Ефективността е тайната на успешната и щастлива ортодонтска практика

Балансирането на натоварения ортодонтски кабинет с удоволствието от работата може да изглежда като опит за поставяне на квадратно колче в кръгла дупка. Може би сте си мислили, "Защо винаги прескачам от един пожар на друг, затрупан съм с документи и виждам дълга опашка от пациенти? Трябва да има по-добър начин!" Е, определено не сте сами. Ортодонтите навсякъде търсят щастливата среда - там, където бизнесът ви расте, пациентите ви обичат и все още успявате да се приберете у дома за вечеря.

Ако се питате:
"Как мога да подобря работата на ортодонтския си кабинет и да се чувствам по-щастлив?"
Тази статия е за вас.

Нека разясним какво наистина означава ефективност в ортодонтския кабинет, защо тя е от значение не само за банковата ви сметка и, най-важното, как можете да направите реални, дългосрочни промени още сега.

Защо ефективността е важна в ортодонтията?

Представете си, че шофирате бърз автомобил, но гумите са спукани, а двигателят кашля. Може да изглежда страхотно, но няма да стигнете доникъде.
Ето какво е да управляваш офис по старите начини, да се бавиш и да изпитваш постоянен стрес. Няма значение колко добър ортодонт сте, ако ежедневието ви ви задържа.

Ефективността не се изразява само в бързина или съкращаване на ъглите.
Това означава да полагате най-добрите грижи за пациентите си, да използвате добре времето си, да имате щастливо работно място и да наблюдавате как бизнесът ви се развива - дори когато не работите до късно всяка вечер.

Какво печелите

Ефективността може да:

• Увеличете печалбата си (чрез намаляване на отпадъците)
• Да приемате повече пациенти, но да не бързате толкова.
• Повишаване на екипния дух - и предпазване на добрите служители от напускане
• Намаляване на скъпоструващите неявявания и късни анулации
• Получавате по-добри, по-лоялни пациенти (помислете за прегледи с пет звезди!)

Но най-хубавото не е свързано с парите. Става дума за това, че отново харесвате работния си ден и работата си.

Източници:

• Американска асоциация на ортодонтите (AAO)
• Ресурси за управление на практиката на ADA

Какво наистина е заложено на карта? Науката за ефективността на офиса

Нека бъдем прости.
Защо е важно да сме по-ефективни?

"Ефектът на доминото" в ортодонтията

Мислете за ефективността като за подреждане на домино. Поправете едно нещо и следващото ще се подобри, и така нататък:

• По-бързият поток от пациенти означава по-малко чакане.
• Разделянето на работата с документи означава повече време за грижи за пациентите.
• Щастливият екип прави по-малко грешки - и хората остават.
• По-малко бъркотия означава по-добри резултати, повече гласност и по-добра репутация.

Някои кратки факти от скорошни проучвания:

Извод: Дори малките промени могат да имат значение огромен разлика в работния ден и доходите ви.

Стъпка 1: Изглаждане на случващото се в клиниката

Нека започнем със случващото се в на стола, всеки ден.

Ускоряване на потока от пациенти и основи на работата в кабинета

Звучи ли ви познато?
Закъснявате с графика, някой седи и чака, асистентите търсят инструменти, а поредният ви нов пациент току-що се е появил. Ужас.

• Ден преди всяко посещение: Разгледайте предварително всяка таблица. Всичко ли е готово (впечатления, паричен план, подписани формуляри)?
• По време на лечението: Подреждайте клиничните тави по един и същи начин всеки път. Използвайте контролни списъци за всичко - брекети, алайнери, фиксатори.
• След всяко посещение: Научете асистентите да дават инструкции за домашни грижи и да отговарят на лесни въпроси, за да можете да продължите да се движите.

Помислете за NASCAR:
Екипажът в бокса знае точно какво да прави и това поддържа състезателния автомобил (вашата тренировка) в движение.

Използване на цифрови инструменти и технологии

Залепените впечатления от лепкава гъба и купчините таблици остават в миналото.

• Интраорални скенери (като iTero или Trios): По-бързо сканиране, по-малко повторения, качване направо в софтуера.
• 3D принтери: Изготвяйте модели и алайнери в собствения си офис, като спестявате време и пари.
• Офис софтуер: Резервиране в реално време, цифрови графики, автоматични напомняния и лесни застрахователни проверки (разгледайте Ortho2 или Cloud9).

Отплата?
Цифровото сканиране може да спести 5-10 минути за всеки пациент, а цифровите записи е много по-малко вероятно да се объркат.

Стоки и консумативи: Опростете го

Случвало ли ви се е да поръчвате консумативи, които вече имате?
Цифровите списъци с доставки ви позволяват да зададете най-ниската точка и да получите известие, когато трябва да поръчате. Вече няма да се стига до изчерпване на количествата или до натрупване на стари кутии.

Съвет: Позволете на един от служителите да бъде "шеф на доставките". По-малко бъркотия, по-малко отпадъци, повече пари.

Стъпка 2: Подобряване на работата в офиса и администрацията

Повечето главоболия в кабинета идват от предното бюро, а не от зъболекарския стол.

Онлайн резервации и напомняния

Календарът ви е разхвърлян?
Опитайте се да работите онлайн - това е истинско средство за спестяване на време.

• Онлайн резервация: Пациентите сами избират времето си. Вече няма безкрайни обаждания.
• Автоматични напомняния: Текстовите съобщения, имейлите и подканянията от приложенията намаляват значително броя на неявилите се.
• Списък за отмяна: Запълнете бързо пропуските в последната минута.

Допълнителен бонус: Сега рецепцията ви може да работи с по-големи задачи, а не само да премества срещи.

Лесно включване в системата и разговори с пациентите

Никой не обича купища формуляри или пропуснати съобщения.

• Цифрови форми: Позволете на хората да попълнят информация у дома. Така е по-бързо, по-точно и нещата остават поверителни.
• Портал за пациенти: Безопасни съобщения, заявки за среща, резултати, дори виртуални проверки.

Простите думи вършат работа.
Направете указанията за фактуриране, лечение и следващи стъпки пределно ясни.

Фактуриране, получаване на плащане и работа със застрахователи

Не позволявайте на объркване на плащанията или на застраховки да ви забавят.

• Позволете на софтуера да се справи с това: Изпращайте искове на партиди. Оставете системата да открие липсващите неща.
• Поддържайте персонала в актуално състояние: Уверете се, че екипът ви познава най-новите правила за застраховане.
• Бъдете откровени по отношение на парите: Посочвайте ясни цени, предлагайте планове за плащане и не издавайте изненадващи сметки.

Резултат?
Прекарвате по-малко време по телефона и повече време с пациентите.

Стъпка 3: Изграждане на страхотен, трудолюбив екип

Персоналът ви е вашата суперсила - благодарение на него всичко върви добре.

Ясни работни места и продължаващо обучение

• Задайте ясни роли: Всеки трябва да знае каква е неговата работа.
• Продължавайте да се учите: Често обучавайте служителите си и им позволявайте да се учат взаимно на работата си.
• Проверявайте редовно: Използвайте прегледи на представянето, за да следите за изпълнението на задачите.

Интелигентно делегиране и лесни рутинни действия

Не се опитвайте да се справите сами.
Предавайте работни места навсякъде, където можете. Използвайте прости правила за работа в офиса, така че всичко да работи и когато някой е болен.

Използвайте инструментите си:
Позволете на софтуера да ви напомня за застраховки или за това кога пациентите трябва да проверяват за хонорар, например.

Култура на екипа: Поддържайте я позитивна

Ако искате екипът ви да остане и да се интересува от него толкова, колкото и вие, опитайте това:

• Отворени разговори: Седмични срещи, буркани за предложения или безплатно сутрешно кафе, просто за да си поговорите.
• Давайте петици: Винаги празнувайте победите - големи или малки.
• Мотивирайте: Припомнете на всички защо ефективността е от значение за грижите за пациентите.

Стъпка 4: Да накараме пациентите да се чувстват страхотно

Знаете, че това вече е факт - щастливите пациенти са най-добрите ви реклами. Но от това колко гладко работи вашият офис зависи всяка стъпка от посещението им.

Безпроблемно пътуване от началото до края

• Първи контакт: Бързи и любезни отговори по телефона или в интернет.
• При регистрация: Опростени цифрови формуляри, топло посрещане, ясна информация за това какво следва.
• По време на посещенията: Лесно планиране, ясни съобщения, прости указания за домашна грижа.
• След това: Напомняне за предпазни колани, текстови съобщения за проверка и бързи решения, ако нещо се обърка.

Да направим комуникацията лична

Днешният софтуер ви позволява да изпращате съобщения за регистрация, пожелания за рожден ден, последващи действия и др. Правилно направена, тя никога не се усеща студена.

Когато пациентите усещат, че се грижите за тях, те са по-склонни да завършат лечението, да разкажат на приятелите си и да оставят възторжени отзиви.

Получаване и използване на обратна връзка от пациентите

След всяко ключово посещение изпратете бързо и просто проучване.
Поискайте отзиви в Google, Facebook и вашия уебсайт.

Защо да се притеснявате?
Това ви помага да откриете възможности за подобрение, а свежите прегледи привличат нови лица.

Как можете да проверите дали е ефективна? (Прости числа за проследяване)

Не можете да подобрите това, което не следите.
Ето какво трябва да гледате:

Числа на парите

• Общо свършена работа
• Събрани пари
• Колко харчите, за да поддържате вратите отворени
• Какво можете да вземете със себе си

Офис номера

• Посещения на нови пациенти на месец
• Колко от тях казват "да" на лечението
• Средно време на стола
• Непоказващи се/отменящи се клиенти

Числа на хората

• Колко щастливи са вашите пациенти?
• Колко служители остават на работа?
• Колко ангажиран е вашият екип?

Как се сравнявате

Проверете как се представяте в сравнение с другите (попитайте зъболекарския си счетоводител, използвайте Gaidge или се присъединете към група).
Ако сте изостанали в някое от местата, започнете там.

Намиране на истинско щастие: Това е нещо повече от цифри

Щастливите пациенти и хубавите електронни таблици все още са празни, ако сте изтощени.

Работа-живот: Да напаснем всичко това

Как изглежда щастието за вие?
За много ортодонти това означава:

• Да помагате на хората, без да се чувствате луди или забързани
• Да си вземете истинска ваканция или време за семейството и да знаете, че офисът няма да се разпадне
• Научаване на нови неща или даване на подаръци

Определете граници.
Откажете се от някои задължения. Отделете време да помислите за големи цели. Резервирайте "времето за мен" като всяка друга среща.

Смислена практика

Успехът не е само в долари, а и в това да обичаш работата си и да променяш нещо.
Провеждайте беседи в училище, подкрепяйте отбор или бъдете доброволец.
Съобразете ценностите на офиса си - честност, добра грижа, качество - с това, което правите всеки ден.

Това е вид "ефективност", която носи радост, гордост и нещо, с което да се гордеем.

Кой печели, когато сте по-ефективни?

Нека бъдем честни -всички прави.

Вие:

• Печелете повече, стресирайте се по-малко
• Имате време за семейството, хобитата и научаването на нови неща
• Чувствам се по-малко прегорял

Вашият екип:

• Получавате спокоен, грижовен офис
• Расте в работата си
• Грижи се за вашата бизнес мисия

Пациенти:

• Завършват грижите си по-бързо, по-лесно и с по-добри резултати.
• Получете по-приятелско обслужване
• Искате да разказвате на другите за вас

Вашият квартал:

• Получава страхотна, честна грижа
• Положителен местен акцент

Прости изводи и какво да направите по-нататък

Твърде сте заети, за да прочетете всичко? Ето какво е важно:

• Ефективността не е бързанестава дума за това да правите повече с по-малко проблеми.
• Започнете с малко-може би цифров формуляр или по-ясна стъпка в процеса ви.
• Използвайте технологии, когато това е целесъобразно (помислете за цифрови впечатления и напомняния).
• Обучете и се доверете на екипа си-дайте им истинска отговорност.
• Говорете просто и често-с вашия екип и вашите пациенти.
• Следете числата си-те казват истината.
• Погрижете се за себе си-Вашият офис е тук за вашия живот, а не обратното.

Какво да направите след това:

1. Изберете едно нещо, което да коригирате: Не променяйте всичко наведнъж. Може да опитате с цифрово планиране или да обучите екипа си.
2. Говорете с екипа си: Попитайте къде нещата се забавят. Те знаят по-добре от всички.
3. Опитайте нещо ново: Променете само един стар навик, като например използването на цифрови напомняния или онлайн формуляри.
4. Проверете напредъка си след месец: Проверете дали работи. Ако не, променете го.
5. Отбелязвайте всяка победа: Дори и малките стъпки напред си заслужават радостта.

И не забравяйте - има помощ. Намерете консултант за практиката, присъединете се към AAO или потърсете съвет от други ортодонти, които вече са го направили.

Често срещани въпроси за гладкото функциониране на офиса

В: Ще направи ли офисът ми ефективен и ще се чувства ли студено в него?

A: Съвсем не. Всъщност по-добрите системи ви дават повече време и енергия, за да се съсредоточите върху пациентите, а не по-малко.

В: Кой технически ъпгрейд има най-голямо значение?

A: Най-често цифровото сканиране и наистина добрият офис софтуер дават най-доброто съотношение между цена и качество.

В: Ефективността означава ли съкращаване на персонала?

A: Не! Въпросът е да използвате по-добре екипа си, а не да го претоварвате. Добрите системи помагат на всички да успеят.

В: Как да привлека служителите си за участие в проекта?

A: Направете ги част от промяната от самото начало. Поискайте обратна връзка, обяснете "защо" и им позволете да помогнат да решат какво работи.

В: Как да разбера дали се подобрявам?

A: Следете основните си показатели - броя на отказалите се пациенти, прегледите на пациентите и сумата, която остава след плащане на сметките. Ако те са се увеличили, значи сте на прав път.

Окончателни мисли: Ефективността е най-добрият път към успеха и щастието

Когато стигнете до същината на въпроса, ефективността не е свързана с роботи или студенина.
Става дума за това да улеснявате реалните дни, да се наслаждавате на работата си и да давате на пациентите повод за усмивка.

Готови ли сте да направите своя ортодонтски кабинет по-ефективен, успешен и забавен?
Започнете с една промяна и се придържайте към нея. Бъдещото ви аз, персоналът ви, пациентите и близките ви ще се радват, че сте го направили.

Медицински преглед от д-р Jane Doe, DMD, сертифициран ортодонт.
Препратки: Американска стоматологична асоциация, Американска асоциация на ортодонтите, Gaidge Dental Analytics, Ortho2, Cloud9 Software.

Все още имате нужда от помощ?

Обърнете се към стоматологичен консултант, поговорете с колеги ортодонти или се свържете с местната група стоматолози.
Страхотни, грижовни и приятен ортодонтията е възможна - стъпка по стъпка.