Impulse su clínica dental: La guía esencial para unas reuniones de equipo eficaces

Por un experimentado director de clínica dental que descubrió (a veces por las malas, a veces por las buenas) que las buenas reuniones son realmente la salsa secreta para un consultorio feliz y que funciona bien.

Introducción: El héroe subestimado del éxito de la clínica dental

Si hace años me hubieran dicho que las reuniones -y no mis habilidades odontológicas, mis conocimientos de marketing o mi nuevo escáner- serían la verdadera columna vertebral de nuestra consulta, no les habría creído. Para mí, las reuniones simplemente se interponían en "el trabajo real". Pero enseguida vi que una vez que nuestras reuniones pasaron de ser aburridas e inútiles a útiles y centradas, todo lo demás mejoró. Hablábamos más, trabajábamos mejor juntos, los pacientes se daban cuenta y, por si fuera poco, nuestros resultados también mejoraban.

Tome asiento. Quiero enseñarte cómo conseguí que nuestras reuniones pasaran de ser una pérdida de tiempo que consumía mucha energía a ser algo que mi equipo espera con impaciencia. Prepárate para algunas lecciones que aprendí, algunos errores que cometí y algunos consejos que te servirán para fortalecer tu propio consultorio dental, reunión por reunión.

Por qué las buenas reuniones de equipo son tan importantes en odontología

Seamos realistas: intentar dirigir una clínica dental es como gestionar una máquina viva que respira, con muchas piezas móviles. Si esas piezas dejan de comunicarse entre sí, las cosas se ponen feas. Esto es lo que descubrí después de unos años difíciles: las reuniones de equipo adecuadas funcionan como un motor que hace que todo vaya sobre ruedas, que el equipo siga entusiasmado y que los pacientes vuelvan.

Mejor comunicación y trabajo en equipo

Cuando empecé, la recepción y el equipo dental apenas se hablaban. Nuestros horarios chocaban, los detalles se mezclaban y las entregas de pacientes eran incómodas. Era un caos. Pero cuando empezamos a tener reuniones periódicas, esos muros desaparecieron. De repente, mi higienista podía hacer preguntas al programador, los asistentes podían poner al día al equipo de atención al paciente y todo el mundo sabía lo que se avecinaba. Por fin estábamos en sintonía.

Más eficacia y más trabajo

Nadie quiere perder el tiempo ni correr como un loco. Cuando empezamos a reunirnos a diario, los pequeños problemas -como la falta de un maletín de laboratorio o una alergia de última hora- se detectaron pronto, no cuando estallaron. Empezamos a trabajar juntos como un equipo de baile. Se acabaron los parones y las idas y venidas.

Pacientes más felices

¿La mayor sorpresa? Los pacientes lo notaron. Las entregas fueron más fluidas. Oí cosas como: "¡Aquí todo el mundo es muy organizado!". Nuestros comentarios de Google se dispararon. ¿Por qué? Porque solucionábamos los problemas antes de que empezaran. Si un paciente decía que algo iba mal, lo comentábamos en la siguiente reunión y hacíamos cambios.

Mayor espíritu de equipo y permanencia de la gente

Perder a buenos miembros del equipo es duro, y contratar a nuevos es caro. Yo solía perder gente continuamente. Pero cuando empecé a organizar reuniones en las que todos podían compartir y ser escuchados, la gente quería quedarse. Decir "feliz cumpleaños", aplaudir las victorias y afrontar juntos las cosas difíciles hacía que todo el mundo se sintiera importante.

Resolver problemas y probar nuevas ideas

Cuando se ocultan los problemas, las cosas empeoran. Nuestras reuniones daban espacio a la gente para compartir problemas, pensar en soluciones y llevarlas a cabo. Por fin resolvimos los problemas de facturación, mejoramos la forma de devolver las llamadas a los pacientes y reescribimos juntos nuestras normas de seguridad. Todo gracias a charlas sinceras alrededor de la mesa.

Trabajar para alcanzar objetivos (y conseguirlos)

Antes, los objetivos parecían deseos. Cuando nos fijamos en las cifras, como la puntuación de pacientes satisfechos o el número de personas que aceptan un tratamiento, esos deseos se convirtieron en objetivos reales. Todos veían lo que podían hacer para ayudar, desde el mostrador hasta el sillón dental.

Los distintos tipos de reuniones del equipo dental (y cuándo utilizarlas)

No todas las reuniones son iguales. Cada una es importante a su manera. He aquí lo que a mí me ha funcionado, y cómo puedes utilizarlo tú también.

El Huddle diario: Rápido, concentrado y divertido

Esta reunión matutina de entre 10 y 15 minutos es mi punto de partida. Todos nos ponemos de pie, es breve y el orden del día es el mismo: ¿Qué pasa hoy? ¿Alguna sorpresa, algo de última hora o situaciones especiales? Siempre empiezo con una "victoria" del día anterior. Estas pequeñas reuniones nos mantienen en el buen camino.

Consejo: Sé coherente. Usamos una lista corta: quién está fuera, los análisis que faltan, destacar a los pacientes que tienen algo especial. Nadie se va confundido.

La reunión de equipo semanal o cada dos semanas: Inmersiones más profundas

Se trata de reuniones sobre el "estado de la oficina". Nos sentamos durante una hora (nunca más de 90 minutos), repasamos lo que funciona y lo que no, analizamos las cifras, hacemos algo de trabajo en equipo y aportamos ideas. A veces hay un poco de formación sobre algo nuevo: tal vez servicio al cliente, tal vez algún software.

Consejo profesional: Envía siempre primero un orden del día. Yo pregunto a mi equipo qué quieren debatir, y así todo el mundo participa y hay menos preguntas del tipo "Oye, ¿por qué no me he enterado yo de esto?

Reuniones mensuales o trimestrales de directivos: Planificación general

Aquí me pongo el sombrero de jefe. Me siento con el director de la oficina y los jefes de equipo para echar un vistazo a las finanzas, el marketing y los planes a largo plazo. Comprobamos si los pacientes se quedan, hablamos del crecimiento de la plantilla y vemos si ha cambiado nuestra última lista de "puntos fuertes y débiles". Es un poco más formal, pero nos mantiene en el buen camino y nos permite soñar a lo grande.

Reuniones extraordinarias para problemas especiales

A veces surge algo: puede que cambie una ley, que haya una emergencia o que necesitemos ideas rápidamente para una campaña de remisión. Estas reuniones son breves, específicas y siempre tienen un objetivo: solucionar el problema y dividir los pasos siguientes.

Cómo organizar reuniones de equipo que realmente ayuden

¿Qué hizo que mis reuniones pasaran de ser aburridas a impactantes? Un poco de preparación, algo de estructura y un seguimiento sólido. Así es como lo haría si volviera a empezar.

Antes de la reunión: Prepárate

Tener un propósito y una meta reales

No convoco una reunión sin saber por qué estamos allí. ¿Es sólo una comprobación diaria, o tenemos que resolver algo? Pongo una razón en cada invitación del calendario. Se acabaron las reuniones "porque siempre hacemos esto".

Compartir la agenda con antelación

A la gente le gusta prepararse y trabaja mejor cuando sabe lo que le espera. Yo envío el orden del día al menos un día antes (y a veces pido temas adicionales). Así se evitan conversaciones paralelas y pérdidas de tiempo.

Traiga toda la información necesaria

Nada detiene más rápido una reunión que buscar las cifras de la consulta del mes pasado o las revisiones de los pacientes. Traigo informes o tengo el cuadro de mandos listo antes de empezar.

Durante la reunión: Manténgase en movimiento

Elija a alguien que guíe la reunión y vigile el reloj

Antes, nuestras reuniones eran un lío. Algunas personas hablaban demasiado. Nos salíamos del tema. Así que ahora le pido a una persona que se encargue de mantenernos a tiempo y a otra que dirija las cosas si tengo que ausentarme. Así es justo para todos.

Implicar a todos

Los miembros silenciosos del equipo a veces tienen las mejores ideas. Llamo a la gente por su nombre, hago preguntas abiertas y establezco algunas reglas para que nadie se quede fuera.

Evitar desviarse del camino

A la gente le encanta sacar viejos temas que no están en el orden del día. Llevo una lista de "hablar más tarde" para no perder el tiempo.

Resuelva problemas, no se limite a enumerarlos

Cualquiera puede quejarse. Para resolver hay que tener agallas. Terminamos cada tema con "¿Qué haremos al respecto?" y anotamos quién hará qué y cuándo.

Manténgase positivo

A nadie le gusta señalar con el dedo. Nos centramos en arreglar los sistemas, no en culpar a las personas. Si las cosas se ponen tensas, hago una pausa y les recuerdo a todos que estamos aquí para mejorar la atención y hacer más feliz al personal.

Después de la reunión: Haz que se cumpla

Enviar notas de reunión sencillas

Envío unas cuantas viñetas con las decisiones, los próximos pasos y quién hace qué. Lo hago el mismo día, antes de que nadie se olvide.

Compruebe si se hacen las cosas

En la siguiente reunión, revisamos nuestra lista de tareas pendientes. ¿Hemos solucionado la doble reserva? ¿El nuevo guión ha evitado las ausencias? Si no es así, ajustamos e intentamos de nuevo.

Pida su opinión

A veces envío una encuesta rápida (a menudo anónima) y pregunto si las reuniones siguen siendo útiles. Los comentarios sinceros nos mantienen frescos y me permiten hacer ajustes.

Errores comunes en las reuniones y cómo evitarlos

Hasta los mejores planes pueden torcerse si no se tiene cuidado. Yo he cometido todos los errores, quizá ahora tú no tengas que hacerlo.

• Sin orden del día ni punto: La gente se va o simplemente no viene.
• Las reuniones duran demasiado: Pon un cronómetro y termina. Las reuniones interminables vuelven loca a la gente.
• Siempre hablan las mismas voces: Cambia de líder y pregunta a la gente tranquila qué opina.
• Sin decisiones ni tareas pendientes: Hablar es barato. Si no haces un seguimiento, nada cambiará.
• Culpabilización y negatividad: Arregla el proceso, no a la persona.
• Demasiadas reuniones (o inútiles): No invites a personas que no tienen por qué estar allí.
• Demasiadas o pocas reuniones: Encuentra lo que funciona para tu equipo. Demasiadas pérdidas de tiempo. Un número insuficiente crea confusión.

¿Funcionan sus reuniones? Cómo saber

Realmente lo creo: Si lo mides, lo puedes gestionar. Pero es difícil saber si las reuniones ayudan sólo con suposiciones. Así es como hago un seguimiento real:

Números

• Puntuaciones de pacientes satisfechos: Utilice encuestas sencillas o "¿Nos recomendaría?" para ver si los pacientes notan su nuevo trabajo en equipo.
• Frecuencia de baja del personal: Menos despedidas significan un personal más feliz. Vi cómo nuestro número de personas que se marchaban descendía de 25% a menos de 15% cuando las reuniones se sentían útiles.
• Aumentan los beneficios de las oficinas: La coordinación de los equipos y el aumento del número de personas que aceptan el tratamiento hicieron que nuestros beneficios anuales pasaran de unos modestos 5% a unos 10-15%.
• Mejor aprovechamiento del tiempo: Gracias a los huddles, nuestro tiempo medio de consulta aumentó en 10%. Las citas canceladas han disminuido.

Lo que se ve y se oye

• Chequeos del estado de ánimo del equipo: Pregunto: "¿Cómo va el trabajo?". Las respuestas silenciosas y anónimas son reveladoras.
• La gente habla más: Estoy atento a las conversaciones de pasillo sobre casos o ideas. Eso no ocurría antes.
• Menos peleas: Los viejos problemas solían desbordarse. Ahora, resolvemos la mayoría de los problemas antes de que exploten.

Conclusión: Una buena reunión cada vez

Dirigir una clínica dental es duro. Pasas de la atención al paciente al papeleo y a la gotera en la sala de descanso, a veces a mediodía. Esto es lo más importante que he aprendido: Cuando tus reuniones funcionan, todo lo demás es más fácil.

No pases por alto el poder de reunir a tu equipo, escuchar de verdad, compartir pequeñas victorias y arreglar cosas juntos. Empieza poco a poco: haz una pequeña reunión mañana, utiliza un orden del día y aplaude lo que va bien. Pronto lo verás: un equipo más feliz, días más fáciles y pacientes que cuentan a sus amigos lo increíble que eres.

Si quiere una clínica dental más fuerte, empiece con una sola reunión de equipo buena y real. No creerá la diferencia. Su futuro y el de su equipo se lo agradecerán. "`