Cómo los flujos de trabajo digitales están cambiando la eficiencia de las clínicas: Guía para consultas modernas

Las clínicas de hoy en día se enfrentan a largos tiempos de espera, mucho papeleo y la presión de ofrecer una atención excelente a cada paciente. Ahí es donde entran en juego los flujos de trabajo digitales. Hacen que todas las tareas de una clínica sean más rápidas, fluidas y menos estresantes. Este artículo le muestra, en lenguaje sencillo, cómo los flujos de trabajo digitales pueden ayudarle a solucionar grandes problemas en su clínica, a que su equipo trabaje mejor y a que los pacientes estén más contentos. Si quieres que tu clínica esté menos estresada y tenga más éxito, estás en el lugar adecuado.

¿Qué son los flujos de trabajo digitales y por qué los necesitan las clínicas?

Empecemos por lo básico: ¿Qué es un flujo de trabajo digital? Piense en ello como una serie de pasos en el día a día de una clínica, todos dirigidos por herramientas informáticas inteligentes. Estas herramientas ayudan con las citas de los pacientes, los historiales médicos, las facturas de la clínica, los horarios de trabajo... básicamente todo lo que pueda necesitar.

Pero, ¿por qué los necesitan las clínicas? La forma antigua implica muchos formularios, llamadas telefónicas y búsqueda de los archivos adecuados. Todas estas tareas manuales ralentizan el proceso y pueden dar lugar a errores o pérdidas de información, lo que molesta tanto a los pacientes como al personal.

No se trata sólo de utilizar unas cuantas herramientas útiles. Hablamos de vincular Historia clínica electrónica (HCE), portales de pacientes, reservas en líneay mucho más, todo en un sistema digital sin complicaciones. Las clínicas necesitan este tipo de cosas porque hoy en día los pacientes quieren una atención rápida, precisa y sencilla. Los flujos de trabajo digitales hacen que sea mucho más fácil darles lo que quieren.

¿Cómo ralentizan una clínica los procesos manuales?

Recuerde: ¿alguna vez ha hecho cola para rellenar formularios a mano, respondiendo una y otra vez a las mismas preguntas? Así son los procesos manuales en la vida real.

Los pasos manuales ralentizan las cosas. He aquí cómo:

• Los pacientes tienen que rellenar la misma información una y otra vez en papel.
• El personal tiene que rebuscar en los archivos de papel.
• Las líneas telefónicas se atascan con preguntas sobre citas o facturas.
• Los errores se producen por mala caligrafía o pérdida de papeles.
• Las enfermeras y los médicos pasan horas escribiendo notas en lugar de ver realmente a los pacientes.

En un lunes ajetreado, esto es aún peor. El personal se estresa. Los pacientes se enfadan. Todo el día se alarga. Estas viejas costumbres hacen perder horas y dinero a las clínicas.

Cuando el papeleo se acumula, la facturación se retrasa y los pacientes no acuden a las citas porque se pierden los recordatorios. Al final, las clínicas pierden dinero y confianza. Si esto te resulta familiar, los flujos de trabajo digitales pueden ayudar a convertir las tareas lentas en rutinas rápidas y sencillas.

¿Pueden los flujos de trabajo digitales facilitar el registro de pacientes?

Sin duda. La primera vez que las clínicas notan la diferencia es cuando simplificar la inscripción y la programación de citas de los pacientes.

Esto es lo que mejora:

• Reserva de citas en línea: Los pacientes eligen ellos mismos sus horarios en línea. No hay que esperar al teléfono y el personal atiende menos llamadas.
• Formularios digitales y consentimiento: Los pacientes rellenan los formularios en línea antes de la visita. Esto suele ahorrar entre 15 y 20 minutos por persona.
• Recordatorios automáticos: Los pacientes reciben un mensaje de texto o un correo electrónico antes de su cita, por lo que son menos los que se olvidan de acudir. Esto puede reducir las visitas perdidas en unos 30%.

Rápido lado a lado:

¿Cuál es el resultado final? Los pacientes están más contentos, el personal tiene menos quebraderos de cabeza y nadie se sienta a esperar eternamente. Es mejor para todos desde el momento en que un paciente encuentra su clínica.

¿Cómo mejoran los flujos de trabajo digitales el uso de la historia clínica electrónica (HCE)?

Historia clínica electrónica (HCE) se han convertido en la columna vertebral de las clínicas modernas. Pero la HCE solo es útil si se utiliza correctamente.

Los flujos de trabajo digitales potencian las HCE:

• Hacerlo más rapidez para redactar notas con plantillas ya preparadas o voz a texto.
• Permitir que médicos, enfermeras y personal compartan información rápidamente, lo que significa que nadie tiene que esperar o repetir las cosas.
• Dar consejos útiles a médicos y enfermeras mientras trabajan, para que puedan tomar buenas decisiones con menos conjeturas.

Por poner un ejemplo, en lugar de quedarse hasta tarde cada noche para terminar las notas, el personal puede terminarlas enseguida utilizando indicaciones rápidas. Los médicos ven los resultados de las pruebas, la medicación y las notas asistenciales en cualquier momento, incluso desde el teléfono de su casa.

Esto no es sólo para los grandes hospitales. Incluso las clínicas pequeñas pueden tomar notas 7-10% más rápido, cometer menos errores y obtener información 40% más rápido cuando todo está agrupado.

¿Son buenos los flujos de trabajo digitales para la facturación y los ingresos?

Si siempre gime cuando toca hacer cuentas, esta parte le gustará.

Los flujos de trabajo digitales facilitan la facturación y los pagos por:

• Comprobación automática del seguro para no perder tiempo si el seguro no paga.
• Enviar facturas y detectar errores antes de que se conviertan en dinero perdido.
• Ofrecer a los pacientes formas fáciles y seguras de pagar las facturas desde sus propios teléfonos u ordenadores.

He aquí por qué merece la pena:

• Las facturas se arreglan 20-30% más rápido.
• Menos errores significan 10-15% más dinero recaudado.
• El personal dedica menos tiempo al papeleo y más a ayudar a los pacientes.

Imagínese una clínica en la que las facturas nunca se acumulan, los errores son raros y la gente paga sin tener que perseguirlos toda la semana. Eso es lo que puede hacer la integración de la facturación en un flujo de trabajo digital.

¿Qué cambios aportan los flujos de trabajo digitales a la comunicación con el paciente?

Antes, si los pacientes tenían una pregunta o querían un resultado, tenían que llamar, esperar en espera y confiar en que alguien tuviera la respuesta.

Con flujos de trabajo digitales:

• Los pacientes pueden conectarse a sitios web seguros enviar mensajes, ver resultados o reservar otra visita, todo desde su sofá.
• Los médicos y enfermeros pueden responder a preguntas sencillas o hacer un seguimiento por videoconferencia. Los estudios demuestran que hasta el 70% de las visitas sencillas pueden hacerse así.
• Los pacientes reciben información fácil de entender después de sus visitas o pruebas. Se acabaron las instrucciones perdidas.

A la mayoría de los pacientes les encanta: unos 80% prefieren un chat rápido o un mensaje para preguntas sencillas. Las clínicas obtienen 25% mejores puntuaciones en las opiniones de los pacientes solo por facilitar esta posibilidad.

Se nota cuando un paciente se va más contento porque su clínica respondió rápidamente, ¡a veces incluso antes de que llamara!

¿Cómo ayudan al personal de las clínicas a trabajar mejor, no más?

El personal de la clínica trabaja muy duro por sus pacientes. Pero cuando están enterrados en papeleo, nadie gana.

Así es como los flujos de trabajo digitales hacen la vida más fácil:

• Se acabaron los faxes perdidos y las llamadas telefónicas para obtener resultados o pedidos de laboratorio.
• El personal utiliza pizarras fáciles en sus ordenadores para ver lo que sigue y hablar entre ellos en lugar de tomar notas o ir de un lado para otro.
• Las existencias y los suministros se controlan automáticamente, para que nunca te quedes sin lo básico.

Es como limpiar tu escritorio para poder centrarte en lo que realmente importa: ayudar a la gente. Las clínicas que optan por la tecnología digital afirman que sufren entre un 10 y un 15% menos de agotamiento y que su personal de recepción dedica hasta un 45% menos de tiempo a tareas aburridas.

¿Qué beneficios reales han obtenido las clínicas al digitalizarse?

No es broma.las clínicas están experimentando grandes cambios después de digitalizarse.

Veamos los hechos:

Referencia: Encuestas de sitios como CMS y HealthIT.gov.

¿Y lo mejor? La mayoría de las clínicas recuperan lo que gastan en esto en sólo 1-3 años.

¿Cómo puede su clínica empezar a utilizar flujos de trabajo digitales?

¿Quieres ponerte en marcha? He aquí un plan sencillo que cualquier clínica puede seguir:

1. Encuentra las mayores ralentizaciones: Pregunte al equipo dónde se pierde el tiempo. ¿Los teléfonos? ¿La facturación? ¿Buscando gráficos?
2. Elige tus programas: Busque buenas HCE, mensajería, herramientas de reservas y mucho más. Asegúrese de que las opciones funcionan juntas.
3. Forme a su equipo: No dejes a nadie confundido. Una buena formación hace que funcione.
4. Empieza por una cosa: Elige un área pequeña (como las citas), arréglala y pasa a la siguiente. Se trata de un progreso lento y constante.
5. Pide ayuda: La mayoría de las empresas tienen guías o personal de apoyo que le ayudarán.

No tienes que hacerlo todo de la noche a la mañana. Haz pequeños cambios, sigue aprendiendo y las cosas seguirán haciéndose más fáciles.

¿Qué debe tener en cuenta a la hora de elegir soluciones digitales?

No hay un único sistema "mejor" para todo el mundo, pero ten en cuenta estos puntos:

• Apueste por empresas que conozcan bien la sanidadEpic, Cerner, Athenahealthpor nombrar algunos.
• Asegúrese de que su sistema protege los datos de los pacientes y sigue las normas de la HIPAA.
• Compruebe que su HCE funcionará con sus sistemas de facturación y laboratorio.
• Elige algo sencillo que no requiera un experto informático para utilizarlo.
• Mida los cambios. Registre el tiempo ahorrado, los pacientes satisfechos, los errores cometidos y el dinero recaudado. Utilice estas cifras para decidir qué hacer a continuación.

Y si no estás seguro, busca opiniones o pregunta a otras clínicas qué les ha funcionado. Aprende de sus aciertos y errores.

PREGUNTAS FRECUENTES

Resumen: Lo más importante que hay que recordar

• Los flujos de trabajo digitales convierten horas de papeleo en pasos rápidos y sencillos.
• Los pacientes reciben una atención más rápida y amable desde su primera cita.
• El personal supera el agotamiento y consigue más centrándose en lo que realmente importa.
• Las clínicas ahorran dinero y ganan más abandonando el trabajo lento y manual.
• Las HCE, las reservas en línea, las facturas digitales y los mensajes seguros funcionan mejor juntos.
• La prueba está clara: las clínicas tienen pacientes más contentos, menos citas perdidas, más dinero y un personal más feliz.
• Empieza poco a poco, asegúrate de que todo el mundo sabe utilizar las cosas y verás cómo todo mejora.
• Todas las clínicas pueden dar un paso hacia el futuro: ahora es el momento.

Si desea más consejos o herramientas sobre automatización sanitaria, HCE o telesalud, consulte nuestro Centro de soluciones sanitarias u obtenga una demostración gratuita sobre cómo los flujos de trabajo digitales pueden mejorar el funcionamiento de su clínica.