Как цифровите работни процеси променят ефективността на клиниките: Ръководство за съвременни практики

Съвременните клиники се сблъскват с дългото чакане, многото документи и натиска да предоставят отлични грижи на всеки пациент. Именно тук влизат цифровите работни процеси. Те правят всяка част от работата на клиниката по-бърза, по-гладка и по-малко стресираща. Тази статия ви показва на разбираем език как цифровите работни потоци могат да помогнат за решаването на големи проблеми във вашата клиника, да помогнат на екипа ви да работи по-добре и да направи пациентите по-щастливи. Ако искате клиниката ви да бъде по-малко стресирана и по-успешна, сте на правилното място.

Какво представляват цифровите работни процеси и защо са необходими на клиниките?

Нека започнем с основните неща: Какво е цифров работен процес? Представете си го като поредица от стъпки в ежедневието на една клиника, които се управляват от интелигентни компютърни инструменти. Тези инструменти помагат за назначаването на пациенти, медицинските досиета, сметките на клиниката, работните графици - на практика всичко, от което се нуждаете.

Но защо клиниките се нуждаят от тях? Старият начин включва много формуляри, телефонни обаждания и търсене на подходящите файлове. Всички тези ръчни дейности забавят работата и могат да доведат до грешки или загуба на информация, което дразни както пациентите, така и персонала.

Не става въпрос само за използване на няколко удобни инструмента. Става дума за свързване на Електронни здравни досиета (EHR), портали за пациенти, онлайн резервациии други, всичко това в една плавна цифрова система. Клиниките се нуждаят от такива неща, защото в наши дни пациентите искат бързи, точни и лесни грижи. Цифровите работни потоци улесняват значително предоставянето на това, което те искат.

Как ръчните процеси забавят работата на клиниката?

Помислете си - чакали ли сте някога на опашка, за да попълвате формуляри на ръка, отговаряйки отново и отново на едни и същи въпроси? Ето как изглеждат ръчните процеси в реалния живот.

Ръчните стъпки забавят работата. Ето как:

• Пациентите трябва да попълват една и съща информация отново и отново на хартия.
• Служителите трябва да се ровят в хартиени файлове.
• Телефонните линии се задръстват от въпроси за срещи или сметки.
• Грешките се случват поради лош почерк или изгубени документи.
• Медицинските сестри и лекарите прекарват часове в писане на бележки, вместо в реални прегледи на пациентите.

В натоварен понеделник ситуацията се влошава още повече. Персоналът е стресиран. Пациентите се дразнят. Целият ден се проточва. Тези стари начини губят часове и струват на клиниките истински пари.

Когато се натрупат документи, фактурирането се забавя, а пациентите пропускат срещи, защото липсват напомняния. В крайна сметка клиниките губят пари и доверие. Ако това ви звучи познато, цифровите работни процеси могат да помогнат за превръщането на бавната работа в бърза и лесна рутина.

Могат ли цифровите работни потоци да улеснят регистрацията на пациентите?

Определено. Първият път, когато клиниките усещат разликата, е когато опростяване на записването на пациенти и планирането..

Ето какво става още по-добре:

• Онлайн резервация на срещи: Пациентите сами избират времето си онлайн. Не се налага да чакате по телефона, а персоналът отговаря на по-малко обаждания.
• Цифрови формуляри и съгласие: Пациентите попълват формуляри онлайн преди посещението. Това обикновено спестява по 15-20 минути на човек.
• Автоматични напомняния: Пациентите получават текстово съобщение или имейл преди срещата си, така че по-малко от тях забравят да се явят. Това може да намали броя на пропуснатите посещения с около 30%.

Бързо сравнение:

Каква е равносметката? Пациентите са по-щастливи, персоналът има по-малко главоболия и никой не чака вечно. Това е по-добре за всички от момента, в който пациентът открие клиниката ви.

Как цифровите работни процеси подобряват използването на електронните здравни записи (ЕЗЗ)?

Електронни здравни досиета (EHR) са се превърнали в основа на съвременните клиники. Но ЕЗК наистина помагат само ако хората ги използват по правилния начин.

Цифровите работни потоци повишават ефективността на ЕЗК чрез:

• Да го направим по-бързо записване на бележки с готови шаблони или с преобразуване на реч в текст.
• Позволява на лекарите, медицинските сестри и персонала да обменят бързо информация, което означава, че никой не трябва да чака или да повтаря нещата.
• Даване на полезни съвети на лекарите и медицинските сестри по време на работа, за да могат да правят добри избори с по-малко догадки.

Например, вместо всяка вечер да остава до късно, за да довърши бележките, служителите могат да ги довършат веднага с помощта на бързи подсказки. Лекарите виждат резултатите от тестовете, лекарствата и бележките за грижи по всяко време, дори от телефона си вкъщи.

Това не се отнася само за големите болници. Дори малките клиники могат да виждат 7-10% по-бързо водене на бележки, да правят по-малко грешки и да извличат информация за 40% по-бързо, когато всичко е обединено.

Добри ли са цифровите работни процеси за фактурирането и приходите?

Ако винаги сте мрънкали, когато е трябвало да правите сметки, тази част ще ви хареса.

Цифровите работни потоци улесняват фактурирането и плащанията от:

• Автоматична проверка на застраховката за да не губите време, ако застраховката не плаща.
• Изпращане на сметки и откриване на грешки, преди те да се превърнат в загубени пари.
• Предоставяне на пациенти на лесни и сигурни начини за плащане на сметки от собствените им телефони или компютри.

Ето защо си заслужава:

• Сметките се уреждат 20-30% по-бързо.
• По-малко грешки означават 10-15% повече събрани пари.
• Персоналът прекарва по-малко време в работа с документи и повече време в помощ на пациентите.

Представете си клиника, в която сметките никога не се трупат, грешките са рядкост, а хората плащат, без да се налага да ги преследвате цяла седмица. Ето какво може да направи свързването на вашите фактури в цифров работен процес.

Какви промени внасят цифровите работни процеси в комуникацията с пациентите?

Преди, ако пациентите имаха въпрос или искаха да получат резултат, трябваше да се обадят, да изчакат и да се надяват, че някой има отговор.

С цифрови работни процеси:

• Пациентите могат да влязат в сигурни уебсайтове да изпращат съобщения, да виждат резултати или да си записват нови посещения - всичко това от дивана.
• Лекарите и медицинските сестри могат да задават прости въпроси или да извършват последващи действия чрез видеочат. Проучванията показват, че до 70% от обикновените посещения могат да бъдат извършени по този начин.
• Пациентите получават лесна за разбиране информация след посещенията или тестовете си. Няма повече пропуснати инструкции.

Повечето пациенти обичат това - около 80% предпочитат бърз онлайн чат или съобщение за прости въпроси. Клиниките получават около 25% по-добри резултати в прегледите на пациентите само благодарение на това, че правят това лесно.

Можете да разберете, когато пациентът си тръгва по-щастлив, защото клиниката му е отговорила бързо, понякога дори преди да се обади!

Как те помагат на персонала на клиниката да работи по-умно, а не по-трудно?

Персоналът на клиниката работи много усърдно за своите пациенти. Но когато са затрупани с документи, никой не печели.

Ето как цифровите работни процеси улесняват живота:

• Вече няма да се налага да търсите изгубени факсове или да се обаждате по телефона за лабораторни резултати или поръчки.
• Персоналът използва лесни табла на компютрите си, за да вижда какво следва и да разговаря помежду си, вместо да пише бележки или да тича наоколо.
• Складовите наличности и консумативите се следят автоматично, така че никога да не ви липсват основните продукти.

Това е като да почистите бюрото си, за да можете да се съсредоточите върху това, което е важно - да помагате на хората. Клиниките, които използват цифрови технологии, казват, че наблюдават с 10-15% по-малко прегаряне, а рецепцията им прекарва до 45% по-малко време в скучни задачи.

Какви са реалните ползи за клиниките от преминаването към цифрови технологии?

Без шега -в клиниките се наблюдават големи промени след преминаването към цифрови технологии.

Нека разгледаме фактите:

Справка: Проучвания от места като CMS и HealthIT.gov.

Най-готиното нещо? Повечето клиники възвръщат разходите си за това само за 1-3 години.

Как вашата клиника може да започне работа с цифрови работни процеси?

Искате да започнете? Ето един прост план, който всяка клиника може да следва:

1. Открийте най-големите забавяния: Попитайте екипа къде се губи време. Дали това са телефоните? Фактурирането? Търсенето на графики?
2. Изберете своите програми: Огледайте се за добри ЕЗК, съобщения, инструменти за резервиране и др. Уверете се, че опциите работят заедно.
3. Обучете екипа си: Не оставяйте никого объркан. Доброто обучение дава резултат.
4. Започнете с едно нещо: Изберете една малка област (например срещи), поправете я и преминете към следващата. Става дума за бавен и стабилен напредък.
5. Помолете за помощ: Повечето компании разполагат с ръководства или помощници, които да ви помогнат.

Не е нужно да направите всичко за една нощ. Правете малки промени, продължавайте да се учите и нещата ще стават все по-лесни.

Какво трябва да помните при избора на цифрови решения?

Няма една-единствена "най-добра" система за всички, но имайте предвид тези точки:

• Обърнете се към компании, които познават добре здравеопазванетоEpic, Cerner, Athenahealth, за да назовем само някои от тях.
• Уверете се, че вашата система защитава данните на пациентите. и спазва правилата на HIPAA.
• Проверете дали вашето ЕЗК ще работи с вашите системи за фактуриране и лабораторни системи.
• Изберете нещо просто, за чието използване не е необходим ИТ експерт.
• Измервайте промените. Проследявайте спестеното време, щастливите пациенти, по-малкото грешки и повече събрани пари. Използвайте тези цифри, за да решите какво да правите по-нататък.

А ако не сте сигурни, потърсете мнения или попитайте други клиники какво е помогнало при тях. Научете се от техните победи и грешки.

ЧЕСТО ЗАДАВАНИ ВЪПРОСИ

Обобщение: най-важните неща, които трябва да запомните

• Цифровите работни потоци превръщат часовете работа с документи в бързи и лесни стъпки.
• Пациентите получават по-бърза и по-приятелска грижа още от първата си среща.
• Служителите могат да се преборят с прегарянето и да свършат повече работа, като се съсредоточат върху това, което наистина е важно.
• Клиниките пестят пари и печелят повече, като се откажат от бавната, ръчна работа.
• Електронните здравни карти, онлайн резервациите, цифровите сметки и защитените съобщения работят по-добре заедно.
• Доказателствата са ясни: клиниките имат по-доволни пациенти, по-малко пропуснати срещи, повече пари и по-щастлив персонал.
• Започнете с малки стъпки, уверете се, че всички знаят как да използват нещата, и наблюдавайте как всичко се подобрява.
• Всяка клиника може да влезе в бъдещето - сега е моментът.

За повече съвети или инструменти за автоматизация на здравеопазването, ЕЗК или телемедицина, разгледайте нашия център за решения в здравеопазването или получете безплатна демонстрация за това как цифровите работни процеси могат да подобрят работата на вашата клиника.