Una guida amichevole alla gestione dello studio dentistico e all'esperienza del paziente nel Maryland: Cosa deve sapere ogni paziente odontoiatrico

Vi siete mai chiesti cosa fa sì che uno studio dentistico sia caldo, accogliente e semplice, mentre un altro vi lascia con i minuti contati, confusi per le fatture e con la paura di non tornare mai più? Non siete soli. Sia che vogliate rimanere con il vostro attuale dentista, sia che stiate cercando un nuovo dentista nel Maryland, potreste essere curiosi di sapere cosa succede dietro le quinte. Perché il "feeling" in alcuni studi sembra così diverso? Come fanno i dentisti a far muovere le cose? E soprattutto: come influisce tutto questo sulla vostra visita come pazienti?

Sono domande valide e importanti. Come persona che si preoccupa di aiutare le persone a capire le cure dentali, sono entusiasta di mostrarvi come gli studi dentistici di oggi lavorano per rendere la vostra visita migliore, dal primo appuntamento al momento in cui uscirete con un sorriso più luminoso. Le cose saranno semplici, eviteremo il linguaggio del dentista e vi forniremo le conoscenze necessarie per sapere sempre cosa vi aspetta e come ottenere il massimo dalla vostra visita dal dentista.

Il quadro generale: Perché la gestione dell'ufficio e l'esperienza del paziente contano

Cominciamo con una cosa chiara: Ogni scelta dello studio dentistico ha un impatto su di voi, anche se non lo vedete accadere. Da chi vi saluta alla reception, a come viene gestita la vostra assicurazione, a come gli igienisti e i dentisti vi parlano dei vostri denti: tutto questo fa parte di gestione dell'ufficio. Ma c'è un piccolo segreto: una buona gestione non significa solo essere organizzati. Ogni aspetto di una buona gestione dell'ufficio porta a migliorare la vostra visita.

Ad esempio:
Vi siete mai arrabbiati perché un appuntamento è cambiato all'improvviso e nessuno vi ha avvisato? O forse avete aspettato un'eternità in una sala d'attesa affollata senza sapere quando sareste stati chiamati? Molto probabilmente si tratta di problemi di gestione che si riversano sulla vostra esperienza.

Perché conta?

• Esperienza del paziente = pazienti che tornano:
  Le ricerche dimostrano che le persone smettono di andare dal dentista molto più spesso a causa di un servizio scadente (come lunghe attese e discorsi confusi) che a causa di veri e propri errori dentali.
• Pazienti felici, team felice:
  Gli studi con una buona gestione mantengono i pazienti più a lungo e ottengono più sorrisi nelle loro recensioni, rendendo il lavoro migliore per tutti.
• Avete sempre delle opzioni:
  Nel Maryland c'è l'imbarazzo della scelta. I dentisti sanno di doversi guadagnare la vostra fiducia e la vostra attività.

In conclusione? Quando gli uffici si servono delle persone, degli strumenti e dei tempi giusti, ci guadagnano tutti, soprattutto voi.

Cosa succede prima della visita? (Online e di persona)

Considerate il sito web o l'inserzione online del vostro dentista come la sua "porta d'ingresso digitale". È qui che tutto ha inizio, ancor prima di alzare il telefono o cliccare su "Prenota appuntamento". Vediamo cosa significa per voi:

Ricerca e prenotazione online

• Facile da trovare, facile da prenotare:
  Se cercate "dentista vicino a me a Bethesda" o "dentista di famiglia a Baltimora", vedete una pagina chiara e fresca? C'è la possibilità di prenotare online? Se sì, è un ottimo segno. I dentisti del Maryland che hanno a cuore i loro siti web si preoccupano di essere facilmente raggiungibili e di dare una prima impressione eccellente.
• Prenotazione semplice:
  Dovreste essere in grado di chiedere, confermare o spostare un appuntamento con pochi clic. Molti uffici del Maryland utilizzano strumenti come Eaglesoft o Dentrix per occuparsi delle vostre prenotazioni, rendendo le cose più veloci e riducendo gli errori.

Primo contatto e dialogo con voi

• Saluti amichevoli:
  Un team gentile e disponibile all'ingresso crea l'atmosfera giusta. Gli uffici con una buona gestione insegnano alla reception a dire il vostro nome, a rispondere alle vostre domande in modo chiaro e ad aiutarvi a fare il check-in senza problemi.
• Promemoria e moduli:
  Gli studi migliori inviano promemoria (via SMS o e-mail) qualche giorno o ora prima della visita. Possono chiedervi di compilare in anticipo i moduli sul computer o sul telefono, in modo da non perdere tempo in sala d'attesa.

Cosa ci guadagna?

• Meno confusione
• Meno slot mancanti
• Meno documenti da gestire
• Un inizio più agevole della visita

La vostra visita: Come i buoni uffici vi fanno sentire a casa

Siamo onesti: entrare in uno studio dentistico può rendere nervosi. Ma non è necessario! Ecco come uno studio ben gestito del Maryland può trasformare una visita dal dentista in una visita facile e utile.

L'ingresso e la sala d'attesa

• Sensazione di amicizia:
  Avete mai notato che alcuni uffici sono più amichevoli? La "regola dei 3 metri" significa che il personale deve alzare lo sguardo e salutare appena si entra.
• Meno tempo di attesa:
  Nessuno vuole rimanere seduto per sempre. La programmazione intelligente e gli aggiornamenti in tempo reale, a volte tramite app o chioschi, aiutano a ridurre i tempi di attesa. Se ci sono dei ritardi, gli uffici migliori ve lo dicono subito.
• Piccole comodità:
  Wi-Fi gratuito, acqua, riviste, punti per ricaricare il telefono e aree gioco per i bambini non sono solo extra: dimostrano che qualcuno pensa al vostro comfort.

La poltrona dentale e la vostra cura

• Parlare chiaro:
  Le parole dei dentisti possono confondere. Gli studi del Maryland che hanno a cuore la vostra esperienza insegnano a tutti, dall'igienista al dentista, a spiegare le cose con parole semplici e a rispondere alle vostre domande.
• Strumenti per la presentazione e il racconto:
  Potreste vedere piccole telecamere o schermi sulla poltrona. Quando un dentista vi mostra un'immagine della vostra carie, non dovete fidarvi della sua parola.
• Nessun segreto, nessuna sorpresa:
  I migliori uffici vi dicono sempre cosa faranno - e quanto costerà -.prima a partire. Non si dovrebbe mai ricevere una fattura a sorpresa.

Cassa e denaro

• Pagamenti facili:
  La cassa non dovrebbe farvi sudare. Potrebbero fornirvi una fattura stampata o inviata via e-mail con opzioni di pagamento come CareCredit (una carta di credito sanitaria), contanti o il loro piano di iscrizione in ufficio.
• Le prossime visite:
  Prima di uscire, qualcuno vi chiederà se volete prenotare la prossima pulizia o il prossimo check-up. In questo modo si mantiene la rotta e si evita che i piccoli problemi diventino grandi.

Alcune parti di questo articolo sono simili, o non lo sono affatto, alla vostra ultima visita? Ora sapete cosa è giusto aspettarsi e perché.

Dopo la visita: Come i migliori studi mantengono il sorriso

Il tempo trascorso con il dentista non dovrebbe fermarsi solo quando si esce. I migliori studi del Maryland continuano a guardarvi le spalle anche dopo che ve ne siete andati.

Controllo del ritorno

• Note di ringraziamento:
  Potreste ricevere un'e-mail o un messaggio con un semplice "Grazie per essere venuti": una piccola cosa, ma importante.
• Chiamate personali:
  Se avete subito un intervento importante, come l'estrazione di un dente o un impianto, qualcuno potrebbe chiamarvi per sapere come state il giorno dopo.

Recensioni online (e perché contano per voi)

• Vi chiedono recensioni:
  Avete mai ricevuto un link che vi chiede di lasciare un feedback? Non è solo per la loro attività: aiuta persone come voi a decidere dove andare.
• Rispondono:
  Gli uffici che rispondono alle recensioni, buone o cattive che siano, dimostrano di prestare attenzione e di preoccuparsi di ciò che pensate.

Rimanere in contatto

• Promemoria per la prossima volta:
  Riceverete un messaggio, una chiamata o un'e-mail quando sarà il momento della prossima pulizia o del prossimo controllo. Gli uffici del Maryland che utilizzano sistemi validi raramente lasciano cadere qualcosa nel dimenticatoio.

Le regole speciali del Maryland: Come lo Stato si prende cura di voi

Ogni Stato ha le sue regole per le cure dentistiche e il Maryland non è da meno. Ecco cosa conta davvero (senza parlare da avvocato, promesso):

Seguire le regole

• MSDA e Consiglio di Stato:
  I dentisti del Maryland devono tenersi aggiornati con le regole della Maryland State Dental Association (MSDA) e dello State Board. Ciò significa regole per la pulizia, la formazione del personale e il mantenimento di nuove competenze.
• HIPAA e privacy:
  La legge del Maryland prevede che le vostre informazioni siano mantenute private. I team odontoiatrici utilizzano strumenti sicuri, spesso in cloud, per tenere sotto chiave le vostre informazioni sanitarie.

Differenze locali

• Luoghi affollati come Montgomery e Baltimora:
  Poiché ci sono più dentisti in giro, gli studi devono lavorare di più per la vostra attività. Ecco perché troverete più tecnologia, più attenzione ai pazienti e più attenzione a ottenere buone recensioni.

La tecnologia dietro le quinte: Il funzionamento degli studi dentistici

Proprio come il vostro telefono aiuta la vostra vita a scorrere più fluidamente, gli odierni studi dentistici del Maryland utilizzano molti strumenti digitali per andare avanti.

Software di gestione dello studio (PMS)

Software come Dentrix, Eaglesoft, o Odontoiatria aperta agisce come il "cervello" dell'ufficio, occupandosi di appuntamenti, fatture, promemoria, registri e altro ancora. Per voi questo significa:

• Check-in più rapido
• I documenti mancanti sono rari
• Fatture semplici e chiare

Parlare con i pazienti

Strumenti come Trama o RevenueWell Gli uffici di assistenza inviano messaggi di testo, e-mail o addirittura telefonate per ricordare le visite, condividere i consigli per la cura successiva e altro ancora.

Visite virtuali

Alcuni uffici del Maryland offrono ora l'opzione di video check-in per semplici domande o controlli. È utile se non si può raggiungere facilmente l'ufficio.

Domande frequenti sulla gestione dello studio dentistico e sulla sua esperienza

Cosa devo fare se aspetto molto tempo ad ogni visita?

Parlate con gentilezza alla reception. Chiedete se possono modificare il loro programma o se c'è un orario meno affollato. Le lunghe attese di solito significano che la direzione deve intervenire, non che qualcuno non sia in grado di prendersi cura dei denti.

Devo lasciare una recensione se me lo chiedono?

No, ma ormai è normale! Le recensioni contano quanto il passaparola. Il vostro feedback corretto aiuta gli altri e aiuta gli uffici a rimanere aggiornati.

Come faccio a sapere se i miei documenti sono al sicuro?

Cercate cose come schermi digitali per il check-in o segni che indichino l'uso di tecnologie moderne. Se siete preoccupati, chiedete pure. La legge del Maryland prevede che le informazioni vengano mantenute private.

Perché offrono diverse modalità di pagamento o un "piano di adesione"?

Gli interventi odontoiatrici costano. La possibilità di scegliere tra piani di pagamento e di adesione aiuta tutti a curarsi. I piani associativi non sono un'assicurazione, ma spesso offrono visite e pulizie più economiche a un prezzo annuale, utili se non si dispone di un'assicurazione dentale regolare.

Come posso cambiare dentista se non sono soddisfatto?

Le cartelle cliniche appartengono a voi. Trovate un nuovo dentista, comunicategli che volete la vostra cartella clinica e vi aiuterà ad occuparvi del trasloco. I buoni studi rendono questa operazione semplice e veloce.

Come gli studi dentistici verificano se si è felici e si sta meglio in salute

Ci si potrebbe chiedere: come fanno i dentisti conoscere le persone stanno avendo una buona visita? Ecco come gli studi dentistici del Maryland verificano il loro operato:

Punteggi incentrati sul paziente

• I pazienti ritornano?
  La gente torna o se ne va?
• Quanti no-show?
  Le persone mancano spesso agli appuntamenti?
• Lo direbbe a un amico?
  Questo si chiama Net Promoter Score, o NPS.
• Le recensioni vengono visualizzate?
  I pazienti soddisfatti diffondono la notizia online?

Numeri della salute e del denaro

• Mantenere le sedie piene:
  Gli appuntamenti sono puntuali, in modo da non farvi aspettare troppo?
• Bollette pagate:
  Le fatture vengono spiegate e pagate subito?
• Lavoro svolto in modo efficiente:
  L'équipe sta eseguendo bene le cure, senza mettere fretta a nessuno?

Esempio facile: Lo studio dentistico è come un ristorante

Immaginate questo: Se entrate nella vostra tavola calda preferita e nessuno vi saluta, aspettate a lungo o il vostro cibo non arriva mai, ci tornereste? Probabilmente no. Il pasto in sé è importante, ma lo sono anche un servizio cordiale e un luogo accogliente. Le cure dentistiche sono la stessa cosa. Le otturazioni contano, ma conta anche il modo in cui si viene trattati in ogni fase del percorso.

Punti chiave e passi successivi

Riassumiamo il tutto:

• Il modo in cui viene gestito l'ufficio dà forma all'intera esperienza, dall'inizio alla fine.
• Tecnologia, formazione e gentilezza sono importanti. Anche l'ufficio più elegante può fare confusione se il team non è amichevole e organizzato.
• Gli studi dentistici del Maryland devono attenersi a regole severe per la vostra sicurezza e la vostra privacy.
• Potete sempre fare domande-di orari, di prezzi o di record. Le buone squadre se lo aspettano.
• Se qualcosa non va, non accontentatevi. Ci sono uffici attenti e ben gestiti pronti a rendervi felici.

La prossima volta che andate dal dentista:
Date un'occhiata in giro: dal check-in online, all'accoglienza, a come vengono spiegate le cose relative al denaro. Se siete confusi, chiedete! Oppure, se state scegliendo un nuovo ufficio, utilizzate questa guida come una pratica lista di controllo per il Maryland.

Ricordate che un sorriso sano è un lavoro di squadra, vostro e del vostro studio dentistico. Quando saprete cosa sta succedendo, vi sentirete tranquilli e sarete più propensi a rispettare i controlli importanti.

Cercate altri consigli o avete bisogno di una spinta amichevole per fare la prossima visita? Consultate il nostro sito web, leggete le nostre domande e risposte o contattateci per una breve chiacchierata: il nostro unico compito è aiutarvi a sorridere nel Maryland.

Fonti:

• Associazione dentale americana (ADA), www.ada.org
• Associazione dentale dello Stato del Maryland (MSDA), www.msda.com
• "L'esperienza è tutto": Rapporto PwC
• Consulenza software Sondaggio tra i pazienti
• Bain & Company (creatori del punteggio netto di promozione)
• Economia dentale
• Vitals "Rapporto sui tempi di attesa"
• Guide di formazione revisionate da professionisti dentali abilitati