando alguien esté enfermo.

Utiliza tus herramientas:
Deje que su software le recuerde los seguros o cuándo los pacientes necesitan cheques de retención, por ejemplo.

Cultura de equipo: Mantener una actitud positiva

Si quieres que tu equipo se quede y se preocupe tanto como tú, prueba esto:

• Conversaciones abiertas: Reuniones semanales, buzones de sugerencias o café matutino gratuito, simplemente para charlar.
• Choca esos cinco: Celebre siempre las victorias, grandes o pequeñas.
• Motivar: Recuerde a todos por qué la eficiencia es importante para la atención al paciente.

Paso 4: Hacer que los pacientes se sientan increíbles

Ya lo sabe: los pacientes satisfechos son su mejor publicidad. Pero el buen funcionamiento de su oficina determina cada paso de su visita.

Un viaje tranquilo de principio a fin

• Primer contacto: Respuestas rápidas y amables por teléfono o web.
• En el check-in: Formularios digitales sencillos, cálida bienvenida, información clara sobre lo que sigue.
• Durante las visitas: Facilidad de programación, mensajes claros, indicaciones sencillas para la asistencia a domicilio.
• Después: Recordatorios de retenciones, mensajes de control y soluciones rápidas si algo va mal.

Personalizar la comunicación

Los programas actuales permiten enviar mensajes de registro, felicitaciones de cumpleaños, seguimientos y mucho más. Si se hace bien, nunca se siente frío.

Cuando los pacientes sienten que te preocupas por ellos, es más probable que terminen el tratamiento, se lo cuenten a sus amigos y dejen buenas críticas.

Obtener y utilizar las opiniones de los pacientes

Después de cada visita clave, envíe una encuesta rápida y sencilla.
Pida opiniones en Google, Facebook y en su sitio web.

¿Por qué molestarse?
Te ayuda a detectar aspectos mejorables, y las nuevas revisiones atraen a nuevas caras.

¿Cómo puede ver si está funcionando? (Números sencillos de seguir)

No se puede mejorar lo que no se controla.
Esto es lo que debe ver:

Números de dinero

• Trabajo total realizado
• Dinero recaudado
• Cuánto gasta en mantener las puertas abiertas
• Lo que se lleva a casa

Números de oficina

• Visitas de nuevos pacientes al mes
• Cuántos dicen sí al tratamiento
• Tiempo medio en la silla
• Ausencias/anulaciones

Números de personas

• ¿Están contentos sus pacientes?
• ¿Cuántos empleados se quedan?
• ¿Cuál es el grado de compromiso de su equipo?

Cómo se compara

Comprueba cómo te comparas con los demás (pregunta a tu dentista, utiliza Gaidge o únete a un grupo).
Si estás retrasado en algún punto, empieza por ahí.

Encontrar la verdadera felicidad: Es algo más que números

Los pacientes contentos y las hojas de cálculo bonitas siguen pareciendo vacías si estás agotado.

Trabajo-Vida privada: Cómo hacer que todo encaje

¿Cómo es la felicidad para usted?
Para muchos ortodoncistas, significa:

• Ayudar a la gente sin sentirse loco o apresurado
• Tomarse vacaciones de verdad o pasar tiempo con la familia y saber que la oficina no se vendrá abajo
• Aprender cosas nuevas o retribuir

Pon límites.
Despréndete de algunas obligaciones. Tómate tiempo para pensar en los grandes objetivos. Reserva "tiempo para mí" como cualquier otra reunión.

Una práctica con sentido

El éxito no es sólo cuestión de dinero, sino también de amar tu trabajo y marcar la diferencia.
Da charlas en la escuela, apoya a un equipo o hazte voluntario.
Alinee los valores de su oficina -honestidad, gran atención, calidad- con lo que hace cada día.

Ese es el tipo de "eficiencia" que produce alegría, orgullo y algo de lo que sentirse orgulloso.

¿Quién gana cuando se es más eficiente?

Seamos honestos...todo el mundo lo hace.

A ti:

• Ganar más, estresarse menos
• Tener tiempo para la familia, las aficiones y aprender cosas nuevas
• Me siento menos agotado

Su equipo:

• Consigue una oficina tranquila y atenta
• Crece en su trabajo
• Se preocupa por la misión de su empresa

Pacientes:

• Terminar su tratamiento más rápido, más fácilmente y con mejores resultados
• Obtenga un servicio más amable
• Quieren hablar de ti a los demás

Tu barrio:

• Recibe una atención excelente y honesta
• Un toque local positivo

Conclusiones sencillas y qué hacer a continuación

¿Demasiado ocupado para leerlo todo? Esto es lo que importa:

• La eficacia no es cuestión de prisas-se trata de hacer más, con menos complicaciones.
• Empezar poco a poco-tal vez un formulario digital, o un paso más claro en su proceso.
• Utilice la tecnología cuando tenga sentido (piense en impresiones y recordatorios digitales).
• Forme a su equipo y confíe en él-darles responsabilidades reales.
• Hable con sencillez y frecuencia-con su equipo y sus pacientes.
• Vigile sus cifras-dicen la verdad.
• Cuídate-tu oficina está aquí para tu vida, no al revés.

Qué hacer a continuación:

1. Elige una cosa para retocar: No lo cambies todo a la vez. Prueba con la programación digital o forma a tu equipo.
2. Hable con su equipo: Pregunte dónde se ralentizan las cosas. Ellos lo saben mejor que nadie.
3. Pruebe algo nuevo: Cambie sólo un viejo hábito, como el uso de recordatorios digitales o formularios en línea.
4. Comprueba tu progreso en un mes: Comprueba si funciona. Si no, cámbialo.
5. Celebra cada victoria: Incluso los pequeños pasos adelante merecen un aplauso.

Y no lo olvides: hay ayuda ahí fuera. Busca un consultor, únete a la AAO o pide consejo a otros ortodoncistas que ya lo hayan hecho.

Preguntas frecuentes sobre el buen funcionamiento de una oficina

P: ¿Hacer que mi oficina sea eficiente hará que parezca fría?

A: En absoluto. De hecho, los mejores sistemas permiten dedicar más tiempo y energía a los pacientes, no menos.

P: ¿Qué mejora tecnológica marca la mayor diferencia?

A: En la mayoría de los casos, los escaneados digitales y un buen programa de ofimática son la mejor solución.

P: ¿Eficiencia significa recortar personal?

A: No. Se trata de aprovechar mejor a su equipo, no de sobrecargarlo de trabajo. Los buenos sistemas contribuyen al éxito de todos.

P: ¿Cómo puedo convencer a mis empleados?

A: Hágales partícipes del cambio desde el principio. Pídales su opinión, explíqueles el "por qué" y deje que le ayuden a decidir qué funciona.

P: ¿Cómo sé si estoy mejorando?

A: Vigile sus cifras principales: las ausencias, las revisiones de los pacientes y lo que queda después de las facturas. Si aumentan, va por buen camino.

Reflexiones finales: La eficiencia como mejor camino hacia el éxito y la felicidad

A fin de cuentas, la eficiencia no tiene que ver con robots o con ser frío.
Se trata de hacer más llevaderos los días reales, disfrutar de tu trabajo y dar a los pacientes algo por lo que sonreír.

¿Está preparado para hacer que su consulta de ortodoncia sea más eficaz, exitosa y divertida?
Empiece con un solo cambio y cúmplalo. Su futuro yo, su personal, sus pacientes y sus seres queridos se alegrarán de haberlo hecho.

Revisado médicamente por la Dra. Jane Doe, DMD, Ortodoncista Certificada.
Referencias: Asociación Dental Americana, Asociación Americana de Ortodoncistas, Gaidge Dental Analytics, Ortho2, Cloud9 Software.

¿Aún necesita ayuda?

Acuda a un asesor dental, hable con otros ortodoncistas o póngase en contacto con su grupo dental local.
Genial, atento y agradable la ortodoncia es posible, paso a paso.