Повишете ефективността на стоматологичната си практика: Основното ръководство за ефективни срещи на екипа

От опитен мениджър на дентална практика, който е открил (понякога по трудния, понякога по забавния начин), че добрите срещи наистина са тайният сос за щастлив и гладко работещ офис.

Въведение: Подценяваният герой на успеха на денталната практика

Ако преди години ми бяхте казали, че срещите - а не моите зъболекарски умения, маркетинговото ми ноу-хау или дори моят нов скенер - ще бъдат истинският гръбнак на нашата практика, нямаше да ви повярвам. За мен срещите просто пречеха на "истинската работа". Но бързо се убедих, че след като срещите ни се превърнаха от скучни и безсмислени в полезни и целенасочени, всичко останало се подобри. Говорехме повече, работехме по-добре заедно, пациентите забелязваха, а и крайният ни резултат се повиши.

Заемете място. Искам да ви покажа как превърнах срещите ни от изтощители на енергия и време в нещо, което екипът ми очаква с нетърпение. Пригответе се за някои уроци, които научих, някои грешки, които направих, и някои съвети, които се наложиха - така че да можете да направите своя зъболекарски кабинет по-силен, една среща по една.

Защо добрите екипни срещи са от голямо значение в стоматологията

Нека бъдем истински - да се опитвате да управлявате стоматологична практика е като да управлявате жива, дишаща машина с много движещи се части. Ако тези части престанат да си говорят, нещата стават нестабилни. Ето какво открих след няколко трудни години: правилните екипни срещи работят като двигател, който поддържа всичко гладко, поддържа екипа ви развълнуван и кара пациентите ви да се връщат.

По-добра комуникация и работа в екип

Когато започнах работа, екипът на рецепцията и зъболекарите почти не говореха. Графиците ни се разминаваха, детайлите се смесваха, а предаването на пациентите беше неловко. Беше пълна бъркотия. Но когато започнахме да провеждаме редовни срещи, тези стени изчезнаха. Изведнъж моята хигиенистка можеше да задава въпроси на планиращия, асистентите можеха да информират екипа за пациентите и всички знаеха какво предстои. Най-накрая бяхме на една и съща страница.

По-голяма ефективност и повече свършени неща

Никой не иска да губи време или да тича като луд. Когато въведохме ежедневните срещи, малките проблеми - като липсваща лабораторна кутия или алергия в последния момент - се забелязват отрано, а не когато избухнат. Започнахме да работим заедно като танцов отбор. Вече нямаше спиране и тръгване, нещата вървяха гладко.

По-щастливи пациенти

Най-голямата изненада? Пациентите забелязват. Предаването на пациентите ставаше по-гладко. Чувах неща като: "Всички тук са толкова организирани!" Отзивите ни в Google се повишиха. Защо? Защото отстранявахме проблемите, преди да са започнали. Ако пациентът кажеше, че нещо не е наред, говорехме за това на следващата среща, след което правехме промени.

По-висок дух на екипа и хора, които остават наоколо

Загубата на добри членове на екипа е тежка, а наемането на нови е скъпо. Преди постоянно губех хора. После, когато започнах да провеждам срещи, на които всеки можеше да споделя и да бъде изслушан, хората искаха да останат. Честитите рождени дни, радостните победи и съвместното справяне с трудни задачи накараха всеки да се почувства значим.

Решаване на проблеми и изпробване на нови идеи

Когато криете проблемите, те само се влошават. Нашите срещи дадоха възможност на хората да споделят проблемите си, да измислят решения и да ги проследят. Най-накрая решихме главоболията с фактурирането, създадохме по-добър начин да се обаждаме обратно на пациентите и заедно пренаписахме правилата си за безопасност. И всичко това благодарение на честните разговори около масата.

Работа за постигане на цели (и реално постигане на целите)

Преди целите бяха като желания. Когато погледнахме цифрите заедно - например резултатите на щастливите пациенти и колко хора са казали "да" на лечението - тези желания се превърнаха в реални цели. Всеки видя какво може да направи, за да помогне - от бюрото до зъболекарския стол.

Различни видове срещи на зъболекарския екип (и кога да ги използваме)

Не всяка среща е една и съща. Всяка от тях е важна по свой собствен начин. Ето какво работи при мен - и как можете да ги използвате сами.

The Daily Huddle: Бързо, съсредоточено и забавно

Тази 10-15-минутна сутрешна проверка е моят метод. Всички се изправяме, разговорът е кратък, а дневният ред остава същият: Какво предстои днес? Има ли изненади, неща в последната минута или специални ситуации? Винаги започвам с някоя "победа" от предишния ден. Тези малки срещи ни държат на прав път за добър ден.

Съвет: Бъдете последователни. Ние използваме кратък списък - кой е излязъл, липсващи изследвания, подчертаване на пациенти, при които се случва нещо специално. Никой не си тръгва объркан.

Ежеседмична или ежеседмична среща на екипа: По-дълбоки гмуркания

Мислете за тези срещи като за "състоянието на офиса". Сядаме за около час (никога повече от 90 минути), разглеждаме какво работи и какво не, разглеждаме числата, правим тиймбилдинг и мозъчна атака. Понякога има малко обучение за нещо ново: може би за обслужване на клиенти, може би за някакъв софтуер.

Професионален съвет: Винаги първо изпращайте дневния ред. Питам екипа си какво искат да обсъдят - и така всички са ангажирани, а "Ей, защо не знаех за това?" е много по-малко.

Месечни или тримесечни срещи на мениджърите: Планиране на голямата картина

Тук слагам шапката си на шеф. Сядам с офис мениджъра и ръководителите на екипи, за да разгледам финансите, маркетинга и дългосрочните планове. Проверяваме колко добре се задържат пациентите, говорим за разрастването на персонала и проверяваме дали последният ни списък "силни и слаби страни" се е променил. Това е малко по-официално, но ни държи в течение и ни кара да мечтаем за повече.

Допълнителни срещи за специални проблеми

Понякога се появява нещо - може да се промени закон, да има спешна ситуация или да ни трябват бързи идеи за насочване. Тези срещи са кратки, целенасочени и винаги имат една цел: да се реши проблемът и да се разпределят следващите стъпки.

Как да провеждате срещи на екипа, които действително помагат

Какво превърна срещите ми от скучни в силни? Малко подготовка, известна структура и солидни последващи действия. Ето как бих го направил, ако започна отначало.

Преди срещата: Подгответе се

Имайте реална цел и задача

Не свиквам среща, без да знам защо ние сме там. Дали това е просто ежедневна проверка, или трябва да решим нещо? Поставям причина във всяка покана в календара. Няма повече срещи от типа "защото винаги правим това".

Споделяне на дневния ред в началото

Хората обичат да се подготвят и работят по-добре, когато знаят какво предстои. Изпращам дневния ред поне един ден по-рано (а понякога моля за допълнителни теми). Това изключва страничните разговори и загубата на време.

Донесете цялата необходима информация

Нищо не прекратява срещата по-бързо от търсенето на информация за броя на служителите за миналия месец или прегледите на пациентите. Нося отчети или подготвям информационното табло, преди да започнем.

По време на срещата: Продължавайте да се движите

Изберете някой, който да ръководи срещата и да следи часовника

Навремето срещите ни бяха разхвърляни. Няколко души говореха твърде много. Отклонявахме се от темата. Затова сега моля един човек да следи за спазването на времето, а друг да ръководи нещата, ако ми се наложи да отскоча. По този начин е справедливо за всички.

Включете всички

Тихите членове на екипа понякога имат най-добрите идеи. Наричам хората по име, задавам открити въпроси и определям някои правила, така че никой да не бъде изоставен.

Избягвайте да излизате от пътя

Хората обичат да повдигат стари въпроси, които не са на дневен ред. Водя списък "да поговорим по-късно", за да улавям случайни теми и да не губим време.

Решавайте проблемите, а не само ги изброявайте

Всеки може да се оплаче. За решаването на проблемите е нужен кураж. Завършваме всяка тема с въпроса "Какво ще направим по този въпрос?" и записваме кой какво ще направи и кога.

Поддържайте позитивното

Никой не обича да сочи с пръст. Ние се фокусираме върху поправянето на системите, а не върху обвиняването на хората. Ако нещата станат напрегнати, правя пауза и напомням на всички, че сме тук за по-добри грижи и по-щастлив персонал.

След срещата: Направете така, че да се запази

Изпращане на прости бележки за срещи

Изпращам няколко точки с решения, следващи стъпки и кой какво прави. Правя това в същия ден, преди някой да е забравил.

Проверете дали нещата са свършени

На следващата среща преглеждаме списъка със задачи. Решихме ли проблема с двойното записване? Новият сценарий спира ли неявяванията? Ако не, правим промени и опитваме отново.

Поискайте обратна връзка

Понякога изпращам кратка анкета (често анонимна) и питам дали срещите все още помагат. Честната обратна връзка ни поддържа свежи и ми позволява да се адаптирам.

Често срещани грешки при срещи и как да ги избегнем

Дори и най-добрите планове могат да се объркат, ако не сте внимателни. Допуснах всяка грешка тук - може би сега няма да се налага да го правите и вие.

• Без дневен ред или цел: Хората се отписват или просто не идват.
• Прекалено дългите срещи: Настройте таймер и го прекратете. Протакането на срещите побърква хората.
• Винаги говорят едни и същи гласове: Разменяйте водещите и питайте тихите хора за техните мисли.
• Без решения и задачи: Говоренето е евтино. Ако не предприемете последващи действия, нищо няма да се промени.
• Обвинения и негативизъм: Поправете процеса, а не човека.
• Твърде много (или безполезни) срещи: Не канете хора, които не трябва да присъстват.
• Твърде много или твърде малко срещи: Намерете това, което работи за вашия екип. Твърде многото губи време. Недостатъчното количество създава объркване.

Работят ли срещите ви? Как да разберете

Наистина вярвам: Ако го измериш, можеш да го управляваш. Но е трудно да се разбере дали срещите помагат само чрез предположения. Ето как проследявам реално:

Разбиване на числа

• Резултати за удовлетвореност на пациентите: Използвайте прости анкети или въпроса "Бихте ли ни препоръчали?", за да проверите дали пациентите са забелязали новата ви екипна работа.
• Колко често персоналът напуска: По-малко сбогувания означават по-щастлив персонал. Видях как броят на напускащите ни хора спадна от 25% до под 15%, когато срещите се чувстваха полезни.
• Повишаване на печалбите на офисите: Координираните екипи и повече хора, които казват "да" на лечението, доведоха до това, че годишните ни печалби се увеличиха от 5% до около 10-15%.
• По-добро използване на времето: Благодарение на сбирките средното ни време за работа на стола се увеличи с 10%. Отменените срещи намаляха.

Какво виждате и чувате

• Проверки на настроението в екипа: Питам: "Как се чувствате в работата?" Тихите, анонимни отговори отварят очите.
• Хората говорят повече: Следя за разговори в залата за случаи или идеи. Преди това това не се случваше.
• По-малко битки: Старите проблеми се разгарят. Сега решаваме повечето проблеми, преди да избухнат.

Заключение: Една добра среща наведнъж

Управлението на зъболекарски кабинет е трудно. Преминаваш от грижи за пациентите към работа с документи и изтичане на информация в стаята за почивка - понякога до обяд. Ето кое е най-голямото нещо, което научих: Когато срещите ви работят, всичко останало става по-лесно.

Не пренебрегвайте силата на това да съберете екипа си, да се вслушвате истински, да споделяте малки победи и да поправяте нещата заедно. Започнете с малки стъпки: опитайте утре да проведете кратък сбирка, използвайте дневен ред и приветствайте това, което върви добре. Скоро ще го видите - по-щастлив екип, по-лесни дни и пациенти, които разказват на приятелите си колко сте страхотни.

Ако искате по-силна стоматологична практика, започнете само с една добра, истинска среща на екипа. Няма да повярвате на разликата. Бъдещото ви аз и екипът ви ще ви благодарят. "`