Effektivitet er hemmeligheden bag en succesfuld og glad tandreguleringspraksis

At få en travl tandlægepraksis til at hænge sammen med at være glad for sit arbejde kan føles som at prøve at få en firkantet pind i et rundt hul. Måske har du tænkt, "Hvorfor springer jeg altid fra den ene brand til den anden, begravet i papirarbejde og med en lang række patienter? Der må være en bedre måde!" Du er bestemt ikke alene. Tandlæger overalt søger efter den gyldne middelvej - hvor din forretning vokser, dine patienter elsker dig, og du stadig når hjem til aftensmad.

Hvis du spørger dig selv:
"Hvordan kan jeg få mit tandreguleringskontor til at køre bedre - og føle mig gladere ved at gøre det?"
Denne artikel er til dig.

Lad os se nærmere på, hvad effektivitet på et tandreguleringskontor egentlig betyder, hvorfor det har betydning for mere end bare din bankkonto, og vigtigst af alt, hvordan du kan foretage reelle, langsigtede ændringer fra nu af.

Hvorfor er det vigtigt at være effektiv inden for ortodonti?

Forestil dig, at du kører i en hurtig bil, men dækkene er flade, og motoren hoster. Det ser måske godt ud, men du kommer ingen vegne.
Det er sådan, det er at drive en klinik med gamle metoder, forsinkelser og konstant stress. Det er ligegyldigt, hvor god en ortodontist du er, hvis din daglige rutine holder dig tilbage.

Effektivitet handler ikke kun om at gå hurtigt frem eller skære hjørner.
Det betyder, at du skal give dine patienter den bedste pleje, bruge din tid godt, have et godt sted at arbejde og se din virksomhed vokse - også når du ikke arbejder sent hver aften.

Hvad du får ud af det

At være effektiv kan:

• Øg din bundlinje (ved at reducere spild)
• Lad dig se flere patienter, men føl dig mindre stresset
• Øg teamånden - og undgå, at gode medarbejdere forlader os
• Skær ned på dyre udeblivelser og sene aflysninger
• Få bedre og mere loyale patienter (tænk på femstjernede anmeldelser!)

Men det bedste handler ikke om penge. Det handler om at kunne lide sin arbejdsdag - og sit job - igen.

Kilder:

• Den amerikanske sammenslutning af ortodontister (AAO)
• ADA's ressourcer til praksisstyring

Hvad er der egentlig på spil? Videnskaben om kontoreffektivitet

Lad os gøre det enkelt.
Hvorfor gør det en forskel at være mere effektiv?

"Dominoeffekten" i ortodonti

Tænk på effektivitet som at opstille en række dominobrikker. Fiks én ting, så bliver den næste bedre, og sådan fortsætter det:

• Hurtigere patientflow betyder mindre ventetid.
• Mindre papirarbejde betyder mere tid til patientpleje.
• Et lykkeligt team begår færre fejl - og folk bliver hængende.
• Mindre rod betyder bedre resultater, mere mund-til-mund-metoden og et stærkere omdømme.

Nogle hurtige fakta fra nyere undersøgelser:

På bundlinjen: Selv små ændringer kan gøre en forskel enorm forskel på din arbejdsdag og indkomst.

Trin 1: Udjævning af det, der sker i klinikken

Lad os starte med, hvad der sker i stolen, hver eneste dag.

Hurtigere patientflow og grundlæggende ting ved stolen

Lyder det bekendt?
Du er bagud med tidsplanen, nogen sidder og venter, assistenterne leder efter værktøj, og din næste nye patient er lige dukket op. Uha.

• Dagen før hvert besøg: Se på hvert skema på forhånd. Er alt klar (indtryk, pengeplan, underskrevne formularer)?
• Under behandlingen: Sæt kliniske bakker op på samme måde hver gang. Brug tjeklister til alt - bøjler, aligners, retainers.
• Efter hvert besøg: Lær assistenterne at give hjemmeplejeinstruktioner og håndtere nemme spørgsmål, så du kan holde dig i gang.

Tænk på NASCAR:
Et pit crew ved præcis, hvad de skal gøre, og det holder racerbilen (din træning) i gang.

Brug af digitale værktøjer og teknologi

Klæbrige aftryk og bunker af diagrammer hører fortiden til.

• Intraorale scannere (som iTero eller Trios): Hurtigere scanninger, færre omkalfatringer, upload direkte til software.
• 3D-printere: Lav modeller og skinner direkte på dit eget kontor, så du sparer tid og penge.
• Kontorsoftware: Booking i realtid, digitale journaler, automatiske påmindelser og nemme forsikringstjek (se Ortho2 eller Cloud9).

Udbytte?
Digitale scanninger kan spare 5-10 minutter for hver patientog digitale optegnelser er langt mindre tilbøjelige til at blive forvekslet.

Lager og forsyninger: Hold det enkelt

Har du nogensinde bestilt varer, du allerede har?
Med digitale forsyningslister kan du sætte et lavpunkt og få et ping, når du skal bestille. Slut med at løbe tør eller stable gamle kasser op.

Tip: Lad en medarbejder være "forsyningschef". Mindre rod, mindre spild, flere penge til overs.

Trin 2: Bliv bedre til kontor- og administrationsting

De fleste hovedpiner på kontoret kommer fra receptionen - ikke fra tandlægestolen.

Online booking og påmindelser

Er din kalender et rod?
Prøv at gå online - det er virkelig tidsbesparende.

• Online booking: Patienterne vælger selv deres tidspunkter. Ikke flere endeløse opkald.
• Automatiske påmindelser: Sms'er, e-mails og app-nudges reducerer dine udeblivelser betydeligt.
• Annuller listen: Fyld hurtigt hullerne i sidste øjeblik.

Ekstra bonus: Nu kan din reception arbejde med større opgaver og ikke bare flytte rundt på aftaler.

Nem onboarding og snak med patienterne

Ingen bryder sig om stakke af formularer eller ubesvarede beskeder.

• Digitale former: Lad folk udfylde oplysninger derhjemme. Det er hurtigere, mere præcist og holder tingene private.
• Patientportal: Sikre beskeder, anmodninger om aftaler, resultater og endda virtuelle check-ins.

Enkle ord får jobbet gjort.
Gør anvisningerne for fakturering, behandling og næste skridt krystalklare.

Fakturering, betaling og håndtering af forsikring

Lad ikke betalingsforvirring eller forsikring bremse dig.

• Lad software klare det: Send krav i batches. Lad systemet fange manglende ting.
• Hold personalet opdateret: Sørg for, at dit team kender de nyeste forsikringsregler.
• Vær ærlig omkring penge: Giv klare priser, tilbyd betalingsplaner og ingen overraskelsesregninger.

Resultat?
Du bruger mindre tid på telefonen og mere tid sammen med patienterne.

Trin 3: Opbygning af et godt, hårdtarbejdende team

Dine medarbejdere er din superkraft - de får alt til at køre godt.

Klare job og løbende uddannelse

• Indstil klare roller: Alle bør vide, hvad deres job er.
• Bliv ved med at lære: Træn dine medarbejdere ofte, og lad dem lære hinandens job at kende.
• Tjek ind regelmæssigt: Brug præstationssamtaler til at holde alle på sporet.

Smart uddelegering og nemme rutiner

Prøv ikke at gøre det hele selv.
Uddeleger opgaver, hvor du kan. Brug enkle kontorregler (SOP'er), så alt stadig fungerer, når nogen er syge.

Brug dine værktøjer:
Lad din software minde dig om forsikringer, eller når patienterne f.eks. har brug for kontrol af forskud.

Teamkultur: Hold det positivt

Hvis du vil have dit team til at blive og holde lige så meget af det, som du gør, så prøv det her:

• Åbne samtaler: Ugentlige møder, forslagskasser eller gratis morgenkaffe, bare for at sludre.
• Giv high-fives: Fejr altid sejre - store som små.
• Motiverer: Mind alle om, hvorfor det er vigtigt for patientplejen at være effektiv.

Trin 4: Få patienterne til at føle sig fantastiske

Du ved det allerede - glade patienter er din bedste reklame. Men hvor glat dit kontor kører, former hvert trin af deres besøg.

En problemfri tur fra start til slut

• Første kontakt: Hurtige, venlige svar via telefon eller web.
• Ved check-in: Enkle digitale formularer, varm velkomst, klar information om, hvad der skal ske.
• Under besøg: Nem planlægning, klare beskeder, enkle anvisninger til hjemmeplejen.
• Bagefter: Påmindelser om tandregulering, check-in-sms'er og hurtige løsninger, hvis noget går galt.

Gør kommunikationen personlig

Med dagens software kan du sende check-in-beskeder, fødselsdagshilsner, opfølgninger og meget mere. Når det gøres rigtigt, føles det aldrig koldt.

Når patienterne føler, at du bekymrer dig om dem, er de mere tilbøjelige til at afslutte behandlingen, fortælle det til deres venner og give begejstrede anmeldelser.

Få og brug patientfeedback

Send en hurtig og enkel undersøgelse efter hvert nøglebesøg.
Bed om anmeldelser - på Google, Facebook og din hjemmeside.

Hvorfor gøre sig den ulejlighed?
Det hjælper dig med at finde plads til forbedringer, og nye anmeldelser tiltrækker nye ansigter.

Hvordan kan du se, om det virker (enkle tal at følge)?

Du kan ikke forbedre det, du ikke holder styr på.
Her er, hvad du skal se:

Tal om penge

• Samlet arbejde udført
• Indsamlede penge
• Hvor meget du bruger på at holde dørene åbne
• Hvad du får med hjem

Kontornumre

• Nye patientbesøg om måneden
• Hvor mange siger ja til behandling
• Gennemsnitlig tid i stolen
• Udeblivelser/aflysninger

Antal mennesker

• Hvor glade er dine patienter?
• Hvor mange medarbejdere bliver hængende?
• Hvor engageret er dit team?

Hvordan du sammenligner

Tjek, hvordan du ligger i forhold til andre (spørg din tandlægerådgiver, brug Gaidge, eller meld dig ind i en gruppe).
Hvis du er bagud et sted, så start der.

At finde ægte lykke: Det er mere end bare tal

Glade patienter og flotte regneark føles stadig tomme, hvis man er udmattet.

Arbejdsliv: Få det hele til at passe sammen

Hvordan ser lykke ud for du?
For mange ortodontister betyder det:

• At hjælpe folk uden at føle sig fortravlet eller forhastet
• At holde rigtige ferier eller familietid og vide, at kontoret ikke falder fra hinanden
• Lære nye ting eller give noget tilbage

Sæt grænser.
Giv slip på nogle pligter. Brug tid på at tænke over store mål. Book "mig-tid" som ethvert andet møde.

En meningsfuld praksis

Succes handler ikke kun om penge; det handler også om at elske sit arbejde og gøre en forskel.
Hold foredrag på skolen, støt et hold eller bliv frivillig.
Sæt dit kontors værdier - ærlighed, god pleje, kvalitet - i forbindelse med det, du gør hver eneste dag.

Det er den slags "effektivitet", der giver glæde, stolthed og noget at være stolt af.

Hvem vinder, når du bliver mere effektiv?

Lad os være ærlige.alle gør.

Dig:

• Tjen mere, stress mindre
• Har tid til familie, hobbyer og til at lære nye ting
• Føler mig langt mindre udbrændt

Dit team:

• Får et roligt, omsorgsfuldt kontor
• Vokser i deres job
• Bryder sig om din virksomheds mission

Patienter:

• Færdiggør deres behandling hurtigere, nemmere og med bedre resultater
• Få en mere venlig service
• Vil fortælle andre om dig

Dit nabolag:

• Får god og ærlig pleje
• Et positivt lokalt præg

Simple takeaways og hvad du skal gøre nu

Har du for travlt til at læse det hele? Her er det vigtigste:

• Effektivitet handler ikke om at skynde sig-Det handler om at gøre mere med mindre besvær.
• Begynd i det små-Måske en digital form eller et tydeligere trin i din proces.
• Brug teknologi, når det giver mening (tænk på digitale indtryk og påmindelser).
• Træn og stol på dit team-give dem et reelt ansvar.
• Tal enkelt og ofte-med dit team og dine patienter.
• Hold øje med dine tal-de fortæller sandheden.
• Pas godt på dig selv-dit kontor er her for dit liv, ikke omvendt.

Hvad skal jeg gøre nu?

1. Vælg én ting, der skal justeres: Du skal ikke ændre alt på én gang. Prøv måske med digital planlægning, eller træn dit team.
2. Tal med dit team: Spørg, hvor tingene går langsommere. De ved det bedre end nogen anden.
3. Prøv noget nyt: Skift bare én gammel vane ud, f.eks. at bruge digitale påmindelser eller onlineformularer.
4. Tjek dine fremskridt om en måned: Se, om det virker. Hvis ikke, så lav om på det.
5. Fejr hver eneste sejr: Selv små skridt fremad er værd at heppe på.

Og glem ikke, at der er hjælp at hente derude. Find en praksiskonsulent, meld dig ind i AAO, eller få råd fra andre ortodontister, der har gjort det før.

Almindelige spørgsmål om at drive et velfungerende kontor

Q: Vil mit kontor føles koldt, hvis jeg gør det effektivt?

A: Overhovedet ikke. Faktisk giver bedre systemer dig mere tid og energi til at fokusere på patienterne - ikke mindre.

Q: Hvilken teknisk opgradering gør den største forskel?

A: Oftest giver digitale scanninger og en rigtig god kontorsoftware mest for pengene.

Q: Betyder effektivitet at skære i personalet?

A: Nej, nej, nej! Det handler om at gøre bedre brug af dit team - ikke om at overanstrenge dem. Gode systemer hjælper alle med at få succes.

Q: Hvordan får jeg mine medarbejdere med?

A: Gør dem til en del af forandringen lige fra starten. Bed om feedback, forklar "hvorfor", og lad dem være med til at beslutte, hvad der virker.

Q: Hvordan ved jeg, om jeg får det bedre?

A: Hold øje med dine vigtigste tal - udeblivelser, patientanmeldelser og det, der er tilbage efter regninger. Hvis de stiger, er du på rette vej.

Afsluttende tanker: Effektivitet som den bedste vej til succes og lykke

Når det kommer til stykket, handler effektivitet ikke om robotter eller om at være kold.
Det handler om at få hverdagen til at glide lettere, at nyde sit job og give patienterne noget at smile af.

Er du klar til at gøre din tandlægeklinik mere effektiv, succesfuld og sjov?
Start med en enkelt ændring, og hold dig til den. Dit fremtidige jeg, dit personale, dine patienter og dine nærmeste vil være glade for, at du gjorde det.

Medicinsk gennemgået af Dr. Jane Doe, DMD, Board-Certified Orthodontist.
Referencer: American Dental Association, American Association of Orthodontists, Gaidge Dental Analytics, Ortho2, Cloud9 Software.

Har du stadig brug for hjælp?

Kontakt en tandlægekonsulent, tal med andre ortodontister, eller kontakt din lokale tandlægegruppe.
Fantastisk, omsorgsfuld og behageligt ortodonti er muligt - trin for trin.